杭州伍方會(huì)議整合 提到會(huì)議場(chǎng)景學(xué)，并不是為了趕潮流，而是杭州乃至中國(guó)的會(huì)議于會(huì)議市場(chǎng)已經(jīng)發(fā)展到了需要關(guān)注這個(gè)問(wèn)題的時(shí)候了。

　　有人會(huì)納悶兒，目前在杭州連“會(huì)議學(xué)”或者“會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理學(xué)”都還沒(méi)弄出來(lái)，怎么又開(kāi)始弄“會(huì)議場(chǎng)景學(xué)”了呢?很多人的疑惑其實(shí)沒(méi)有錯(cuò)，但是在系統(tǒng)的學(xué)說(shuō)成型前，對(duì)行業(yè)的熱詞進(jìn)行關(guān)注和了解總是好的。

　　做會(huì)議的朋友經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)這樣的問(wèn)題：

　　有專業(yè)會(huì)議中心、會(huì)議酒店、度假村，還有各種特色的場(chǎng)地等，怎么選擇適合于自己會(huì)議活動(dòng)的最佳場(chǎng)所?

　　我們參加別人的會(huì)議活動(dòng)，也會(huì)跟著人家一起流眼淚，雖然我們并沒(méi)有想那么做。有的人會(huì)把會(huì)議活動(dòng)與場(chǎng)地及其布置結(jié)合得那么好，我怎么就做不到?

　　誰(shuí)都參加過(guò)很多會(huì)，不同的會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)都會(huì)給你帶來(lái)不同的感受，這種感受可能叫你興奮，你愿意積極參與進(jìn)去，但也可能讓你覺(jué)得不舒服，你想逃走，或者在無(wú)法逃走的情況下躲在一個(gè)角落里磨時(shí)間?

　　u 花了很多錢租了個(gè)高大上的會(huì)場(chǎng)，怎么還有人在后面睡覺(jué)?

　　u 投影儀、LED以及音響怎么選?面對(duì)模模糊糊的屏幕以及含混不清的音響，你的感覺(jué)會(huì)很爽嗎?

　　u 有人在會(huì)議里面添加演出環(huán)節(jié)，可以提升參與者的興奮度，我的會(huì)議能不能加?為什么?

　　u 根據(jù)你的會(huì)議目標(biāo)，營(yíng)造什么樣的參會(huì)者情緒才能達(dá)到最好的效果?

　　u 酒會(huì)與頒獎(jiǎng)儀式該如何營(yíng)造氣氛?舞臺(tái)及現(xiàn)場(chǎng)設(shè)計(jì)、演出及節(jié)目編排以及主持人、視頻、抽獎(jiǎng)等等有多少講究?

　　u 會(huì)議內(nèi)容除了演講人之外還有多少種表達(dá)方式，而這些方式可以使內(nèi)容的傳遞更加生動(dòng)而有效?

　　u 不同的會(huì)議活動(dòng)設(shè)計(jì)對(duì)于會(huì)議價(jià)值的凸顯以及會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有何意義?

　　u 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的程序設(shè)計(jì)有何竅門，以讓參與者感覺(jué)很舒服?

　　u 技術(shù)手段、交互體驗(yàn)、AV、VR等應(yīng)用，錢花在哪兒更有用?

　　u 會(huì)前、會(huì)中的各做預(yù)熱和鋪墊對(duì)于拉升與會(huì)者現(xiàn)場(chǎng)體驗(yàn)效果有幫助嗎?

　　在我看來(lái)，這些問(wèn)題都屬于會(huì)議場(chǎng)景學(xué)需要討論的范疇。

　　什么是會(huì)議場(chǎng)景學(xué)(meetings scenarios，scenarios-based meetings and events)呢?

　　“場(chǎng)景”應(yīng)該被拆分為“場(chǎng)”和“景”兩個(gè)字——“場(chǎng)”就是場(chǎng)地、現(xiàn)場(chǎng)，就是會(huì)議及活動(dòng)發(fā)生的地方;“景”就是景象，眼睛所見(jiàn)之物，就是會(huì)議及活動(dòng)的設(shè)計(jì)、布置、安排、呈現(xiàn)等。會(huì)議場(chǎng)景學(xué)就是研究人們?cè)诓煌瑫?huì)議及活動(dòng)場(chǎng)景中的情緒變化及其與會(huì)議效果之間關(guān)系運(yùn)行規(guī)律的學(xué)科。

　　會(huì)議場(chǎng)景學(xué)研究的實(shí)際上是人們?cè)跁?huì)議現(xiàn)場(chǎng)的各種體驗(yàn)，所以會(huì)議場(chǎng)景學(xué)也是會(huì)議體驗(yàn)學(xué)的一個(gè)組成部分。我認(rèn)為，會(huì)議體驗(yàn)學(xué)的范圍應(yīng)該更廣些，它不僅包括會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)體驗(yàn)，還應(yīng)該包括會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理及服務(wù)的其他很多環(huán)節(jié)，比如會(huì)前的注冊(cè)、參與、互動(dòng)、信息分享等，會(huì)后的評(píng)價(jià)、互動(dòng)、跟蹤、服務(wù)以及旅游體驗(yàn)等一系列問(wèn)題。

　　會(huì)議場(chǎng)景學(xué)、會(huì)議體驗(yàn)學(xué)，與心理學(xué)交叉，只不過(guò)這里研究的是人們?cè)跁?huì)議參與過(guò)程中心理變化的規(guī)律，并讓這些規(guī)律為會(huì)議活動(dòng)所用。

　　這個(gè)理論體系的基礎(chǔ)倒是不難理解，一來(lái)是因?yàn)槿祟愖鳛樯鐣?huì)性動(dòng)物，面對(duì)面的交流對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)良性高效的運(yùn)作具有重要意義;二來(lái)人們置身于不同的會(huì)議場(chǎng)景之中，情緒會(huì)發(fā)生不同的變化，或激動(dòng)，或壓抑;或積極，或消沉;或興奮，或悲傷等，而這種情緒不僅不受主觀控制，還會(huì)相互傳染。會(huì)議活動(dòng)是否成功，會(huì)議價(jià)值——學(xué)習(xí)、討論、觀點(diǎn)分享、社交、業(yè)務(wù)、激勵(lì)等能否實(shí)現(xiàn)，跟現(xiàn)場(chǎng)人們情緒的激發(fā)與調(diào)動(dòng)，以及情緒的共鳴程度等直接相關(guān)。

　　我們這里并不想討論更多的理論問(wèn)題，因?yàn)橐胱尳?jīng)驗(yàn)和設(shè)想變成一門系統(tǒng)的學(xué)說(shuō)，需要做大量的研究和實(shí)證分析，我在這里只想談一談會(huì)議場(chǎng)景學(xué)在會(huì)議策劃、運(yùn)營(yíng)管理及服務(wù)中應(yīng)用的一些思考。

　　會(huì)議場(chǎng)景中哪些因素會(huì)對(duì)人們的情緒產(chǎn)生影響呢?

　　第一是選址。包括選擇大的會(huì)議及活動(dòng)場(chǎng)所，以及具體的舉辦空間。人們從看見(jiàn)會(huì)議建筑物的第一眼起，就開(kāi)始逐步建立起對(duì)這個(gè)場(chǎng)所的認(rèn)識(shí)，之后開(kāi)始對(duì)其周邊環(huán)境、外觀設(shè)計(jì)、內(nèi)部結(jié)構(gòu)及風(fēng)格、會(huì)議流線以及具體的會(huì)議活動(dòng)空間等產(chǎn)生一系列情緒上的反應(yīng);

　　第二是場(chǎng)地內(nèi)外的布置與安排。如果第一個(gè)問(wèn)題是與設(shè)施供應(yīng)方有關(guān)的話，那么第二個(gè)問(wèn)題則主要是組織方的事情了。對(duì)于會(huì)議參與者而言，由外而內(nèi)的順序場(chǎng)景應(yīng)該是：

　　u 廣場(chǎng)或者建筑物入口處——第一印象：歡迎牌、成體系的VI設(shè)計(jì)體現(xiàn);

　　u 注冊(cè)空間：引導(dǎo)、設(shè)計(jì)、布置、流程及安排;

　　u 酒店入?。毫鞒?、效率等;

　　u 會(huì)場(chǎng)外側(cè)空間：設(shè)計(jì)、布置、安排以及展示、互動(dòng)、茶歇、交流等;

　　u 會(huì)場(chǎng)內(nèi)部空間：入口控制、入位引導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)整體設(shè)計(jì)與布置、空間與實(shí)際與會(huì)人數(shù)的比例關(guān)系、臺(tái)型布置及其與會(huì)議主要訴求的關(guān)系、出入口設(shè)置、色彩基調(diào)、舞臺(tái)美術(shù)與設(shè)計(jì)、LED或投影儀效果、音響效果、燈光效果、溫度、氧氣含量、密閉性等;

　　u 內(nèi)容呈現(xiàn)與流程：主持人、演講人、嘉賓專業(yè)能力及現(xiàn)場(chǎng)表現(xiàn)能力，流程設(shè)計(jì)與時(shí)間控制、視頻、PPT設(shè)計(jì)與制作、演出、互動(dòng)、會(huì)議服務(wù)及常規(guī)服務(wù)效果等。

　　u 技術(shù)、互動(dòng)、視聽(tīng)、娛樂(lè)、養(yǎng)生等體驗(yàn)。

　　那么，不同的會(huì)議活動(dòng)類型對(duì)于場(chǎng)景的要求有何不同呢?

　　這里需要說(shuō)明的是，由消費(fèi)水平提高而帶動(dòng)的會(huì)獎(jiǎng)活動(dòng)體驗(yàn)訴求的提升是一個(gè)必然的發(fā)展趨勢(shì)，即便是一個(gè)常規(guī)的會(huì)議，人們對(duì)于會(huì)場(chǎng)、燈光、視聽(tīng)設(shè)施及其效果的要求也在不斷提高——只是為了開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)的“任務(wù)會(huì)議時(shí)代”正在變?nèi)醪⒆呦蚪K結(jié)。

　　我們可以根據(jù)會(huì)議與場(chǎng)景之間關(guān)系緊密程度的不同，將會(huì)議及活動(dòng)由低到高分為五個(gè)等級(jí)：

　　第一是普通會(huì)議(ordinary meetings)。這類會(huì)議及活動(dòng)的特點(diǎn)是：規(guī)模小——幾十人以內(nèi);頻率高——工作區(qū)內(nèi)、會(huì)議市場(chǎng)上很常見(jiàn);花費(fèi)低——沒(méi)有支出或者很少支出;訴求不高——組織方對(duì)此類會(huì)議沒(méi)有過(guò)高的訴求，完成任務(wù)即可。這些會(huì)議包括：工作會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議、討論會(huì)、分享會(huì)、總結(jié)會(huì)等。需要指出的是，人們長(zhǎng)期以來(lái)形成的對(duì)這類會(huì)議的場(chǎng)景要求不高的思維定式是需要改變的，一成不變的環(huán)境、臺(tái)型、流程、內(nèi)容傳遞方式等，對(duì)于參會(huì)者而言極易產(chǎn)生疲勞感，進(jìn)而影響會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成。會(huì)議場(chǎng)景學(xué)也適合于這類會(huì)議。

　　第二是儀式性會(huì)議(ceremony meetings)。政府舉辦的國(guó)家級(jí)、國(guó)際級(jí)會(huì)議及活動(dòng)就屬于這一類。其特點(diǎn)是：會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)與布置大氣而嚴(yán)肅，氣氛莊重，會(huì)議的流程與內(nèi)容程式化;臺(tái)型設(shè)計(jì)較簡(jiǎn)單——要么是高高在上的舞臺(tái)，凸顯領(lǐng)導(dǎo)人的權(quán)威性;要么是圓桌式，凸顯參與者的平等性等。會(huì)議要的就是這種儀式感。除了政府的高端會(huì)議需要這樣的場(chǎng)景之外，少數(shù)企業(yè)的董事會(huì)、商務(wù)洽談等也會(huì)用得到。先進(jìn)的科技手段可以用，但時(shí)尚炫彩的設(shè)計(jì)與布置就算了。

　　第三是正式會(huì)議(formal meetings)。

　　正式會(huì)議主要指的是專業(yè)性、群體性或者主題性的會(huì)議、論壇、年會(huì)及活動(dòng)，人數(shù)可多可少——從幾十人到數(shù)百人、千人、上萬(wàn)人等，這類會(huì)議對(duì)于場(chǎng)景要求相對(duì)比較高，也比較系統(tǒng)，需要認(rèn)真研究并出具場(chǎng)景方案。

　　第四是社交性會(huì)議及活動(dòng)(social meetings and events)。

　　想讓人們交流、互動(dòng)很積極、很融洽，就得有理想的場(chǎng)景設(shè)計(jì)。這類會(huì)議及活動(dòng)不僅對(duì)于選址、選場(chǎng)地要求很高，現(xiàn)場(chǎng)氣氛的營(yíng)造、設(shè)計(jì)與布置、流程安排、燈光與視聽(tīng)、節(jié)目設(shè)計(jì)等需要達(dá)到較高的水準(zhǔn)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會(huì)議的社交價(jià)值愈發(fā)凸顯。

　　第五是體驗(yàn)性會(huì)議及活動(dòng)(experiential meetings and events)。

　　會(huì)議及活動(dòng)雖然都具有體驗(yàn)性，但對(duì)于體驗(yàn)需求的程度會(huì)有所差異¬——有些會(huì)議及活動(dòng)只有與特殊的場(chǎng)景直接關(guān)聯(lián)在一起，才能最佳化地實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)。我們也可以將這類會(huì)議及活動(dòng)歸類為“強(qiáng)體驗(yàn)性”會(huì)議及活動(dòng)。主要包括：晚會(huì)、酒會(huì)、頒獎(jiǎng)典禮、慶典;新品發(fā)布會(huì);特別的年會(huì);現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、觀摩會(huì)等。特殊情緒的激發(fā)在此顯得特別重要：激動(dòng)、興奮、熱愛(ài)、同情、悲傷等。這個(gè)時(shí)候，會(huì)議體驗(yàn)將達(dá)到最高等級(jí)，場(chǎng)景的策劃、設(shè)計(jì)、布置與安排也將達(dá)到最大化。

　　每一個(gè)聚會(huì)，都會(huì)有不同的場(chǎng)景;一個(gè)會(huì)議辦好了，也可以理解為會(huì)議場(chǎng)景方面的工作對(duì)頭了。場(chǎng)景是會(huì)議組織方與會(huì)議參會(huì)者相互連接的最佳橋梁。我們的責(zé)任是，找到其中的規(guī)律，以獲得最佳會(huì)議效果。

　　杭州伍方會(huì)議服務(wù)有限公司成立于2012年3月8日是一家多元化，按現(xiàn)代化服務(wù)理念組建的一家專業(yè)會(huì)議服務(wù)有限公司。專門承接政府及企業(yè)的工作年會(huì)、研討會(huì)、經(jīng)銷商會(huì)、產(chǎn)品推廣、新聞發(fā)布會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、銷售獎(jiǎng)勵(lì)、交流學(xué)習(xí)等各種會(huì)議;專業(yè)提供會(huì)議會(huì)展策劃、組織接待、酒店客房預(yù)訂、票務(wù)代理、旅游咨詢、活動(dòng)慶典、租賃服務(wù)、公關(guān)活動(dòng)、禮儀服務(wù)、會(huì)議禮品訂制等一站式綜合服務(wù)。 我們團(tuán)隊(duì)匯聚從事會(huì)務(wù)，商務(wù)服務(wù)專家及一批精于會(huì)議接待的專業(yè)人員，具備良好的協(xié)調(diào)溝通能力、豐富的執(zhí)行管理，歡迎大家前來(lái)咨詢!免費(fèi)熱線電話：400-0571361