能夠真正的舉辦一次成功的會議，主要是雙方能夠有合理的溝通，會議舉辦方接待方都去遵守會議流程，而會議接待方的質(zhì)量是會議成功的的主要因素之一。在制訂會議計劃時，要注意以下三個方面：

一、使每個人都有發(fā)言的機(jī)會會議組織者在會議日程安排上要給每位與會者一段正規(guī)發(fā)言的時間。在會議召開前就應(yīng)當(dāng)將日程安排分發(fā)給與會者。這樣做一方面可以給那些不善言辭的人一個準(zhǔn)備的機(jī)會，使他們能夠輕松、有效地參與討論。另一方面可以迫使那些喜歡插話的人尊重分配給其他與會者的時間。

二、使每位與會者都負(fù)起責(zé)任讓每位與會者調(diào)整自己的交流方式，以提高會議的成效。要使那些不喜歡發(fā)言的人意識到，如果他們不發(fā)言，就沒有人知道他們的主意。同樣，要使那些喜歡發(fā)言和插話的人收斂一些，以滿足集體的不同需要。會議組織者的任務(wù)是召開有效和成功的會議，但這并不意味著其他人就沒有責(zé)任。

三、將插話和跑題降到最低限度要找到降低插話和多人同時發(fā)言的有效辦法。有一家公司開會時，與會者總是不斷打斷別人的發(fā)言，最后，作為沒有辦法的辦法，他們決定，誰打斷別人的發(fā)言，就罰款25美元。這可是個聰明的主意，收到了效果。如果有人覺得自己的想法非常重要而必須插話，就得先把錢放進(jìn)“罰款罐”中才能發(fā)言。由于性格和文化背景的不同，怎樣組織成功的會議并沒有標(biāo)準(zhǔn)答案。問題的關(guān)鍵是你必須注重策略，使得每次會議都取得成效，這樣才對得起你付出的時間和努力。

交流方式的差異使得會議的有效性大打折扣，而這些差異往往是由于性別、文化背景等方面的差異造成的。記住這點對于組織好會議是至關(guān)重要的。

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