會(huì)展企業(yè)要在高度競(jìng)爭(zhēng)的信息時(shí)代求得生存和發(fā)展，首先應(yīng)加快企業(yè)的信息化進(jìn)程，建立全面、可靠的會(huì)展管理信息系統(tǒng)。會(huì)展管理信息系統(tǒng)是一個(gè)以人為主導(dǎo)，利用計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備以及其他辦公設(shè)備，進(jìn)行信息的收集、加工、傳輸、存儲(chǔ)、更新和維護(hù)。以提高經(jīng)濟(jì)效益和效率為目的，支持企業(yè)的高層決策、中層控制、基層動(dòng)作的集成化的人機(jī)系統(tǒng)。同其他的管理信息系統(tǒng)一樣，會(huì)展管理信息系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)的一個(gè)分支，具有一個(gè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力。

會(huì)展信息管理系統(tǒng)全面涉及和管理會(huì)展服務(wù)企業(yè)的日常業(yè)務(wù)，可以有效地實(shí)現(xiàn)多部門共同應(yīng)用、多展會(huì)同時(shí)管理、分類管理參展商及觀眾等方面的數(shù)據(jù)，全面管理客戶關(guān)系，使得大量的重復(fù)工作可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)處理，防止客戶數(shù)據(jù)因業(yè)務(wù)人員流動(dòng)而流失，并可以直觀地對(duì)展會(huì)過(guò)程進(jìn)行有效管理，應(yīng)用精確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)輔助公司決策。會(huì)展管理信息系統(tǒng)的作用主要體現(xiàn)在以下方面。

(1)實(shí)現(xiàn)體制創(chuàng)新

會(huì)展管理信息系統(tǒng)作為一種先進(jìn)的管理思想和手段，它所改變的不僅僅是某個(gè)人的個(gè)人行為或表層上的一個(gè)組織動(dòng)作，而是從思想上去剔除管理者的舊觀念，注入新觀念。它能夠幫助企業(yè)建立一種新的管理體制，能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的相互監(jiān)督和相互促進(jìn)，并保證每個(gè)員工都自覺發(fā)揮最大的潛能去工作，使每個(gè)員工的報(bào)酬與他的勞動(dòng)成果緊密相連，能迅速提高工作效率，節(jié)約勞動(dòng)成本。

(2)智能輔助決策

會(huì)展管理信息系統(tǒng)有效地實(shí)現(xiàn)會(huì)展集團(tuán)多辦事處／子公司共同應(yīng)用，多展會(huì)同時(shí)管理。作為管理者，可以深入了解客戶、市場(chǎng)和自己的業(yè)務(wù)績(jī)效，能夠?qū)崟r(shí)了解公司各個(gè)子公司，各個(gè)部門，多個(gè)展會(huì)的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)狀況；隨時(shí)了解公司的財(cái)務(wù)狀況，有效控制招展進(jìn)度等，洞悉經(jīng)營(yíng)，隨需應(yīng)變，從容面對(duì)每個(gè)重要決策。會(huì)展管理信息系統(tǒng)可以幫助管理者將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為知識(shí)、將知識(shí)轉(zhuǎn)化為行動(dòng)并使行動(dòng)獲得成功。

(3)業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化

會(huì)展管理信息系統(tǒng)改變傳統(tǒng)企業(yè)需要應(yīng)用行政等手段來(lái)規(guī)定業(yè)務(wù)流程，使用技術(shù)來(lái)簡(jiǎn)化現(xiàn)有的人工流程，要求一切事務(wù)流程都需要經(jīng)由系統(tǒng)來(lái)操作。根據(jù)系統(tǒng)預(yù)設(shè)的流程工作，整個(gè)過(guò)程都可以進(jìn)行規(guī)范有效地管理，實(shí)施過(guò)程監(jiān)控，消除了中間冗余的環(huán)節(jié)，減少了浪費(fèi)，避免了延誤。

(4)整合企業(yè)內(nèi)外資源

會(huì)展管理信息系統(tǒng)通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將企業(yè)、客戶、供應(yīng)商及其他商貿(mào)伙伴集成起來(lái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)展電子商務(wù)化，將原來(lái)分散的資源集中分析處理，全面整合企業(yè)內(nèi)外資源，完成信息流、業(yè)務(wù)流和資金流的有效轉(zhuǎn)移與優(yōu)化。充分利用因特網(wǎng)(Internet)技術(shù)及信息集成技術(shù)，將服務(wù)供應(yīng)鏈管理、客戶關(guān)系管理、企業(yè)辦公自動(dòng)化等功能全面集成優(yōu)化，以支持產(chǎn)品協(xié)同商務(wù)等企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理模式。

(5)降低信息安全風(fēng)險(xiǎn)

一切經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都在會(huì)展管理信息系統(tǒng)上運(yùn)行，過(guò)程中形成的客戶資源、文檔、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)等信息資源得以集中管理，加上完善的授權(quán)機(jī)制，降低信息安全風(fēng)險(xiǎn)。如果沒有一個(gè)高度集成的信息管理系統(tǒng)，企業(yè)會(huì)因?yàn)槿藛T的流動(dòng)等原因，導(dǎo)致信息資源流失而形成安全隱患。

(6)會(huì)展過(guò)程的策劃

會(huì)展管理信息系統(tǒng)是一個(gè)面向管理的信息系統(tǒng)，除了基本的數(shù)據(jù)處理功能以外，更重要的是對(duì)會(huì)展的幾個(gè)過(guò)程，如前期的策劃、會(huì)前的準(zhǔn)備、會(huì)中進(jìn)程和會(huì)后等過(guò)程中階段性工作，利用策劃模板給出各個(gè)階段性信息，并允許會(huì)展的策劃人員和組織人員對(duì)這些信息進(jìn)行更新、添加和刪除，成為半自動(dòng)的工作模式，這種功能是會(huì)展管理人員和組織人員重要的工具。

(7)電子商務(wù)化

會(huì)展管理信息系統(tǒng)有很多功能可以通過(guò)因特網(wǎng)實(shí)現(xiàn)，如客戶的網(wǎng)絡(luò)注冊(cè)、登記。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行預(yù)訂、招商引資、客戶關(guān)系管理等。現(xiàn)在很多管理信息系統(tǒng)都移植到因特網(wǎng)上，通過(guò)Web形式構(gòu)建會(huì)展管理信息系統(tǒng)，這種轉(zhuǎn)變實(shí)際上就是電子商務(wù)化的標(biāo)志。

會(huì)展企業(yè)在組織會(huì)展的過(guò)程中，需要與很多企業(yè)建立合作伙伴關(guān)系，為了充分共享資源，可以通過(guò)電子商務(wù)的外部網(wǎng)(Extranet)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將這些企業(yè)緊密地聯(lián)系在一起。更好地利用和共享各個(gè)企業(yè)的資源和信息，為會(huì)展活動(dòng)提供更加準(zhǔn)確、及時(shí)、便捷的服務(wù)。

在會(huì)展期問(wèn)各個(gè)階段出現(xiàn)的大量信息直接關(guān)系到會(huì)展工作的順利進(jìn)行，會(huì)展管理信息系統(tǒng)正是在對(duì)各個(gè)階段大量信息處理的功能需求基礎(chǔ)上而形成的。會(huì)展管理信息系統(tǒng)的基本功能包括以下幾個(gè)方面。
　?、贁?shù)據(jù)處理功能。將各種來(lái)源的會(huì)展信息進(jìn)行合理的分類、整理和保存，以供查詢。
　　②預(yù)測(cè)功能。通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的分析和判斷，運(yùn)用各種預(yù)測(cè)方法，對(duì)會(huì)展企業(yè)的決策和經(jīng)營(yíng)進(jìn)行預(yù)測(cè)。
　?、塾?jì)劃功能。系統(tǒng)合理地計(jì)劃和安排會(huì)展企業(yè)各部門以及整個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，以供及時(shí)決策和產(chǎn)生對(duì)策。
　?、芸刂乒δ堋？梢詫?duì)每個(gè)工作崗位和整體計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)測(cè)、檢查，通過(guò)比較和分析，提供合理的修正方案，達(dá)到企業(yè)預(yù)期的目的。    ‘
　　會(huì)展管理信息系統(tǒng)是利用信息化技術(shù)管理會(huì)展的各個(gè)環(huán)節(jié)，為主辦方、參展商和專業(yè)觀眾提供信息交換和互動(dòng)的平臺(tái)。會(huì)展管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，實(shí)施的成敗和效果在一般情況下并不取決于使用的硬件、軟件，而主要取決于掌握現(xiàn)代科學(xué)管理思想、方法和先進(jìn)信息技術(shù)的管理人才。對(duì)實(shí)施難度應(yīng)有充分的估計(jì)，除了要制定規(guī)劃、成立強(qiáng)有力的實(shí)施機(jī)構(gòu)及制訂并執(zhí)行嚴(yán)格的管理制度外，還要加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人員的培訓(xùn)教育，建立高素質(zhì)的不同層次應(yīng)用隊(duì)伍，才能保證會(huì)展管理信息系統(tǒng)應(yīng)用成功。

 參考資料：http://wenku.baidu.com/view/5225778b6529647d2728522a.html