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如果沒(méi)能按時(shí)布置好展臺(tái)，做到一切準(zhǔn)備工作完美無(wú)缺的話，那么即使你的策劃是世界上最幫的也沒(méi)有用。為了確保一切按計(jì)劃進(jìn)行，建議大家注意以下事項(xiàng)；
1、如果可能，一定要用新的紙板箱或板條箱。
不要老是重復(fù)使用已經(jīng)用過(guò)無(wú)數(shù)次的紙板箱。新箱子不但能給展品提供更好的保護(hù)，還可以避免運(yùn)輸方以包裝不好為由對(duì)旅游中造成的損壞推卸責(zé)任。
2、使包裝易卸載及安裝。
遵循“后如先出”的方法：最后打包的應(yīng)該是地毯、墊子以及電纜和工具，這樣開(kāi)始安裝展臺(tái)時(shí)，有些東西就能最先準(zhǔn)備好。同時(shí)還的記住給箱子編號(hào)，并隨身攜帶行李的列表，這樣你才能知道每個(gè)箱子里面裝的是什么。
3、確保所有東西的安全，不管是里面的還是外面的。
當(dāng)箱子被搖晃時(shí)，箱內(nèi)物品應(yīng)該沒(méi)有明顯的晃動(dòng)。一定要放減震的填塞物，但是不要用泡沫粒（這東西太凌亂效果不好）。如果你使用收縮性薄膜包裝，那么別用透明的，用黑色的，這樣可以把里面的東西遮蔽起來(lái)。要確保外部的安全則要用結(jié)實(shí)的包裝帶把箱子捆起來(lái)。在接口處貼上書(shū)寫(xiě)清晰、字體夠大的地址標(biāo)識(shí)，頂部和低部都要貼，這樣才能確定箱子是否被打開(kāi)過(guò)。
4、確認(rèn)地址標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確無(wú)誤。
如果將一個(gè)只寫(xiě)有會(huì)議中心地址的箱子寄出，多半的結(jié)果會(huì)是丟失或者退遞。確定在箱子上寫(xiě)上了你的公司名稱、會(huì)展名稱、展臺(tái)編號(hào)、投遞點(diǎn)的名稱和地址、聯(lián)系人姓名以及電話號(hào)碼。每次會(huì)展結(jié)束后就的撕下舊的標(biāo)識(shí)，以免下次運(yùn)輸時(shí)引起混淆。
5、在拆卸的過(guò)程中申請(qǐng)外運(yùn)標(biāo)簽，在安裝期間貼在空箱子上。
確定在箱子上貼上“空”標(biāo)簽，在會(huì)展期間交由GSC保管。任何你希望在會(huì)展結(jié)束后被歸還的物品，都貼上這個(gè)標(biāo)簽，包括貨盤(pán)，這樣GSC才知道那些物品是要儲(chǔ)藏起來(lái)而不是仍掉。
6、確保你的承運(yùn)商在緊急情況下可以聯(lián)系到你。
確保他們可以在出現(xiàn)推遲等任何需要通知你的情況時(shí)聯(lián)系到你。你的告訴他們你的語(yǔ)音信箱號(hào)碼、電郵地址、手機(jī)號(hào)碼、家里的電話號(hào)碼以及其他私人號(hào)碼，一及任何臨時(shí)的聯(lián)系方式。童謠也的向承運(yùn)商索要他們的緊急聯(lián)系方式。
7、選擇以會(huì)展物資運(yùn)輸為主業(yè)的承運(yùn)商。
很多會(huì)展都會(huì)對(duì)用UPS、FDEX或其他此類(lèi)方式郵遞的小件加收費(fèi)用或者提高運(yùn)輸費(fèi)。專業(yè)的會(huì)展承運(yùn)商在這些方面很在行。
他們知道如何去應(yīng)付這些“運(yùn)貨管理”的細(xì)節(jié)，如果你請(qǐng)一般的承運(yùn)商，你恐怕還得另外花錢(qián)請(qǐng)人幫你打理這些事項(xiàng)。
8、千萬(wàn)不要在會(huì)場(chǎng)和工會(huì)爭(zhēng)吵。
你可能會(huì)在爭(zhēng)吵中取勝，但可能失去全局的成功。要友善對(duì)待歸還給你空箱子的工人，但在你的財(cái)務(wù)沒(méi)有被全部歸還之前，不要給他們小費(fèi)（會(huì)展是不允許在大廳里給小費(fèi)的。做任何事之前都要首先了解一下當(dāng)?shù)氐囊?guī)定）。如果你真的想犒賞一下他們，不如考慮給他們瓶水或者快餐，總之不要直接給小費(fèi)。
9、為箱子創(chuàng)設(shè)獨(dú)特的記號(hào)或圖案
一種辦法是把所有箱子的一角刷上某種統(tǒng)一的顏色，例如公司的代表色?；蛘吒玫霓k法是把整只箱子都印成哪個(gè)顏色。這樣不僅你可以把箱子放在會(huì)場(chǎng)，而且可以幫助你的承運(yùn)商把你的材料放在正確的位置，如果他們搞混了的話。
10、向會(huì)場(chǎng)的一般服務(wù)承辦商索要提貨單。
這份文件就是GSC接手保管你的貨物的收條，同時(shí)你也得確保他們知道如何處理這些貨物。你的確切的知道你有多少箱子需要被運(yùn)輸，每個(gè)箱子的準(zhǔn)確重量又是多少。要記住在你的貨物被搬上承運(yùn)商的貨車(chē)之前，GSC對(duì)任何的損失都是不負(fù)責(zé)的。這就意味著你的一直盯著你的箱子直到完全裝載。一定要指派你自己的承運(yùn)商，否則GSC就會(huì)用會(huì)展指定的承運(yùn)商，那就意味著你的貨物都將以收件人付款的方式被運(yùn)送，而你的在收到你的貨物前付清所有的費(fèi)用。
