一場(chǎng)研討會(huì)的流程一般包括研討會(huì)活動(dòng)目的和會(huì)議主題確定、選擇會(huì)議服務(wù)公司、預(yù)訂酒店、會(huì)前籌劃、大會(huì)領(lǐng)導(dǎo)工作組成立和分工、會(huì)議緊急事故處置預(yù)案制定及活動(dòng)彩排、會(huì)中日常安排、活動(dòng)執(zhí)行和全媒體宣發(fā)等。今天杭州數(shù)字會(huì)議服務(wù)公司伍方通過(guò)一個(gè)學(xué)術(shù)研討會(huì)流程模板和大家一起探討一下研討會(huì)議程安排。

研討會(huì)，一般是指專門針對(duì)某一行業(yè)領(lǐng)域或某一具體討論主題在集中場(chǎng)地進(jìn)行研究、討論交流的會(huì)議。它對(duì)于制定政策、發(fā)展戰(zhàn)略、方法措施都有巨大作用。研討會(huì)按照會(huì)議目的、會(huì)議對(duì)象可以分為不同的類型，一般有專題研討會(huì)、學(xué)術(shù)研討會(huì)、主題研討會(huì)、交流研討會(huì)、公司研討會(huì)、劇本研討會(huì)、教育研討會(huì)、線上研討會(huì)、網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)等等。那么，一場(chǎng)研討會(huì)具體流程包括哪些？今天杭州數(shù)字會(huì)議服務(wù)公司伍方通過(guò)一個(gè)學(xué)術(shù)研討會(huì)流程模板和大家一起探討一下研討會(huì)議程安排。

▲818縣域農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展與數(shù)字鄉(xiāng)村研討會(huì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)

學(xué)術(shù)研討會(huì)流程范例

一、學(xué)術(shù)研討會(huì)原則和目的

本屆學(xué)術(shù)研討會(huì)是XXX主辦，XXX承辦，本著“繁榮學(xué)術(shù)、凝聚力量、引領(lǐng)學(xué)科”的辦會(huì)宗旨，為努力實(shí)現(xiàn)中藥材半夏合理開(kāi)發(fā)利用和社會(huì)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略服務(wù)。利用學(xué)術(shù)研討會(huì)活動(dòng)交流各地半夏中藥產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，增強(qiáng)公司與地方、公司與公司、公司與客戶之間的聯(lián)系。研討會(huì)主題是“加強(qiáng)產(chǎn)學(xué)研結(jié)合，促進(jìn)中藥資源產(chǎn)業(yè)化發(fā)展”。

二、會(huì)議舉辦前

1、參會(huì)嘉賓會(huì)議期間的酒店預(yù)定（XXX酒店）。

2、XXXX年X月X日全天設(shè)立個(gè)接待站。

酒店：工作人員（2人）  時(shí)間（10∶00-21：30）。

機(jī)場(chǎng)（3輛大型客車）：工作人員（2人） 時(shí)間（12∶00-22∶00）。

3、在會(huì)議酒店設(shè)立會(huì)議報(bào)到處/簽到處，在序廳布置會(huì)議信息展示區(qū)、媒體采訪區(qū)等。

4、學(xué)術(shù)研討會(huì)會(huì)議室的選定（含舞美布置、會(huì)議室內(nèi)燈光、音響、座位的布置、會(huì)議用品的準(zhǔn)備等）。

設(shè)置主會(huì)場(chǎng)一個(gè)，分會(huì)場(chǎng)兩個(gè)。

5、研討會(huì)邀請(qǐng)嘉賓名單的擬定（包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、制藥單位及媒體記者等）。

6、會(huì)議期間茶歇及嘉賓用餐安排。

（1）主會(huì)場(chǎng)及分會(huì)場(chǎng)開(kāi)會(huì)期間，擺放茶歇（上午、下午）。

（2）X月X日，早、中、晚，在酒店樓大廳（自助餐）。

（3）X月X日晚，XX單位設(shè)晚宴（地點(diǎn)：待定）。

（4）X月X日，參觀基地（中、晚）賓館。

7、會(huì)議期間車輛的安排（5輛大型客車接送）。

8、在會(huì)議舉辦前，定制會(huì)議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會(huì)議接待手冊(cè)。

9、準(zhǔn)備會(huì)議期間資料（含參會(huì)代表通訊錄，會(huì)議中所需資料等）。

10、其它相關(guān)準(zhǔn)備（如會(huì)議期間的噴繪、舞臺(tái)背景、大屏背景、會(huì)場(chǎng)拱門、場(chǎng)外道旗等物料）。

11、會(huì)后參觀考查的路線及時(shí)間。

▲研討會(huì)會(huì)后參觀數(shù)字農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)園環(huán)節(jié)

三、會(huì)議舉辦中

（一）XX中藥材半夏產(chǎn)業(yè)發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì)

1、XX中藥材半夏產(chǎn)業(yè)發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì)議程安排

（1）研討活動(dòng)日程

XX月XX日全天，酒店報(bào)到。

XX月XX日上午，開(kāi)幕式，大會(huì)特邀報(bào)告。

XX月XX日下午，大會(huì)特邀報(bào)告。

XX月XX日，學(xué)術(shù)交流。

XX月XX日下午16：00，閉幕式。

XX月XX日，會(huì)后考察。

（2）宣傳報(bào)道

本次學(xué)術(shù)研討活動(dòng)主要通過(guò)權(quán)威新聞門戶、本地電視臺(tái)、大會(huì)官網(wǎng)、媒體號(hào)等進(jìn)行宣傳報(bào)道，最大限度的通過(guò)各種有效形式進(jìn)行全媒體活動(dòng)宣發(fā)。

2、參會(huì)人員

約200人參加本次學(xué)術(shù)研討會(huì)活動(dòng)。

（二）會(huì)議期間注意事項(xiàng)

1、根據(jù)前來(lái)的參會(huì)代表的實(shí)際狀況，機(jī)場(chǎng)、車站專人、專車分批分時(shí)段按預(yù)計(jì)計(jì)劃接站。

2、會(huì)議酒店現(xiàn)場(chǎng)安排專人分發(fā)會(huì)議資料和來(lái)客接待。

3、會(huì)場(chǎng)的會(huì)務(wù)服務(wù)。

4、在會(huì)議報(bào)到處協(xié)助酒店人員確認(rèn)和分發(fā)房間，整理記錄有關(guān)信息。分發(fā)會(huì)議禮品及領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)專家房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。

5、確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

6、提前確認(rèn)會(huì)議代表的娛樂(lè)項(xiàng)日、娛樂(lè)場(chǎng)所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。

7、確認(rèn)旅游公司為該會(huì)議帶給的旅游考察的吃、住、行、游、購(gòu)、娛安排事宜（日程安排、導(dǎo)游等安排）。

8、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。

9、確認(rèn)特殊客人（領(lǐng)導(dǎo)、政府官員及重要客商等）的安排及接待工作。

10、協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。

11、代辦會(huì)議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

四、會(huì)議舉辦后

1、為考察嘉賓提供考察隊(duì)引導(dǎo)跟蹤服務(wù)。

2、特邀領(lǐng)導(dǎo)、政府官員等人員一同考察。

3、根據(jù)考察路線安排好考察嘉賓的食宿。

五、會(huì)議緊急事故處理

1、緊急醫(yī)療

緊急事件可能在任何時(shí)間發(fā)生，但是有些參加會(huì)議的人比其他人更容易受傷與生病，比較可能性的病癥是心臟疾病、中風(fēng)和其他有危害生命的病癥，有些與會(huì)者因?yàn)楦淖冿嬍?、喝酒、睡眠不足、疲勞、面臨不熟悉環(huán)境、孤獨(dú)、遠(yuǎn)離親人所致，因此要使那些人得到照顧。成立一個(gè)緊急醫(yī)療系統(tǒng)，與當(dāng)?shù)蒯t(yī)院聯(lián)絡(luò)，一旦有緊急病人立即安排救護(hù)車送醫(yī)院急救。并在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)安排醫(yī)療人員，在會(huì)場(chǎng)再和醫(yī)師聯(lián)絡(luò)，確定他（她）愿意短時(shí)間內(nèi)來(lái)看診，在大會(huì)手冊(cè)以及其他資料中印上緊急事件聯(lián)絡(luò)電話號(hào)碼。

2、火災(zāi)

每一個(gè)與會(huì)者都要明白在活動(dòng)中遇到火災(zāi)的逃生技能，濃煙和驚慌往往比火災(zāi)本身造成的死亡還高。飯店有職責(zé)告知客人逃生步驟，明確緊急逃生口位置，但是會(huì)議籌辦人扮演著更重要的主角，保護(hù)與會(huì)者并帶給這方面足夠的資料。很多主辦單位印制了防火手冊(cè)，放在資料袋中一齊給與會(huì)者參考。

六、籌備領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)

（一）成立大會(huì)籌備領(lǐng)導(dǎo)小組

組長(zhǎng)：XXX

常務(wù)副組長(zhǎng)：XXX、XXX

成員：XXX……

領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審定研討會(huì)活動(dòng)總體方案和具體實(shí)施方案，研究決定活動(dòng)中的有關(guān)重大問(wèn)題，討論提出活動(dòng)所需經(jīng)費(fèi)預(yù)算報(bào)總辦會(huì)審定。

領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)三個(gè)工作小組負(fù)責(zé)承擔(dān)相關(guān)具體工作。

1、后勤組

由XX負(fù)責(zé)，成員：XXX……

（1）制定活動(dòng)總體方案。包括X月X日研討會(huì)活動(dòng)詳細(xì)實(shí)施方案、X月X日-X月X日研討會(huì)中、晚宴方案、嘉賓迎送、食宿、研討會(huì)禮品方案、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制。

（2）匯總邀請(qǐng)嘉賓的具體名單，經(jīng)審定后負(fù)責(zé)發(fā)函并跟蹤落實(shí)。

（3）負(fù)責(zé)票務(wù)工作。

（4）車輛保障。

（5）負(fù)責(zé)安全工作。

2、現(xiàn)場(chǎng)組

由XX負(fù)責(zé)，成員：XXX。

根據(jù)研討會(huì)議程，負(fù)責(zé)X月X日上午開(kāi)幕式會(huì)場(chǎng)布置，含分會(huì)場(chǎng)布置、舞美搭建、音響、環(huán)境及衛(wèi)生等等。

3、宣傳、資料組

由負(fù)責(zé)，成員：XXX。

（1）制作請(qǐng)柬、回執(zhí)、代表證樣式和參會(huì)須知，經(jīng)籌備領(lǐng)導(dǎo)小組審定后印制。

（2）負(fù)責(zé)草擬在X月X日上午研討會(huì)致辭。

（3）制定系列宣傳報(bào)道方案，經(jīng)籌備領(lǐng)導(dǎo)小組審定后組織實(shí)施。

（4）組織宣傳資料，經(jīng)審定后印制。

（5）會(huì)議主持人、禮儀小姐、橫幅、鮮花的準(zhǔn)備。

4、學(xué)術(shù)研討籌備組

由負(fù)責(zé)，成員：XXX。

負(fù)責(zé)學(xué)術(shù)研討會(huì)的會(huì)議資料、參與人員、具體時(shí)間、地點(diǎn)、資料的準(zhǔn)備等，提出學(xué)術(shù)研討籌劃方案。

七、籌備時(shí)間安排

1、后勤組負(fù)責(zé)擬定資料

（1）X月X日前，擬出本次研討會(huì)參與人員名單。

（2）X月X日前，擬出研討會(huì)資料和食宿、禮品等詳細(xì)方案。

2、宣傳、資料組負(fù)責(zé)提交資料

X月X前，探討會(huì)宣傳報(bào)道初步方案和代表證樣式。學(xué)術(shù)研討籌備組負(fù)責(zé)提交學(xué)術(shù)研討籌劃方案。X月X日，研討會(huì)籌備組討論上述方案。

3、其它大會(huì)籌備工作

X月X日前，根據(jù)確定的參會(huì)人員名單，各工作組提出完成本組各項(xiàng)工作的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

X月X日前，會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)組負(fù)責(zé)提出研討會(huì)會(huì)場(chǎng)布置初步方案。

X月X日前，組織與會(huì)專家來(lái)踩點(diǎn)考察，向大會(huì)提交XX地區(qū)半夏產(chǎn)業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討意見(jiàn)稿。

X月X日前，會(huì)議禮品及資料袋準(zhǔn)備到位。

X月X日前，各小組工作基本準(zhǔn)備就緒。

X月X日，籌備組對(duì)各工作組的方案、工作準(zhǔn)備狀況再過(guò)一遍，對(duì)部分工作及時(shí)補(bǔ)救。同時(shí)，著手布置會(huì)議場(chǎng)地、會(huì)議資料裝袋、會(huì)議彩排。

X月X日，根據(jù)分工，開(kāi)始迎接來(lái)賓的工作，必要時(shí)籌備組應(yīng)再次碰頭商討。

▲浙江省未來(lái)社區(qū)試點(diǎn)建設(shè)專題研討會(huì)在浙江省杭州市蕭山瓜瀝七彩社區(qū)舉辦