不論是酒店還是會議中心，往往存在各種形狀、布置、大小不一的會議室。會議經(jīng)理除考慮參會人數(shù)外，在會議室的選擇方面往往還要考慮以下方面：

1．會議的天數(shù)

大部分會議的會期在2～3天，一般較少超過5天(不包括短線旅游時(shí)間)。會期長，會議場地面積要大些；會期短，會議場地面積稍小也不會引起人們煩躁。另外，若會議天數(shù)較多，如分組會議，可以適當(dāng)調(diào)換會議室，避免與會者對同一場地產(chǎn)生厭倦。

2．會議的類型

不同類型的會議對場地的要求也不同。講座型會議需要一個(gè)講臺，會議室的布置宜采用劇院式；討論會則可以采用圓桌式，使參會討論者能平等地參與討論，發(fā)表意見。

3．布置形式和出席人員

出席會議的人員數(shù)量和現(xiàn)場布置的形式對會議室的選擇有很大影響，劇院式的布置容納的出席人數(shù)最多，而U形結(jié)構(gòu)的容納人數(shù)較少。

4．對視聽設(shè)備和講臺的要求

會議的演講者對于會場的視聽設(shè)備會有特定的要求，如投影機(jī)、幻燈機(jī)、影碟機(jī)等。對于高級別的會議或電視電話會議，對視聽設(shè)備和講臺的要求更高。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代化的會議系統(tǒng)越來越被廣泛利用。

5．來自外界的噪音干擾

在會議室的選擇上，還需考慮其他噪音的干擾，如會議不要選擇在音樂廳附近的會議室；培訓(xùn)性會議的會議室不要靠近人流量大的通道；董事會會議應(yīng)安排在比較僻靜的會議室。

6．避開競爭性團(tuán)體

所謂競爭性團(tuán)體，是指在政治觀點(diǎn)、宗教信仰等方面有較大沖突的團(tuán)體，或者互為商業(yè)競爭對手的企業(yè)。在安排會議室時(shí)應(yīng)將競爭性團(tuán)體分在不同樓層，或者相距較遠(yuǎn)的兩個(gè)會議室，以避免發(fā)生不必要的糾紛。

7．其他事宜

對于一些有特殊要求的會議，如現(xiàn)場設(shè)備演示會等，對會議場地的要求也較特殊，如地面承重，運(yùn)輸便利等。還有些會議，如歌舞晚會則對燈光、音響和舞臺有著獨(dú)特的要求。

參考資料：杭州伍方會議服務(wù)