活動分工是指參加活動的相關(guān)方為了活動的順利舉行，按不同技能或要求分別做各不相同而又互相補充的工作。

　　工作人員是活動策劃中的核心與紐帶，他們因分工不同在活動中大概有三種分類：策劃執(zhí)行人員、活動工作人員以及演職類人員。

　　

 

　　?策劃執(zhí)行人員

　　策劃執(zhí)行人員是活動的大腦。

　　在活動正式立項之后，就會成立一個活動項目組。組織者是活動的總負(fù)責(zé)人，貫穿活動始終，也是活動項目組的組長，組員包括活動策劃人員、設(shè)計人員以及活動執(zhí)行組負(fù)責(zé)人。

　　所謂組織者，即領(lǐng)導(dǎo)者?；顒拥慕M織者是指策劃與實施活動，并對活動參與者施加心理影響，進而實現(xiàn)活動目標(biāo)的核心人物。這一領(lǐng)導(dǎo)核心，在正式群體中通常是這個組織的領(lǐng)導(dǎo)者，在非正式群體中通常是自然產(chǎn)生的領(lǐng)頭人。

　　在策劃活動中，組織者居于活動的中心地位，具有決策指揮。組織管理、協(xié)調(diào)控制的權(quán)利和權(quán)威，這種權(quán)利和權(quán)威是其只能的體現(xiàn)，并帶有明顯的系統(tǒng)性，構(gòu)成領(lǐng)導(dǎo)職能體系。在活動中，組織者職能的系統(tǒng)包括：

　?、贈Q策：所謂決策，是在對事物全面認(rèn)識的前提下，為達(dá)到預(yù)定目標(biāo)而采取的對策與方案?；顒記Q策是確立活動目標(biāo)的行為，是活動組織者職能體系中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，影響并決定其他領(lǐng)導(dǎo)職能的發(fā)揮。它建立在調(diào)研基礎(chǔ)上，貫徹于領(lǐng)導(dǎo)行為的全過程，關(guān)系到整個活動的成敗得失。

　?、诩睿杭钍峭ㄟ^滿足人們的需要而激發(fā)其內(nèi)在動力，調(diào)動其積極性的一種領(lǐng)導(dǎo)行為，也是衡量領(lǐng)導(dǎo)行為是否有效的標(biāo)準(zhǔn)之一。在青年活動中，激勵方式主要有：目標(biāo)激勵、物質(zhì)激勵、精神激勵、榜樣激勵、參與激勵等。重視激勵行為的發(fā)揮，恰到好處地運用激勵方

　　式，對于活動的實施具有重要意義。

　　③協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)的根本目的在于提高組織的整體效能，促進領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)的實現(xiàn)。在策劃活動的實施過程中，組織者的協(xié)調(diào)是不可或缺的，具有舉足輕重的作用：它既是領(lǐng)導(dǎo)活動的各種相關(guān)因素互為補充，彼此促進的有效方式也是組織鞏固發(fā)展，群體和諧進步的重要保證。因

　　此，協(xié)調(diào)能力的培養(yǎng)，是組織者的必修之課。

　?、芸刂疲河捎诨顒拥臎Q策執(zhí)行和目標(biāo)實現(xiàn)是一個復(fù)雜多變的動態(tài)過程，因而必須對此動態(tài)過程實施有效的控制?？刂剖腔顒咏M織者對整個領(lǐng)導(dǎo)過程的話駕馭和支配，其中既包括對群體成員的約束，也包括對領(lǐng)導(dǎo)自身偏差的糾正，還包括對活動目標(biāo)的校正和活動細(xì)節(jié)的再處理等。

　　在策劃活動的構(gòu)成要素中，組織者的素質(zhì)是最具決定性的。作為活動的領(lǐng)導(dǎo)核心，組織者要明確自身的領(lǐng)導(dǎo)職能，選擇正確的領(lǐng)導(dǎo)方式，注重發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)魅力，扮演好多重角色。

　　

 

　　活動組織者既是活動的示范者、策動者、代言人，也是活動的參與者。在常態(tài)下，策劃活動組織人不僅進行活動前期的策劃醞釀，活動實施中的組織協(xié)調(diào)，活動結(jié)束后的分析評估等，而且其自身也往往是自始至終融入活動環(huán)境，感同身受體驗活動內(nèi)容的一員，往往更是活動過程中最為活躍者之一。

　　這與其他一般社會活動的組織者只參與策劃和指導(dǎo)，不直接介入活動有所不同。正因為策劃活動組織人始終融人活動之中，便可以根據(jù)活動的進展?fàn)顩r隨時對活動做出必要調(diào)整和改進，這使活動不僅具有極強的可控性，而且有利于活動品質(zhì)的提升，尤其是為未來活動的展開積累經(jīng)驗。

　　活動策劃人員是活動方案的提供者，他們與項目組織者一起完成對整個活動的方案指定和創(chuàng)意思路。他們也是活動項目前期最核心重要的人員之一，要求具有縝密的心思，統(tǒng)領(lǐng)全局的格局以及優(yōu)秀的文案能力。

　　

 

　　在現(xiàn)代職場中流行的一句話是"細(xì)節(jié)決定成敗"，它同樣是一個優(yōu)秀活動策劃者必須具備的本領(lǐng)之一。任何事情從量變到質(zhì)變都不是一個短暫的過程，如果沒有持之以恒的"舉輕若重"，做好每一個細(xì)節(jié)的務(wù)實精神，就達(dá)不到"舉重若輕"的境界。如果策劃者認(rèn)為宏圖大略

　　才是當(dāng)務(wù)之急，那么此想法將會誘使他相信所有的細(xì)節(jié)不值得關(guān)注。但與此同時，也將有一大堆"小事"帶來 一連串麻煩，導(dǎo)致他的重大機會被破壞，直至化成泡影。對于一次活動，不管大小其基本程序一般人都能想到，而細(xì)節(jié)如果沒有注意或者處理不當(dāng)，就會造成冷場甚至影響活動的正常進行，回想我們所辦的活動，有因為沒有預(yù)備節(jié)目而使活動"中場休息"的;有因為沒有評分標(biāo)準(zhǔn)而使評委感到茫然的;有因為膠帶的緣故而使會旗滑落的……雖然我們不可能使每次活動都萬無一失，但只要我們用心去做，還可以做得更好，因而填密的思維是活動盡可能少地出現(xiàn)失誤的保證。而且事實證明大家公認(rèn)的高質(zhì)量的活動都是注重細(xì)節(jié)，而其策劃者亦是心思填密的人。

　　而一個好的創(chuàng)意或一個優(yōu)秀的活動策劃方案，最終要靠語言和文字來表達(dá)才能被別人所接受和執(zhí)行。在整個活動流程中，活動策劃人員充當(dāng)?shù)氖?quot;導(dǎo)演"兼"編劇"的角色，因而清晰的邏輯思路、修辭能力，以及聲調(diào)、胺體語言以及表情的搭配和基本文書書寫就顯得尤為重要。

　　有了較強的語言表達(dá)能力，就為良好的溝通架起了橋巣，也為活動的成功奠定基礎(chǔ)。語言的簡明、連貫、得體是我們培養(yǎng)語言表達(dá)能力的基礎(chǔ)和核心，因而在日常的交際中大家都一定要注意這一點。與語言表達(dá)能力相比較，過硬的文字表達(dá)能力一方面有助于使活動更加

　　有序合理，另一方面也能通過文字記錄社團歷史和積淀社團文化，從此意義上講文字表達(dá)能力更加重要。

　　

 

　　設(shè)計人員是活動策劃團隊的高能輔助者，他們協(xié)同策劃人員，將創(chuàng)意從概念通過視覺表現(xiàn)發(fā)展成為最終的成品。他們往往具有較強的創(chuàng)意視覺表現(xiàn)力，掌握熟結(jié)的設(shè)計表現(xiàn)技巧，負(fù)責(zé)活動整體設(shè)計和宣傳設(shè)計。

　　小貼士： 如果你需要印刷邀請函、宣傳冊等活動資料，如果時間不那么緊急，就不要拖廷到傍晚再聯(lián)絡(luò)你的印刷公司。一般24小時工作的印刷工廠在晚上安排的 大都是見習(xí)師傅，他們對印刷的校色這樣重要的環(huán)節(jié)比較沒有經(jīng)驗，不要等拿到印刷成品之后才大嘆色度差別

　　與預(yù)期不符。當(dāng)然如果時間比較充裕的話，我們還是會建議你提前打樣確認(rèn)。常規(guī)來說，菲林打樣是減少誤差和節(jié)省成本和時間的最佳選擇，也最接近印刷成品的效果。

　　

 

　　活動執(zhí)行負(fù)責(zé)人在項目前期就會參與到策劃階段，了解活動的創(chuàng)意核心，保障活動的整體呈現(xiàn)。

　　他們是活動前期的參與者，卻是后期活動的主力軍!

　　

 

　　策劃執(zhí)行人員的工作主要有一下內(nèi)容：

　　a.收集活動信息和素材，準(zhǔn)確和完整的表述信息內(nèi)容及要求。

　　b.必要將訊息匯總。組織，策劃，執(zhí)行，設(shè)計等相關(guān)人員召開方案策劃會議。

　　c.策劃會議結(jié)果整理成文本資料轉(zhuǎn)至策劃組合設(shè)計組開展工作。

　　d.并且與各部門確定工作周期(初稿時間，成稿時間)和工作進度上交策劃方案以PPT文件。

　　e.流程分解(預(yù)先進行流程假想)

　　f.[細(xì)節(jié)描述(注重細(xì)節(jié))。

　　g. 費用預(yù)算(需進行大體估計)

　　h.方案第一稿成形，策劃組與設(shè)計人員須與執(zhí)行組排練(具體內(nèi)容具體分析)。

　　i.對于他人的修正意見，如有必要則組織策劃、設(shè)計與執(zhí)行人員共同討論方案內(nèi)容。

　　j..設(shè)計過程中與市場人員保持隨時溝通，保證設(shè)計思路的準(zhǔn)確和完整。

　　k.設(shè)計完成后將設(shè)計稿打印上交。

　　l.活動前一周必須確認(rèn)所有方案表中的內(nèi)容被確定落實，并再次檢漏

　　m.活動前兩天組織彩排演練。

　　n.活動前一天或者當(dāng)天組織進行活動現(xiàn)場布置工作。

　　o.活動前一小時進行最后一次設(shè)備調(diào)試工作。

　　p.活動前一小時所有人員根據(jù)人員配置圖和分工明細(xì)表全部就位。

　　q.活動執(zhí)行過程中督導(dǎo)進行現(xiàn)場指揮和調(diào)控。

　　r.活動結(jié)束后組織活動總結(jié)和評估。

　　?活動工作人員

　　一切策劃最終都要靠行動來完成，而這種行動要求我們必須雷厲風(fēng)行、勤奮務(wù)實，如果在工作中拖杳、懶散、工作沒人干或者不實干就勢必會影響活動的進程或者會扼殺一個好的活動的誕生。

　　一個正常規(guī)格的活動一般需要六類活動工作人員，他們分別是活動總指揮(統(tǒng)籌人員)、物料人員、現(xiàn)場秩序人員、攝影人員、后勤人員以及機動人員。

　　活動總指揮，是負(fù)責(zé)全面開展活動工作的人。

　　"全面"小是事必躬親，看到事情就去做，想到哪里不合適了就去改，這樣的"指揮家"雖然不能否定他的個人能力，但是人的精力是有限的，作為現(xiàn)場活動的總導(dǎo)演，應(yīng)該把最強的精力放到工作協(xié)調(diào)問題上讓相關(guān)負(fù)責(zé)人做到盡職盡責(zé)是最大的責(zé)任。

　　而這個優(yōu)秀的現(xiàn)場"導(dǎo)演"最應(yīng)具備的就是組織管理能力，因為每一次活動涉及的活動宣傳、節(jié)目彩排、會場布置、物品籌備、邀請嘉賓等工作，不可能靠一個人來完成，這就要求活動總指揮人員具備較強的組織管理能力，能合理地分配時間、對人員能進行合理調(diào)配、對物品能進行妥善管理，特別是在用人上一是要揚長避短，合理使用。用人貴在"才取其長，用當(dāng)所宜"。只有揚長避短，科學(xué)安排，合理使用，使每個成員的特長都能最大限度地發(fā)揮出來，才能調(diào)動其積極性，使其干起工作來，得心應(yīng)手，易于開拓。二是充分信任，放手使用。用人不疑，疑人不用，對所有成員一視同仁，公正對待，不搞厚此薄彼。其實說到本質(zhì)上把"用人問題’解決好了，其他問題都可迎刃而解?？傊^強組織管理能力能使活動的一切程序都能按步驟、有條理地進行。

　　物料人員是以活動物料的籌備、保管與調(diào)度為主的工作人員。

　　我們將活動的物料簡單分為三類：布展物料、設(shè)備物料以及現(xiàn)場物料，他們分別對應(yīng)的是布展人員、設(shè)備人員與倉管人員。除了常規(guī)的這三類人員，如果活動中需要大量的文本類資料還需要特別安排資料組人員，準(zhǔn)們負(fù)責(zé)對接資料文件的準(zhǔn)備與發(fā)放。

　　小貼士：

　　設(shè)各人員中的安裝調(diào)試人員需注意。燈光、音像設(shè)備安裝和展臺的搭建是一個同步的工作，相關(guān)人員應(yīng)該提前到位 并了解展臺的布里，把活動要表達(dá)的外觀內(nèi)容展示、媒體設(shè)備展示調(diào)試和安裝到最佳位里。在安裝完畢后，根據(jù)實際情況，可以考慮留下一部分安裝人員作技術(shù)支持。

　　現(xiàn)場秩序人員，是基于活動流程在現(xiàn)場維護秩序，使活動中各方人員行動按活動進程有序開展的人員。他們往往也是活動工作人員中人數(shù)最多的群體。一般包括接待人員、簽到人員、禮儀人員、安保人員以及會務(wù)服務(wù)人員，除此之外，還有停車指引人員。

　　活動現(xiàn)場秩序人員工作職責(zé)

　　簽到人員

　　管理現(xiàn)場嘉賓登記

　　嘉賓登記完畢后發(fā)放禮品

　　盡量維持登記秩序、穩(wěn)定有序。以免使人流聚集

　　接待人員向邀請嘉賓或觀眾介紹主要內(nèi)容

　　引領(lǐng)嘉賓或者觀眾進入休息區(qū)或與會區(qū)

　　禮儀小姐負(fù)責(zé)派發(fā)活動資料

　　負(fù)責(zé)發(fā)放小禮品

　　引領(lǐng)嘉賓頒獎之類

　　安保人員現(xiàn)場秩序的維護

　　一般的問詢工作

　　會場服務(wù)人員

　　茶具飲品的準(zhǔn)備

　　茶水服務(wù)，以及觀眾和嘉賓的臨時要求的應(yīng)答和處理

　　停車指引人員協(xié)助嘉賓和來賓在指定區(qū)域停車

　　并指引嘉賓和來客前往主會場方向入口位置

　　攝影人員是活動方安排的攝像人員和攝影人員，主要為活動留下精彩瞬間和重要事件的畫面，不要認(rèn)為活動邀請了媒體就可以不安排自己的攝影人員。

　　后勤人員主要負(fù)責(zé)活動現(xiàn)場的工程監(jiān)督，物品驗收，活動工作人員的考勤以及用餐安排，活動嘉賓、客戶以及相關(guān)人員的訂房訂餐事宜。他們一般還包含對活動現(xiàn)場所有物料的調(diào)劑與供給，是活動得以順利完成的重要保障人員。

　　案例：寧波* * *協(xié)會換屆選舉大會項目前期人員組織擬案

　　該會務(wù)由中國策劃研究院浙江分院權(quán)威機構(gòu)全程策劃，浙江友聯(lián)盛業(yè)文化發(fā)展有限公司專業(yè)組織活動執(zhí)行，保證了該會務(wù)從策劃、組織、籌備和執(zhí)行上都更加專業(yè)、系統(tǒng) 高效、優(yōu)質(zhì)，有效且完整地突出會議的主題，呈現(xiàn)本次會議的最佳效果和影響力。會務(wù)工作專業(yè)性主

　　要體現(xiàn)在以下幾個方面：

　　備注

　　當(dāng)然任何一場會務(wù)的成功舉行，都離不開與主辦方的深入溝通和有效配合。

　　

 

　　我們致力于客戶共同探尋活動的核心價值，給出正確的策略建議。讓客戶的活動精彩呈現(xiàn)，看得見，感受到與眾不同。

　　讓一致的活動體驗得到落實，幫助客戶發(fā)現(xiàn)并修正不一致的活動表現(xiàn)。

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