“簡直糟透了。不僅我覺得無聊，其他人也都覺得無聊。誰都提不起興致。我很不善于組織這種會議。但是這些會議又很重要。我必須做得更好。我得找出一個更好的辦法。”

　　大約7年前，我在日志中寫下上面這段話。我還記得那次會議，就是它最終讓我改變了組織會議的方式。大約10個人參加了那次為期兩天的會議——包括CEO和他的直接下屬。為了不被打擾，我們選擇了在酒店開會。會議的目的是討論并決定下一年的計劃。這是一次外出戰(zhàn)略會議。

　　我為那次會議做了細(xì)致的準(zhǔn)備。我跟團(tuán)隊里的每個人單獨(dú)面談，了解他們對公司戰(zhàn)略的想法，以及成功實(shí)施戰(zhàn)略可能碰到的阻力。根據(jù)他們的想法，我設(shè)計了兩天的會議流程，并讓每個人準(zhǔn)備了PowerPoint幻燈片，陳述各自領(lǐng)域的戰(zhàn)略。

　　結(jié)果呢？當(dāng)每個人站起來陳述各自戰(zhàn)略時，其他人要么走神，要么挑刺兒。

　　多數(shù)幻燈片陳述都會招致這兩種反應(yīng)，因?yàn)槎鄶?shù)幻燈片都做得很漂亮，內(nèi)容也很完整，它們在設(shè)計上就是為了讓聽眾滿意，向聽眾證明陳述者知道自己在說些什么。聽眾走神是因?yàn)椴恍枰麄冏鍪裁?；聽眾挑刺兒是因?yàn)椋绻蛔呱?，那么?dāng)有人想證明自己的陳述天衣無縫時，挑刺兒就是聽眾可做的最有意思的事。

　　于是，在此后的7年里，我在外出會議的設(shè)計上，做了很多嘗試：開展團(tuán)隊建設(shè)活動；會議期間我一直待在房間前頭；會議中我一點(diǎn)都不參與；我傳授一些必要的會議技能，如溝通、團(tuán)隊互動等；我讓CEO主持會議；完全不讓CEO參與會議；還有其他數(shù)十種方法。

　　漸漸地，我找到了影響會議成敗的最重要因素：PowerPoint幻燈片。最有成效的會議都不采用幻燈片。

　　幻燈片陳述不可避免地會淪為獨(dú)白。它關(guān)注的是答案，每個人都面對著屏幕。但是會議應(yīng)該是有對話的。會議的重點(diǎn)是問題，而不是答案，與會者應(yīng)該面對面。我知道這聽起來有點(diǎn)夸張，但我發(fā)現(xiàn)連投影儀的嗡嗡聲都會影響談話。

　　開會的成本是很高的，因?yàn)槟惆岩恍└咝秸咄瑫r聚到了一個房間里。因此，會議應(yīng)該用來深入討論問題，而不是相互通報進(jìn)展。

　　試試這樣做：不要讓高管們?nèi)?zhǔn)備清晰的、深思熟慮的（通常也是乏味的）幻燈片來陳述各自的業(yè)務(wù)，而是讓他們?nèi)ブ鞒址钦綍h，討論同事的業(yè)務(wù)，并使用活動掛圖來收集重要想法，得出結(jié)論，決定行動方案（包括執(zhí)行人和時間安排）。

　　在會前，給每個高管分配一個其職責(zé)豎井之外的問題。生產(chǎn)方面的問題，可以分配給銷售主管；營銷方面的問題，可以分配給運(yùn)營主管。高管的任務(wù)是調(diào)查這個問題，并準(zhǔn)備一些想法和解決方案，以供討論。

　　這樣做，可以打破人們的職責(zé)豎井（我在“解決組織中的外餡三明治問題”一文中談到了這個挑戰(zhàn)），表明大家共同擁有這家公司，同時不會讓人們對自己的業(yè)務(wù)過于感到自豪或過于維護(hù)。換句話說，它會讓會議更加真實(shí)。

　　在會議結(jié)束前，留出至少一兩個小時，制定溝通計劃來傳達(dá)做出的決定。讓我感到有點(diǎn)驚訝的是，在決定該傳達(dá)哪些內(nèi)容時，總會出現(xiàn)那么多的前后不一致和意見分歧。

　　當(dāng)然，會議的成功還取決于其他很多因素。但是不使用幻燈片這條原則影響最大，因?yàn)樗馨雅c會者的精力都集中到解決問題上。

　　我在主持外出會議時，總會有點(diǎn)緊張，因?yàn)槿绻麜h進(jìn)展順利，它就無法預(yù)測。想法、見解和解決方案不斷涌現(xiàn)，但如果沒有現(xiàn)場與會者的參與，這些是不可能出現(xiàn)的。爭論隨時可能出現(xiàn)。不過，讓外出會議無法預(yù)測的因素也正是讓它激動人心和有價值的原因。

　　上周，我花了兩天時間，為一家大型科技公司的CEO和領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊主持了一次外出戰(zhàn)略會議。該公司增長快速，出現(xiàn)了一些良性的、但也很現(xiàn)實(shí)的問題。每個高管都就同事業(yè)務(wù)中的某個問題支持了一場對話。每場對話最后都形成了一個意見一致的行動方案（包括執(zhí)行人和時間安排）。所有這些都是在沒有投影儀的嗡嗡聲中完成的。

　　會議最后兩小時討論了如何向公司其他人傳達(dá)我們的決定。會后，一向認(rèn)為開會是浪費(fèi)時間的首席財務(wù)官轉(zhuǎn)向我說：“這兩天的會還真有用。”

　　這話從他嘴里說出來，那真是太難得了。