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會(huì)展招展函是辦展機(jī)構(gòu)為了招攬目標(biāo)參展商參展而對(duì)會(huì)展基本情況和將要達(dá)到的目標(biāo)、任務(wù)進(jìn)行介紹的文本文件。招展函以向目標(biāo)參展商說明會(huì)展的有關(guān)情況，引起他們參加會(huì)展活動(dòng)的興趣為目的，提供相關(guān)資料給目標(biāo)參展商。
招展函的主要作用是向目標(biāo)參展商說明會(huì)展的有關(guān)情況，并引起他們對(duì)參加會(huì)展的興趣。招展函是會(huì)展進(jìn)行展位營銷時(shí)的核心資料之一，也是目標(biāo)參展商最初了解會(huì)展情況的主要信息來源。因此招展函的策劃和編印工作在會(huì)展的招展策劃和展位營銷工作中占有重要地位。
(一)會(huì)展招展函的內(nèi)容
招展函主要包括以下內(nèi)容：
1．會(huì)展的基本內(nèi)容。
(1)會(huì)展名稱。
會(huì)展名稱一般放在會(huì)展招展函封面最醒目的位置，會(huì)展的名稱一般用較大字體著重表示。如果會(huì)展是國際性的，會(huì)展的名稱還包括其英文名稱。
(2)會(huì)展的舉辦時(shí)間和地點(diǎn)。
會(huì)展的舉辦時(shí)間和地點(diǎn)一般放在會(huì)展招展函的封面。舉辦時(shí)間也可以放在招展函的內(nèi)頁，只不過放在封面的舉辦時(shí)間是會(huì)展的正式展覽時(shí)間；放在內(nèi)頁的舉辦時(shí)間往往還包括會(huì)展的布展、撤展和對(duì)專業(yè)及普通觀眾的開放時(shí)間等。舉辦地點(diǎn)需要介紹會(huì)展場館所在的城市位置、場館容量、配套設(shè)施和周邊環(huán)境等。
(3)辦展機(jī)構(gòu)。
辦展機(jī)構(gòu)包括會(huì)展的主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位和支持單位等，有時(shí)候還包括會(huì)展的批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)。它們通常被放在會(huì)展招展函的封面。
(4)辦展起因和辦展目標(biāo)。
簡要說明舉辦該會(huì)展的原因和將要達(dá)到的目標(biāo)，如果是已經(jīng)連續(xù)舉辦多次的會(huì)展，那么對(duì)往屆會(huì)展的回顧將是十分必要的。
(5)會(huì)展特色。
用簡潔的語言概括會(huì)展的特色，以易于傳播為撰寫標(biāo)準(zhǔn)。
(6)展品范圍。
詳細(xì)地列明會(huì)展的展品范圍，有時(shí)候還包括會(huì)展的展區(qū)劃分，供參展商做參展決策時(shí)參考。
(7)價(jià)格。
列明會(huì)展的各種價(jià)格，包括空地價(jià)格、標(biāo)準(zhǔn)展位價(jià)格、室外場地價(jià)格等。對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)展位，一般還要對(duì)其基本配置做出詳細(xì)說明。
2．市場狀況介紹。
(1)行業(yè)狀況。
結(jié)合會(huì)展的定位，對(duì)會(huì)展展覽題材所在行業(yè)的狀況作簡要介紹。
(2)市場狀況。
根據(jù)會(huì)展的定位和市場輻射范圍的大小，簡要介紹該區(qū)域的市場狀況。
3．會(huì)展招商和宣傳推廣計(jì)劃。
(1)招商計(jì)劃。
簡要介紹會(huì)展計(jì)劃邀請(qǐng)專業(yè)觀眾的辦法、范圍和渠道。如果會(huì)展已經(jīng)連續(xù)舉辦多次，那么，對(duì)往屆會(huì)展到會(huì)觀眾的回顧分析將是十分必要的。
(2)宣傳推廣計(jì)劃。
介紹會(huì)展宣傳推廣的手段、辦法、范圍和渠道以及會(huì)展計(jì)劃如何擴(kuò)大其影響的措施等。會(huì)展宣傳推廣計(jì)劃是參展商較關(guān)注的項(xiàng)目，需要詳細(xì)列明。
(3)相關(guān)活動(dòng)。
簡要介紹會(huì)展期間將要舉辦的相關(guān)活動(dòng)，以及各種活動(dòng)的舉辦時(shí)間和地點(diǎn)、參展商參加活動(dòng)的聯(lián)系方法等。會(huì)展相關(guān)活動(dòng)既有對(duì)會(huì)展的宣傳和輔助作用，也有對(duì)參展商的宣傳和展示作用，有些參展商因此而樂意參展。
(4)服務(wù)項(xiàng)目。
招展函要明確告訴目標(biāo)參展商，如果他們參展將能從會(huì)展中獲得怎樣的服務(wù)，這些服務(wù)包括會(huì)展為他們提供的各種有償服務(wù)和無償服務(wù)。
4．參展辦法。
(1)參展手續(xù)。
簡要說明參展需要辦理的手續(xù)。
(2)付款方式。
列明會(huì)展的開戶銀行、開戶名稱和賬號(hào)、收款單位名稱、參展商參展的付款辦法、應(yīng)付定金的數(shù)量和付款時(shí)間等。
(3)參展申請(qǐng)表。
預(yù)留參展商參展申請(qǐng)表，一旦目標(biāo)參展商計(jì)劃參展，他們可以直接填寫該表并傳真或快遞到辦展機(jī)構(gòu)預(yù)訂展位。
(4)聯(lián)系辦法。
列明辦展機(jī)構(gòu)的聯(lián)系地址、電話、傳真、網(wǎng)址和e-mail等信息。
(5)各種圖片、圖案。
招展函還應(yīng)有一些圖片和圖案，如展館平面圖和以往會(huì)展的現(xiàn)場照片等。這些圖片既可以對(duì)會(huì)展相關(guān)情況作進(jìn)一步的說明，也可以起到美化招展函的作用。
(二)會(huì)展招展函的寫作規(guī)范
因會(huì)展招展函內(nèi)容比較繁雜，所以在編制招展函時(shí)要對(duì)其內(nèi)容、圖片和版面做仔細(xì)的規(guī)劃和安排，使招展函在會(huì)展招展的過程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
1．內(nèi)容準(zhǔn)確。
招展函很多時(shí)候是參展商了解會(huì)展的第一手資料，也是他們最后做出參展決策的重要參考資料，在會(huì)展與其目標(biāo)參展商進(jìn)行溝通和聯(lián)系時(shí)起著重要的作用。因此，招展函所包括的內(nèi)容一定要全面、準(zhǔn)確。
2．簡單實(shí)用。
招展函的內(nèi)容要實(shí)用，與會(huì)展招展無關(guān)的內(nèi)容盡量不要寫入招展函。
3．美觀大方。
招展函的版式安排、文字圖片等的布局要美觀大方，字體要適合人們的閱讀習(xí)慣。
4．便于傳遞。
由于招展函一般要通過郵寄或招展工作人員攜帶而傳遞到目標(biāo)參展商手中，因此，招展函的制作樣式要便于郵寄和攜帶。
