參展說明書

發(fā)布時間：2010-11-26 內容來源：杭州年會策劃公司 http://www.cssjly.cn

參展說明書是在辦展機構確定了會展的有關日期，指定了會展承建商、會展代理商等相關機構之后，將會展籌備、開幕以及參展商參加會展時應注意的相關問題匯編成冊，以便于參展商進行參展準備而撰寫的文本文件。

參展說明書又稱參展商手冊，是幫助參展商進行參展籌備的綱領性文件，不僅對參展商進行的參展籌備具有十分重要的指引作用，而且對辦展機構會展的布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)進行有效的現(xiàn)場管理具有很大的指導性作用，手冊對展館平面圖、館內服務設施分布圖、交通路線、指定接待酒店和展會開放時間的說明，還能對觀眾起到～定的幫助作用，因而是會展活動成功舉辦的基礎性工作。

二、參展說明書的內容

參展說明書主要包括以下幾方面的內容：
　　(一)前言
　　用言簡意賅的語言對參展商表示歡迎，說明參展說明書的編制原則和目的，提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺遵守說明書的相關規(guī)定等。
　　(二)展覽場地基本情況
　　展覽場地的基本情況主要包括：詳細標明展館各種服務設施所在位置、展區(qū)和展位劃分情況、展館內部通道和出人口的展館及展區(qū)平面圖；詳細標明展館在會展舉辦城市的具體位置、到展館可以利用的各種主要交通工具和交通路線、各指定接待酒店在該城市的具體位置的交通圖；清楚準確地列出地面承重、館內通風條件、貨運電梯容積容量、展館室內空間高度、展館人口高度和寬度、展館的水電供應狀況等情況的展覽場地基本技術數(shù)據(jù)等。
　　(三)會展基本信息
　　包括會展名稱、舉辦時間、舉辦地點、辦展機構，會展指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。對于辦展時問，要具體列明會展的布展時間、開幕時間、對外開放時間、撤展時間等；對于辦展機構，要具體列明會展的主辦單位、承辦單位、支持單位、協(xié)辦單位和贊助單位等；另外，還要具體列明各辦展機構，會展指定承建商，指定運輸代理，指定旅游代理，指定接待酒店等組織的詳細聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、傳真、聯(lián)系人、網(wǎng)址和e-mail。
　　(四)會展規(guī)則
　　即會展要求參展商、觀眾等相關組織和人員在參加展會時必須遵守的一些規(guī)章制度，其對會展現(xiàn)場管理和維護現(xiàn)場秩序十分重要，主要內容包括：會展有關證件使用和管理的規(guī)定、會展現(xiàn)場保安和保險的規(guī)定、展位清潔的規(guī)定、物品儲藏的規(guī)定、現(xiàn)場使用水電的注意事項、現(xiàn)場展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定、知識產(chǎn)權保護規(guī)定、現(xiàn)場展品演示的注意事項等。
　　(五)展位搭建指南
　　展位搭建指南分別對標準展位和空地展位的搭建工作作出基本要求和說明。標準展位搭建指南需要列明參展商使用標準展位的注意事項，提出如果參展商需要增加非標準配置以外的其他配置的處理辦法等；空地展位搭建指南需要列明對參展商搭建空地展位的規(guī)定和要求，如使用材料的要求、動火作業(yè)的規(guī)定、消防安全的規(guī)定和鋪設電線的規(guī)定等。
　　(六)展品運輸指南
　　展品運輸指南是對參展商將會展活動相關物品運到展覽現(xiàn)場所作的一些指引和說明，主要包括海外運輸指南和國內運輸指南等。不管是海外還是國內運輸指南，都要對展品等的運輸方式和運輸線路、各種貨品的交運和文件提交的期限、貨運文件的準備和交付、收費標準、包裝、海關報關、回程運輸、可供選擇的自選服務等作出具體說明。
　　(七)會展旅游信息
　　會展旅游信息是對解決參展商、觀眾等與會相關人員參加會展期間的交通、吃、住、行等需要和會展前后的旅游需要等問題作出的一些說明。會展旅游信息要詳細地列出各指定接待酒店的檔次、協(xié)議優(yōu)惠價格、地址、聯(lián)系電話、傳真、聯(lián)系人、與展館的距離等，要列出海外觀眾和參展商入境的簽證辦法、會展期間及前后可供選擇的商務考察和觀光休閑旅游的線路和安排等。
　　(八)相關表格
　　參展商在籌展和布展過程中需要使用的表格主要包括展覽表格和展位搭建表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家服務表、聘請臨時服務人員申請表、額外工作證和邀請卡申請表、研討會和技術交流會申請表、刊登會刊廣告申請表等。

三、參展說明書的寫作規(guī)范

參展說明書作為較為實用的策劃文案，對會展活動的成功舉辦具有重要作用，因此在其編制過程中，必須遵循以下原則。
　　(一)實用原則
　　參展說明書所包含的內容必須對參展商進行籌展、布展、展覽和撤展等有較大的指引作用，或者對辦展機構對會展籌展、布展、展覽和撤展各環(huán)節(jié)進行管理有較大幫助，或者對參展商邀請其老客戶來會展參觀有輔助作用，否則，該內容就不能進入?yún)⒄股淌謨浴?br /> 　　(二)簡明原則
　　參展說明書對各方面內容的說明和敘述在語言方面應該簡潔、明了，在規(guī)劃上必須準確、具體，以免在會展籌備、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)的具體執(zhí)行中引起爭議，影響辦展機構對會展現(xiàn)場的管理。
　　(三)詳盡原則
　　參展說明書要對涉及的內容進行詳細說明，以更有利于會展具體操作和管理，如對布展和撤展加班時間的規(guī)定可以具體到小時和分鐘，對各種表格的返回最后期限的規(guī)定具體到某月某日等；要對提到的各項內容做到?jīng)]有遺漏，如對展覽場地基本情況的說明中，對展館人口的高度和寬度、對展館的地面承重能力、對消防的注意事項等要一一列明，不能遺漏，否則，現(xiàn)場操作就會出現(xiàn)問題，如沒有提到展館入口的高度和寬度，就有可能使一些較大較長的物品進不了展館。
　　(四)美觀原則
　　參展說明書的編排和印刷應該美觀大方、裝幀考究，盡量不要出現(xiàn)錯別字和其他印刷錯誤；參展說明書的版式和EfJlilfl紙張在一定程度上影響著辦展機構的品牌效應和社會聲譽，并直接決定著會展的規(guī)模和檔次。
　　(五)專業(yè)原則
　　參展說明書的遣詞造句和行文方式應遵循專業(yè)規(guī)范和行業(yè)習慣，內容編排順序要符合參展商籌展的籌備程序，以便于參展商充分了解參展說明和順利籌備參展。
　　(六)國際原則
　　國際性會展的參展說明書的內容編排和制作要盡量做到符合國際參展商的需要，并配備外文稿件。外文稿件的參展說明書，其翻譯一定要準確，因為海外參展商就是根據(jù)該說明書來籌備各項參展事宜的，如果翻譯不準確，將會給他們帶來極大的不便。