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論壇是展會中一道絢麗的風景線。是與洽談交易活動并重的一項內(nèi)容，也是展會中最精彩、最受歡迎的活動之一。展覽會越來越講究展、會并重，組織者在舉辦展覽的同時，通常要組織相關(guān)內(nèi)容的論壇。請來大批中外一流的專家、學者，甚至社會活動家、政府要員等參加。在論壇上。這些特邀嘉賓不僅能帶來國內(nèi)外最新的信息、技術(shù)和項目，更能帶來相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)具有前瞻性和導向性的新論點、新理念、新思維。應當說，論壇是加強學術(shù)交流，增進友誼的橋梁與紐帶，對提升展會檔次、擴大影響、擴展?jié)撛诳蛻粢饬x非同尋常。在這里，群英聚會、智慧激蕩，有助于拓寬視野、更新知識、交融理念、開拓思路。一些知名展會如廣交會、高交會和北京“國際周”等大型展會期間舉辦的論壇，聽眾多達數(shù)萬人，門票緊俏，場場爆滿。一場成功的展會，不但要有可觀的成交額，還要組織好發(fā)人深省、富有啟迪的論壇講座，已經(jīng)成為無可爭議的事實。
籌備、組織高水平的論壇是一件非常復雜而又細致、煩瑣的工作，它要求建立嚴密、高效、相互協(xié)作的組織機構(gòu)，制定周密詳盡的流程計劃。
(1)成立籌備委員會
論壇籌備委員會。一般設(shè)主任1人，副主任1至2人，委員若干人。其主要任務是謀劃論壇的整體框架，做好論壇組織的前期準備工作。主要包括以下內(nèi)容。
?、倩I備成立組織委員會和評審委員會，劃分各自承擔的任務。
?、诖_定主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、特約媒體等。
?、鄞_定論壇講座的主題。堅持少而精、高層次、高規(guī)格，積極促進科技成果產(chǎn)業(yè)化的原則，力求向?qū)I(yè)化展會方向努力。為饅姹題有的故矢，也可征集參展單位共同感興趣的論題，從中擇優(yōu)選用。粗略劃分若干專業(yè)論題的內(nèi)容、范圍等。
?、艽_定論壇整體時間區(qū)段及大體場次。
?、荽_定主講人及其論題內(nèi)容。
?、扪芯空骷撐霓k法及評選比例、獎金數(shù)額等。
?、叽_定邀請的相關(guān)人員、單位。
?、啻_定論壇的規(guī)模、人數(shù)、時間、地點。
?、嶂贫ㄘ攧疹A算。
(2)組建組織委員會
組織委員會的主要任務是負責整個論壇的組織安排，保證論壇能夠順利進行?？稍O(shè)主任l人，副主任1～2人。組委會下面一般還要設(shè)立三個小組。
?、倜貢M：設(shè)組長、副組長各一人，組員若干人。其主要任務有以下幾方面。
▲發(fā)布舉辦論壇會議的通知，內(nèi)容包括舉辦時間、地點、演講專家及題目等。通過網(wǎng)上登錄、媒體廣告、直郵、上門發(fā)送等多種方式在一定范圍內(nèi)“廣而告之”。“一定范圍”是指要將觀眾盡量確定在各用戶部門領(lǐng)導、信息主管、技術(shù)專家、企業(yè)的CE0、CIO等決策者，各IT分銷商、代理商、駐華商社的代表等層次較高的范圍內(nèi)，務求到會的觀眾是高素質(zhì)的目標觀眾。
▲征集論文。明確征集論文的內(nèi)容范圍、有關(guān)技術(shù)要求及投稿截止日期等。如要求論文具有創(chuàng)新性，未在國內(nèi)外報刊上公開發(fā)表過等。對對正文的篇幅、摘要的字數(shù)、份數(shù)、郵寄、打印論文的具體要求，論文的字體、字號、紙型。是否要帶中、英文譯件，是否要軟盤以及聯(lián)系人、聯(lián)系方式等要提出明確要求。
▲發(fā)送邀請信。向主講人發(fā)出邀請，落實主講人。邀請函務必注明論壇的主題及被邀請人分擔的演講題目、開會日期、演講的時間要求等，便于演講人準備演講材料。此項邀請至少提前一個月發(fā)出，并盡早落實，向有關(guān)主管部門、領(lǐng)導、嘉賓、關(guān)系單位、新聞媒體發(fā)出邀請。
▲撰寫領(lǐng)導開幕詞、閉幕詞、主持人講話及相關(guān)的會議宣傳報道材料。
▲為每場主持人提供主講人簡歷、業(yè)績及本次講演論文摘要。
▲編輯論壇簡報。
▲收集整理演講稿登記造冊。按專題進行分類。
▲整理復制錄音、錄像、刻錄光盤并組織贈送與銷售。
▲組織、安排、接待各媒體記者。
▲編輯論壇文集。
②組織組：設(shè)組長、副組長各一人，組員若干人，其主要任務是負責整個論壇的組織和安排工作。它的工作必須有條有理、井然有序，是論壇順利進行的關(guān)鍵部門。
▲編制論壇各場次日程安排。具體落實主、分會場地點、
主持人，如果需要分組研討，要安排討論地點和召集人。
▲落實主會場場地、分會場場地、電源、音響、投影、錄
音錄像設(shè)備等相關(guān)設(shè)備，并落實后備電源、后備擴音設(shè)備及值班
電工等應急安排。
▲根據(jù)需要安排同傳或交傳翻譯。
▲設(shè)置論壇會標與引導標識。
▲確定是否組織電視現(xiàn)場轉(zhuǎn)播及其場次。
▲確定每場會議議程：如主持人宣布講演開始并在每位嘉賓演講之前，簡要介紹主講嘉賓的筒歷、業(yè)績及演講題目要點等。
▲制定與維持會場紀律。包括是否準許拍照、錄音錄像等。
▲會場的光電、溫度、通風保持正常狀態(tài)。落實服務人員及茶、水供應等。
▲安排好新聞媒體人員在會場工作和休息的位置。
▲組織新聞發(fā)布會。
③會務組：設(shè)正組長、副組長各l人，組員若干人，其主要任務是負責整個論壇的會務工作。
▲印制、發(fā)放入場證件和會議相關(guān)材料。
▲負責報道登記、出售門票。 ，
▲迎送、接待主講人，負責食宿安排。
▲組織專業(yè)人員對會場進行安全檢查，疏通通道，開啟安全門等。
▲購買、發(fā)放紀念品，填寫證書并支付各類費用。
▲財務結(jié)算。
在整體運作過程中，秘書組、組織組、會務組雖各有職責，但又需要默契配合，互相支援，形成一個整體，保證論壇的順利進行。
(3)成立評審委員會
有的論壇會議設(shè)定評選論文，這樣需要成立評委會，否則不必設(shè)立。評審委員會可設(shè)主任1人，副主任1人，委員5～7人，評委總數(shù)最好是單數(shù)，以便評審表決。
?、倨刚堅u委。要聘請有較高思想水平、政策水平、專業(yè)水平，并具有一定聲望和權(quán)威，能秉公辦事的人員為評委。
②制定評選論文的標準，按照比例準確地評出論文等級。
總之，大量細致周密、有條不紊的工作，全體工作人員的密切配合是成功舉辦論壇的先決條件。
