由于國內(nèi)越來越多的企業(yè)參加國外的一些展會，伍方會議也服務過多家企業(yè)的國外辦展過程，為大家總結一些出國辦展會的經(jīng)驗：出國參展應該直接和展會主辦方聯(lián)系以獨立身份參展，還是隨國內(nèi)組團單位參展?這兩種方式，企業(yè)可以根據(jù)自己的具體情況做出選擇。由于目前國內(nèi)出展市場尚未完全放開，一些國營外貿(mào)公司出國參展還需要采取隨組團單位參展的方式來取得任務批件以辦理人員因公護照和出國手續(xù)，同時運輸公司運輸大宗的展覽品也需要向海關提供展覽批件；而一些民營企業(yè)參展則可以用因私護照直接辦理簽證，直接聯(lián)系展會主辦方申請獨立參展。

(1)出國參展外事紀律

①嚴格遵守國家法令和外事紀律及外事授權規(guī)定，一切行動聽指揮。

②維護民族尊嚴、國家利益和公司信譽，不做任何有損國格和公司信譽的事情。

③進行談判、簽訂協(xié)議、合同等重要活動時，要有談話記錄；不得利用工作之便謀求私利，不得背著組織與外商私下交往。

④參加外事活動、與外賓接觸，言談要有分寸，禮貌要合乎常規(guī)。對客戶和參觀者的詢問要熱情接待和回答，不得冷落客人。

⑤嚴守國家機密，嚴防竊照、竊聽，泄漏國家機密。對外談判不要涉及內(nèi)部機密。與外商談判時不要把機密文件放在桌上。出國不得攜帶內(nèi)部機密文件，包括本公司擴印的內(nèi)部資料、內(nèi)部報刊或記有內(nèi)部情況的筆記本。

⑥出國人員不得擅自離開駐地。一般情況下不得個人單獨行動。如有特殊事情需要通過正當程序向團長請假，其他人一律沒有批準個人外出的權力。未經(jīng)許可不得擅自與外國任何機構和個人聯(lián)系。

⑦出國人員的個人行李物品要嚴格保管、加鎖，提高警惕，發(fā)現(xiàn)可疑情況要產(chǎn)即報告，并進行檢查。

⑧出國人員不得進人不健康的場所，不準購買黃色書刊、圖片出入境。

(2)出國參展對外禮儀

①尊重各國風俗習慣，遵守社會公德。

②舉止端莊，注意言行，不要用手指指人、不喧嘩、不放聲大笑、不要近距離大聲喊人。

③切勿隨地吐痰，不要亂扔煙蒂或其他廢棄物品。

④國外許多場合禁止吸煙，所以要注意是否有禁煙標志。

⑤進餐時要文雅，切勿高聲喧嘩。吃自助餐，不要一次盛得過多，不要將食物帶走。

⑥初次相識，一般由第三者介紹或自我介紹。為他人介紹，應把身份低、年紀輕的介紹給身份高、年紀大的，把男士介紹給婦女。

(3)出國參展旅行常識

①乘飛機時盡量輕裝，手提物品盡量要少。隨機托運行李一般頭等艙三十千克、普通艙十千克以內(nèi)免費。禁止攜帶危險品。

②請參展人員妥善保存好自己的物品，貴重物品請寄存在酒店的保險柜內(nèi)或隨身攜帶。

③個人衛(wèi)生用品，如牙刷、牙膏、拖鞋、毛巾等自備。

④愛護酒店設施，注意公共道德。如損壞設備按酒店規(guī)定由責任者賠償。

(4)出國參展的費用事項

在海外舉辦展覽，所需費用中外匯支付是個大頭。究竟租用多少攤位恰當，租用多大展館為宜，采用何種方式進行展出最佳等等都須慎重考慮，切不可突發(fā)“展館越大越魄”的奇想。要力戒脫離實際需要，背離“投入產(chǎn)出”的效益原則，同時對展覽會的費用項目多作具體的了解、比較、并作深入探討。對外進行巧妙的洽談，爭取較多的服務和較廉的價格。而一旦對外簽約，則應守合同，講信用，不可任意撤約，造成信譽與經(jīng)濟上的損失。

(5)出國展覽品的安全與保險

出國展覽品的投保，我國一般在國內(nèi)投保，投保的項目一般有火險、水險、盜竊險。投保的作用是在萬一發(fā)生事故和失竊時，尚可得到部分的補償。但補償永遠不會同失去的價值相等，特別是如果損失了供展覽、銷售的展賣品，那就有可能會失掉市場時機，其損失是難以挽回的。所以，防患于未然至關重要。防火處理、防火裝置、防盜措施、安全守衛(wèi)與檢查制度都應完善和健全，并貫穿于開箱至裝箱的整個展覽活動過程。特別是對“價值連城”的珠寶、文物之類，更應重點加以保護，力求做到萬元一失。

(6)出國展覽品的處理

①國內(nèi)指定不出售的，應原件運回。

②貴重展品一般可采取個別成交的辦法，或寄售的辦法。若二者都不成，則需運回。

③中、低檔的商品一般采取折扣包銷的辦法。在展覽中蒙塵、光照失色、吊掛受損之物折扣較大(高檔的商品、藝術品一般不打折扣，有些令人矚目的精品，相反因展覽而身價上升)。

④展覽道具類除了鋁合金組裝式道具之外，一般不具有重復使用價值的東西。出于運費過大的考慮，大多就地處理或出售，或贈送，或作廢物處理。是整個展覽會的中心。

⑤忽視參展商的需求。通常參展職員都感到有義務盡量為參展商提供信息，卻忽視他們的真正需要。由于缺乏技巧而常常錯過一些重要信息。要避免這一問題就要進行展覽前的培訓及準備工作。

⑥發(fā)送印刷品及精品。展覽職工可能會在展館環(huán)境里不知所措或不習慣與陌生人交談，最后會把本應保留的印刷品或精品發(fā)送出去，很重要的～點是參與組織展覽會的人需樂于跟陌生人交談并了解他們的需要。

⑦不熟悉產(chǎn)品的演示。很多時間展覽員工都不懂得產(chǎn)品的演示，請與展覽會員工溝通以保證他們熟悉展館擺設及展品演示。

⑧設立太多代表處。一些公司通常在展覽會上設立幾個代表處從而收集更多行業(yè)信息，應嚴格控制參展員工人數(shù)并規(guī)定不到他們的工作時間無需出場，應給每人分派具體的任務。

⑨忽視展后工作的跟進。展覽會結束之后，其展后工作通常退而居其次，越長時間不跟進這項工作，則越被荒置。應于展覽會前建立時間表以便每日跟進工作，并使銷售代表處的跟進工作更有意義。

⑩忽略展覽會評估。越了解您在展覽會上的表現(xiàn)，越有助于今后展覽會的改進工作。展覽會各不相同，每場展覽會都有優(yōu)缺點，永遠都有尚待改進的地方。每次展覽會結束請即時與員工共同進行自我評估，以便不斷自我改進。

 參考資料：http://www.daysunlogistics.com.cn/cn/guide/131528eyc78l.html