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會展文案結構的元素是指表現會展文案主題信息的基本組成單元，包括標題、稿本性質、題注、作者名稱或姓名、稱呼、主送機關、正文、印章或簽署、成文時間等。這些結構元素并非每份會展文案都必須具備，寫作時可根據會展文案的性質、類型加以選擇，合理組合。
(一)標題
標題是對會展文案內容的高度概括與提煉。一個好的標題往往給人深刻印象，能引起人們的閱讀注意和興趣。
1．標題組成方式。會展文案標題的組成有下列幾種方式：
(1)發(fā)文機關或會議名稱+事由+文種。這種方式主要用于以機關或會議的名義發(fā)出的文件。比如，《北京市人民政府關于促進會展業(yè)發(fā)展的若干意見》、《中國共產黨上海市第七屆委員會第六次全體會議關于市委常委工作會議的報告》。
(2)發(fā)文機關或會議名稱+文種。比如，《上海市人民政府令》、《建筑師、工程師注冊制度研討會紀要》。
(3)事由(主題)+文種。比如，《中華人民共和國加人世界貿易組織議定書》、《出國舉辦經濟貿易展覽會審批管理辦法》等。
(4)僅標明文種。比如，《新聞公報》、《聯合聲明》等。
(5)復合式標題。復合式標題有三種形式：
第一種由主題和副題組成。主題，又稱正題，解釋會展文案的主題。副題，又稱子題，補充說明作者、文種和適用范圍等信息，常常用破折號引出。會展簡報、會議報告、調查報告、會展總結、會展新聞等可采用這種標題。
第二種是在主標題上增加一個提示性、渲染性的眉題(或稱肩題、引題)，一般用于會展新聞寫作。
第三種是由引題、正題和子題組成，僅用于會展新聞寫作。
2．標題制作要注意的問題。
(1)發(fā)文機關和會議名稱要用全稱或規(guī)范化簡稱。
(2)標題中的事由或主題部分應當準確、簡要地概括會展文案的主要信 息，并注意語法的規(guī)范性和語義的準確性。
(3)發(fā)布、印發(fā)、批轉、轉發(fā)會展文案時，標題中對被發(fā)布、印發(fā)、批轉、轉發(fā)的會展文案標題外加書名號。
(4)為了便于會展文案的引用、轉發(fā)、匯編、歸檔以及計算機和網絡檢索，會展文案的標題應盡可能標明發(fā)文機關、事由(主題)和文種。會展公文的標題，除會議紀要外，不應省略發(fā)文機關。
(二)稿本性質
會展文案寫作和印制時，除了正本和副本外，其他的稿本形態(tài)都應當在標題之后或下方注明，以區(qū)別于正本和副本的法定效力。規(guī)范性會展文案中的暫行本和試行本也必須標注，以免同普通正本相混淆。稿本性質有兩種標注方式：
1．提交會議討論或審議表決，尚未產生法定效力的會展文案，應在標題之后或下方居中用括號標明“草案”、“修正草案”、“討論稿”、“征求意見稿”。
2．暫行本和試行本的“暫行”和“試行”兩字既可置于文種之前，限定文種，也可置于文種之后用圓括號括住。
(三)題注
1．使用題注的范圍。題注是位于標題之下，說明該文案通過、簽署、發(fā)布、修訂、生效等有關信息的結構元素。會議通過的文件或者法律、法規(guī)、
規(guī)章等文案，應當標識題注。
2．題注的標注形式。
(1)通過日期+會議名稱+“通過”字樣，如修訂后重新發(fā)布，標明修訂日期。用于在會議上表決通過的文件。會議名稱應當寫全稱，以示莊重。
如
《中華人民共和國憲法修正案》(1993年3月15日第九屆全國人民代表大會第二次會議通過)
(2)發(fā)布機關+發(fā)布日期+“發(fā)布”字樣，如修訂后重新發(fā)布，標明修訂日期。用于發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章。
(3)批準日期+批準機關+“批準”字樣；發(fā)布日期+發(fā)布機關+“發(fā)布”字樣。用于經上級機關批準，由本機關發(fā)布的公文。
(4)發(fā)布日期+發(fā)布機關+令號+“發(fā)布”字樣。用于以命令形式發(fā)布的法規(guī)和規(guī)章。
(5)簽署日期+簽署地點。主要用于國際性會議通過或共同簽署的公約、宣言、章程等。如
《國際展覽會公約》于l928年11月22日在巴黎簽署，并經1948年5月10日、l966年11月16日、l972年11月30日《議定書》和1982年6月24日及l(fā)988年5月31日《修正案》增補
3．使用題注應注意的問題。
(1)采用題注的文件，一般不再標注主送機關、成文日期等項目。
(2)題注的位置在標題的正下方，一般用圓括號括住，居中。文字較多的題注也可以不用括號，列于標題之下，正文之上。
(3)題注中的日期可用阿拉伯數字表述。
(四)作者名稱或姓名
會議報告和講話、調查報告、經驗介紹材料等會展文案，要在標題下方標明法定作者或報告人的名稱或姓名。
(五)稱呼
稱呼主要用于信函、講話、報告、致辭一類的會展文案。稱呼要根據文案的性質和稱呼對象的身份、范圍等情況確定。一般要把握這樣幾點原則：一是身份從高到低；二是性別先女后男；三是盡可能覆蓋全體參加對象。比如，提請代表大會審議的報告，應當稱呼“各位代表”；歡迎會上的致辭，應當首先稱呼歡迎對象，再稱呼其他參加對象，如“尊敬的××X先生，各位來賓，女士們、先生們”；介紹經驗等一般性發(fā)言，應當先稱呼領導，再稱呼
來賓，最后稱呼代表，如“各位領導、各位來賓、各位代表”。稱呼要在標題之下空一行頂格書寫，后標冒號。
(六)主送機關
主送機關即公文的主要受理機關。主送機關是一種特定的稱呼。凡是以機關的名義制發(fā)，并有明確的受理機關的會展文案，應標明主送機關。主送機關的寫作應當清楚明確，盡量不寫“各有關單位”，以免造成責任不清、互相推諉的情況。
主送機關的寫法有下列幾種：
(1)特稱或單稱。用于向一個特定的機關行文。使用特稱要注意區(qū)域限制。在本地區(qū)、本單位可稱上級為“省政府”、“市政府”、“總經理”，但跨地區(qū)、跨單位行文時，必須寫明地區(qū)或單位全稱，如“×x市人民政府”。上行性會展公文，特別是請示只寫一個主送機關。
(2)并稱。用于同時向兩個以上的機關行文。向兩個以上的上級機關行文時，要將主要的機關寫在前面，如“黨中央、國務院”。如果采取并報的形式，則在主要的機關后面寫“并報×××”。
(3)轉稱。用于主送某一機關，同時要求轉送另一機關的公文。
(4)統(tǒng)稱。又叫泛稱。即將同一類型的機關名稱的共同中心語抽出，前面加“各”字，如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委”。無共同中心語的機關，可按其性質統(tǒng)稱，如“各直屬機構”、“各人民團體”。
(5)遞降稱。用于多級下行文，如“各區(qū)(縣)、鎮(zhèn)(鄉(xiāng))人民政府”。
(七)正文
正文是完整表達會展文案主題信息的核心載體，一般分為開頭、主體、結尾三部分。內容簡單的會展文案，可以不分段落，一氣呵成。
1．開頭。會展文案常用的開頭形式有：
(1)說明制發(fā)目的、意義和依據。
(2)揭示背景，確定全文的基調。主要用于各種工作報告、工作總結、經驗介紹等會展文案的寫作。
(3)介紹和評價基本情況。會展報告、會展通報、會展簡報、會議紀要、會議公報等，會展文案的開頭一般要概括介紹相應的基本情況。
(4)表達歡迎、歡送、祝賀、慰問、感謝等特定的禮儀信息。主要用于講話稿、賀信、慰問信、感謝信的寫作。
2．主體。會展文案主體的主要功能是說明具體情況、解釋政策條文、布置工作任務、突出辦法要求、回答對方詢問、總結經驗教訓、分析原因利弊。
3．結尾。會展文案結尾常有以下幾種形式：
(1)提出希望或執(zhí)行要求。如“以上通知，望遵照執(zhí)行”。
(2)發(fā)出號召。如“讓我們以振興中國本土動漫為目標，與時俱進，開創(chuàng)動漫產業(yè)新紀元”。
(3)表示信心和決心。如“我們相信，經過我們的共同努力，本屆會展一定會取得圓滿成功”。
(4)提出請求。主要用于請示、上行性意見、審議性報告等，如“以上請示請批復”、“以上報告，請各位代表審議”。
(5)表達祝愿。主要用于各種會議上的致辭。如“衷心感謝諸位共襄盛舉”。
(6)收束全文，予以強調。如“特此決議”、“特此通知”、“特此函告”。
(八)印章或簽署
1．印章。需對外發(fā)出的會展文案，除了在媒體上公布、會議通過和領導人簽署之外，在繕印后，都應在落款處按規(guī)定的方式加蓋機關的印章。印章、發(fā)文機關、簽發(fā)人三者必須一致。
2．簽署。會展文案的簽署有兩種情況：
一是以領導人名義發(fā)出的會展文案，如公布會展法規(guī)和規(guī)章的命令，向法定性會議提出議案，對重要貴賓發(fā)出請柬或邀請函，任免性通知以及重要的聘書等，由簽發(fā)文件的領導人在正本的正文末尾親筆署名，用以證實其法定效力或體現禮節(jié)會展文案，簽署的權限僅限于正職或代理正職的領導人，副職不簽署。簽署前，應先印好領導人的職務和簽署Et期。如需要簽署的文案較多，可蓋領導人手寫體簽名章。聯合發(fā)文需要簽署的，應當聯合簽署。
二是具有協議性質的會展文案，如會展合同、會議紀要、聯合公報、共同宣言等，由有關各方代表在文案的末尾共同簽署姓名。
(九)成文時間
會展文案如果沒有在正文中特別說明，一般都是以成文時間作為法定的生效時問。確定成文時間應當遵循以下幾條規(guī)則：
1．由領導人簽發(fā)的會展文案，以簽發(fā)日期為準。
2．經會議討論通過的會展文案，以通過日期為準。
3．通過談判協商達成的會展文案，以各方共同簽字的日期為準。
4．需合簽才能生效或者聯合制發(fā)的會展文案，如各方簽字的日期不同，則以最后一個單位的領導人簽發(fā)的日期為準。
5．需要報請上一級機關或部門批準的會展文案，以批準日期為準。
6．會展文案以電報形式發(fā)出的，以發(fā)報日期為準。
7．特殊情況署印發(fā)El期。
