可以毫不夸張地說，每一個(gè)
國際會(huì)議都是一個(gè)系統(tǒng)工程，只因各自的層次高低不同、規(guī)模大小不一而迥異。從鄰近各國，甚至世界各地，調(diào)兵遣將匯集數(shù)十人乃至數(shù)千人至某地參加一次國際讎已屬不易。會(huì)議中，既要使代表們能開誠布公，暢所欲言，又要使會(huì)議的高座雄辯中保持一致，善始善終，更費(fèi)周折。何況國際會(huì)議的與會(huì)者都有一定的身份，不是專家教授，便是社會(huì)賢達(dá)；不是商賈巨富，便是部長(zhǎng)大臣。如會(huì)務(wù)安排發(fā)生差錯(cuò)或生活接待有所疏忽都會(huì)造成不良的國際影響，使組織者感到尬尷，使代表們感到遺憾。國際會(huì)議還是個(gè)跨行業(yè)、跨部門的工作，從外事到旅游，無不一一涉及。它必須有許多單位的密切配合與合作，層層負(fù)責(zé)，環(huán)環(huán)扣緊，才能事竟于成。進(jìn)行這樣的系統(tǒng)工程，如不事先預(yù)作周密的策劃，而是“跟著感覺去走”，走一步看一步，就難保不出問題。對(duì)國際會(huì)議要預(yù)做認(rèn)真策劃的目的是：
一、有條不紊地進(jìn)行工作。有了策劃，什么時(shí)間完成什么，完成到什么程度，由誰來完成，便心中有數(shù)，可以避免盲目性和隨意性，加強(qiáng)時(shí)間觀念。
二、預(yù)見可能遇到的困難。未雨綢繆。策劃即使不能防止意外險(xiǎn)阻的出現(xiàn)，至少能使人處變不驚，增加工作的主動(dòng)性。
三、對(duì)各種需要做出估計(jì)。兵馬未動(dòng)，糧草先行。國際會(huì)議需要充分的人力、物力和財(cái)力支持。有了規(guī)劃才能估計(jì)到各種需要的種類、數(shù)量和出現(xiàn)的時(shí)間，預(yù)做準(zhǔn)備，防患于未然。國際會(huì)議的組織者理所當(dāng)然地要認(rèn)真進(jìn)行策劃，其他與會(huì)人士雖不直接從事策劃，但熟悉一下國際會(huì)議的形成和內(nèi)中的問題，也定會(huì)有所裨益。
策劃國際會(huì)議需要注意：
一、及早動(dòng)手。通常一個(gè)大型國際會(huì)議的構(gòu)思、醞釀和策劃一年前就要開始。策劃是個(gè)漸進(jìn)的過程。在構(gòu)思和醞釀階段中，策劃的雛形實(shí)際上也在形成，只是待籌備進(jìn)行到一定階段時(shí)，人們要求看到工作設(shè)想和實(shí)施方案，正式的策劃才破繭而出。經(jīng)驗(yàn)表明，策劃宜早不宜遲，原因是需要留出討論、修改和審
批的充分時(shí)間。
二、全面考慮。國際會(huì)議的準(zhǔn)備工作涉及方方面面，需考慮周詳，避免因一時(shí)疏漏在將來造成損失。如會(huì)議主題選擇不當(dāng)就可能使會(huì)議談不起來；如時(shí)間選擇不當(dāng)，正值寒冬或酷暑，就會(huì)使用權(quán)與會(huì)者叫苦不迭；如會(huì)場(chǎng)未選合適，會(huì)議服務(wù)跟不上來，就會(huì)使會(huì)議陷于停頓。智者千慮必有一失，雖不應(yīng)對(duì)策劃者求全責(zé)備，但策劃者也決不能因此而放松努力。特別要抓緊關(guān)鍵環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)大的閃失?
三、訂出落實(shí)的時(shí)間表。為了保證策劃能按時(shí)實(shí)施，必須訂出各階段任務(wù)的具體落實(shí)時(shí)間表。這一時(shí)間表是督促檢查的依據(jù)，也是掌握進(jìn)度，調(diào)整快慢的準(zhǔn)繩。經(jīng)驗(yàn)證明，掌握以下兩個(gè)環(huán)節(jié)是關(guān)鍵：
1．會(huì)議請(qǐng)柬發(fā)出的時(shí)間；
2．代表抵達(dá)和簽到的時(shí)間。
會(huì)議請(qǐng)柬的發(fā)出是會(huì)議前期準(zhǔn)備完成的重要標(biāo)志。很難設(shè)想在會(huì)議名稱、主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)范圍及經(jīng)費(fèi)確定和落實(shí)之前，就發(fā)出請(qǐng)柬。代表的順利抵達(dá)和簽到則是會(huì)前準(zhǔn)備已經(jīng)全部就緒，會(huì)議即將開始實(shí)質(zhì)性活動(dòng)的另一重要標(biāo)志。因此，如能科學(xué)地確定發(fā)出請(qǐng)柬和代表報(bào)到的時(shí)間，并認(rèn)真予以執(zhí)行，其他準(zhǔn)備工作便可一一帶動(dòng)。
四、借助他山之石。對(duì)于我們?cè)S多人來說，國際會(huì)議還是一個(gè)相對(duì)的新事物。我們的知識(shí)有限，經(jīng)驗(yàn)不足，應(yīng)當(dāng)求助于國內(nèi)外的先行者，汲取他們的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，結(jié)合本行業(yè)、本部門、本會(huì)議的特點(diǎn)，加以具體策劃。別人的總結(jié)、規(guī)劃、報(bào)告都有參考價(jià)值，可以借來一閱。有時(shí)，“與君一席談勝讀十年書”，也不妨一試。
對(duì)策劃國際會(huì)議的目的和注意事項(xiàng)有了基本了解之后，我們就可以就策劃中經(jīng)常遇到的問題做進(jìn)一步探討。
一、會(huì)議宗旨
所謂會(huì)議宗旨就是指舉辦某一特定國際會(huì)議的目標(biāo)。對(duì)此，會(huì)議的主辦者都會(huì)準(zhǔn)確和簡(jiǎn)明的語言加以闡明。例如1981年在墨西哥舉行的坎昆首腦會(huì)議的主要目的便是：“通過國際元首和政府首腦，對(duì)全球談判和其他講臺(tái)上關(guān)于國際經(jīng)濟(jì)合作的其他努力，獲得認(rèn)識(shí)上的真正一致，并給予積極的政治推動(dòng)，以促進(jìn)全球談判達(dá)成協(xié)議。”從這段文字里，我們至少可以看出三層意思：
（一）與會(huì)者的層次：國際元首和政府首腦；
（二）目的：促進(jìn)全球談判達(dá)成協(xié)議；
（三）手段：對(duì)全球談判和其他講臺(tái)上關(guān)于經(jīng)濟(jì)合作的其他努力，獲得認(rèn)識(shí)的真正一致，并給予積極的政治推動(dòng)。
二、會(huì)議名稱
我們每個(gè)人都有一個(gè)姓名--張三、李四、彼得、約翰。國際會(huì)議成千上萬，也各有名稱，以示區(qū)別。人的姓氏取自山川樹木、飛禽走獸、職業(yè)工種、冊(cè)封官銜。國際會(huì)議則可以得名于：
（一）所屬國際機(jī)構(gòu)的名稱，如聯(lián)合國大會(huì)、國際紅十字大會(huì)、各國議會(huì)聯(lián)盟大會(huì)、扶輪國際大會(huì)；
（二）與會(huì)國所屬的集團(tuán)，如西方七國首腦會(huì)議、世界穆斯林大會(huì)、歐佩克（石油輸出國組織）部長(zhǎng)級(jí)會(huì)議、英聯(lián)邦政府首腦會(huì)議；
（三）與會(huì)國所在的地區(qū)，如泛美會(huì)議、非洲國家首腦會(huì)議、亞太區(qū)域和平會(huì)議、歐洲安全和合作會(huì)議；
（四）舉行會(huì)議的地點(diǎn)，如舊金山會(huì)議、萬隆會(huì)議、布雷頓森林會(huì)議、達(dá)沃斯世界經(jīng)濟(jì)論壇；
（五）所屬專業(yè)或職業(yè)，如世界林業(yè)會(huì)議、聯(lián)合國海洋法會(huì)議、國際敦煌學(xué)術(shù)會(huì)議、亞洲胸外科醫(yī)生會(huì)議；
（六）突出的國際問題，如聯(lián)合國最不發(fā)達(dá)國家會(huì)議、世界人口會(huì)議、柬埔寨巴黎國際會(huì)議、關(guān)于裁軍問題的特別聯(lián)大；
（七）社會(huì)主張或政治運(yùn)動(dòng)，如世界反對(duì)各族隔離行動(dòng)大會(huì)、亞非人民團(tuán)結(jié)大會(huì)、世界佛教徒大會(huì)、國際社會(huì)常代表大會(huì)。
為了使用上的方便，國際會(huì)議常用簡(jiǎn)稱。為此，需查核會(huì)議的全稱，以確定何所指。如“日內(nèi)瓦會(huì)議”便不計(jì)其數(shù)。假若不加以限定，就無法使人對(duì)號(hào)入座。我國在50年代中期就參加過兩次日內(nèi)瓦會(huì)議。一次是1954年關(guān)于朝鮮和印支問題的日內(nèi)瓦會(huì)議，另一次是1955年關(guān)于老撾問題的日內(nèi)瓦會(huì)議。
國際機(jī)構(gòu)召開的常會(huì)、例會(huì)通常都排以序號(hào)，以表明會(huì)議的順序并便于辨別。例如，第X屆特別聯(lián)大、第X屆不結(jié)盟國家和政府首腦會(huì)議、太平洋經(jīng)濟(jì)合作會(huì)議第X屆國際大會(huì)等。除序數(shù)外，人們還經(jīng)常在常會(huì)、例會(huì)的名稱上標(biāo)明會(huì)議的主題。例如，在“第一屆特別聯(lián)大”前又冠以“關(guān)于巴勒斯坦問題”的字樣，形成意思更為完整的“關(guān)于巴勒斯坦問題的第一屆特別聯(lián)大”。
國際會(huì)議的名稱應(yīng)力求簡(jiǎn)短、易讀、易記。以為把名稱叫得越復(fù)雜便函顯得越重要的認(rèn)識(shí)是沒有根據(jù)的。至少從公關(guān)的角度來看是不可取的。舉例，稱“亞太合作國際會(huì)議”便足矣。如取名“亞太合作國際會(huì)議：日、美、中新興工業(yè)經(jīng)濟(jì)及東盟的作用”便嫌繁冗了。
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