伍方會議服務發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在社會由于業(yè)務的需要，組織會議的活動越來越多。組織會議就變的越來越有學問，會議召開的是否成功與組織會議是否到位有很大的關系，因此在組織會議時應注意以下要點：

         一、會前準備

• 記錄室

大型的會議一般可有一個記錄室，它是控制和調配音響效果、視聽設備以及安放必要的會議所需的一切相應設備的理想場所。一般的面積為8m2～18m2。音像師可在此放置調音臺，安裝燈光控制按鈕、各種接線板、總供電開關以及放音、放像設備的開關等等。內設幾把坐椅以供工作人員休息時使用。如需要還可為記者準備電話、傳真機或文字處理機、打印機等設備，以方便傳送各種信息。當然，一定要準備好各種錄音、錄像設備，以利于會議秘書圓滿完成會議的記錄工作。工作人員還可以在此控制放映機、幻燈機、電腦等，以供演講者使用。”麻雀雖小，五臟俱全”，一間小小的記錄室可以容納整個會議要求的全部硬件。一個大型的會議，與會者往往很難聽清、看清，會議的精神往往不能夠清楚地傳達，有了記錄室效果就大不一樣了。

2．安排餐飲

3．安排停車

必須做好車輛的管理工作。會議的車輛管理包括車輛的組織、調度、車況檢查以及停車管理、駕駛員的管理、派車用車等。

會議秘書人員應該清楚每個與會者到達、離開的日期和時間，安排人員在機場、車站接待，有自己車隊的要與車隊事先擬定接送與會者的細則，無自己車隊的要備有出租汽車機構的名單、電話，計劃好租車事宜：用車日期、時間，需要多少坐位的車以及需要幾輛等。如有與會者要求自己租車，應該提供幫助并做好記錄。

 關于接送與會人員的車輛停放問題，要有物質保證并確保安全。所有車輛到會前檢查停車場的容量是否足夠，確定供電系統(tǒng)是否正常。無論是地下停車場還是地上停車場，都要安排固定人員看管，負責引導車輛入位，確保秩序正常。

4．電話聯(lián)系

邀請與會者是召開大會的序曲。一個延續(xù)1天～3天的重要工作——電話聯(lián)系，是需要認真對待的。在會議召開的前一個月，就得有人天天坐在電話機前，一個個確認被邀請者是否出席，因為接到邀請的人往往疏于回復。

5．預定和檢測視聽設備

如果公司不是經常召開需要較多視聽設備的大型會議，可以向專業(yè)的機構租用這些設備。要在會前預先試用并能熟練掌握，從電源開關開始逐一進行檢查，并進行音、像等的試播試放，以確保這些設備完好并保證在所有的坐位上都能看到圖像。

6．監(jiān)督會議安排

會議的監(jiān)督安排主要體現(xiàn)在催辦工作上。

首先明確催辦對象與催辦時限。一般應比會議各項工作的承辦時限提前一至二天，即對有關承辦部門是否把催辦事項及時辦理完畢進行查詢、督促。如遇特殊情況或辦理過程中出現(xiàn)問題，應及時向領導匯報并采取措施，保證被催辦事項的有效處理。

其次是填寫催辦登記。催辦對象與催辦時限一經確定，便應立即登記交辦。可采用簿式登記方式的催辦卡，也可采用電腦登記的辦法，催辦事項輸入電腦，同時填寫一份催辦單隨文件發(fā)給承辦單位，催辦時限一到，電腦便能自動將當天需完成的催辦事項顯現(xiàn)出來。

催辦的要求，即建立催辦系統(tǒng)明確分工。通常文件由秘書、文件管理人員進行催辦，重要會議文件由各級領導人員親自負責。

建立催辦的登記報告制度。對需要催辦的文件以表格或卡片的形式逐件進行登記，并追蹤記錄催辦的情況；及時進行分析研究與匯總上報，向領導反饋信息。

堅持全面、及時的原則，這對會議與活動的組織很重要。全面地調查和反映會議文件的處理和實施情況，及時督察及時反饋，保證文件及時辦理完畢并發(fā)揮效用，惟其如此，催辦才能真正成為加速文件運轉的”催化劑”，以確保會議與活動的高質量完成。

二、準備文件

1．準備并檢查文件的準確性

準備和檢查文件的準確性是一項非常艱巨而必要的任務，文件主要是會議日程、會議通知、主席日程和報告。檢查文件的準確性時一定要認真核對每一項細節(jié)，尤其是時間、地點、活動內容、與會人員名單、車輛、會議名稱、出席人數(shù)、主持人名宇等，要確保每一項都與實際相符。

會議的日程要盡快檢查核對，印發(fā)給與會者，以便主辦單位人員同與會者能盡快熟悉，互相溝通。

制定會議生活管理的計劃，必須了解將要召開的會議的基本情況和要求，如會議日期、會議規(guī)模、會議日程（或議程）、會議通知、主席日程及報告等，根據(jù)掌握的總體情況制定出詳細的計劃和實施方案，然后報請會議主管領導審批。計劃一經批準就要立即著手實施。各項準備工作基本完成后，應對準備工作進行一次詳細的檢查，確認沒有問題以后，把準備情況向會議主管領導匯報，并將計劃印制成圖表分發(fā)大會使用。

          2．整理文件

印制講話稿、會議日程安排表、會場指示圖、賓館內部示意圖，并將以上文件及附送的本市交通圖等裝訂成冊，注意不要缺頁要便于攜帶和查閱。印制這些文件要根據(jù)與會人數(shù)并注意留出足夠的份數(shù)，以備與會人員遺失文件時用。印制好的文件要根據(jù)與會人員不同的單位、部門、級別整理好，以便分發(fā)。

           3．分發(fā)文件

人數(shù)較少的小型會議，會議的資料可放置于會議室的桌面上。較大規(guī)模的會議可在與會人員簽到時由工作人員分發(fā)給與會人員（餐券可以根據(jù)會議長短一次發(fā)給與會人員或每天發(fā)給與會人員）。

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