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一個(gè)成功的會(huì)議管理人一定要確定在現(xiàn)場的有效溝通，相反地一個(gè)不成功的會(huì)議，花費(fèi)了數(shù)月或數(shù)年計(jì)劃，卻因?yàn)楝F(xiàn)場協(xié)調(diào)不好而使會(huì)議失色，所謂現(xiàn)場溝通是團(tuán)隊(duì)合作的表現(xiàn)。
(一)會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì)：
在前往會(huì)議場地前要先和會(huì)場及主要承包商人員排定會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì)，協(xié)調(diào)會(huì)的目的是對(duì)會(huì)議現(xiàn)場安排整個(gè)細(xì)節(jié)做詳細(xì)討論，讓大家都清楚在現(xiàn)場所負(fù)的責(zé)任與彼此的協(xié)調(diào)。
一般會(huì)議籌辦人與會(huì)場主要工作人員協(xié)調(diào)會(huì)，如場地工程、服務(wù)、餐飲和保安人員溝通，如果
會(huì)議有應(yīng)用視聽設(shè)備，邀請(qǐng)視聽工程人員一起參加，將所有主要承包商都邀請(qǐng)來。
協(xié)調(diào)會(huì)是提供大家再一次檢查工作內(nèi)容以及提供問題討論，有些可能在文字中寫得不夠清
楚，彼此指派一個(gè)人負(fù)責(zé)溝通，省得七嘴八舌，有關(guān)場地部分都向場地承辦人溝通，因?yàn)閳龅?/p>
承辦人不一定一直在會(huì)場，問他(她)分機(jī)號(hào)碼或呼叫器，并問清楚如果周末或清早或晚上和誰
聯(lián)絡(luò)。安排在會(huì)前與會(huì)場及主要承包商舉行協(xié)調(diào)會(huì)是非常重要也是必要的。包括會(huì)議中心、飯
店、交通／旅游公司等，這是在會(huì)前最后一次解決問題的機(jī)會(huì)。
(二)電話、無線對(duì)講機(jī)和呼叫器
電話：小型會(huì)議可能不需要內(nèi)部聯(lián)系系統(tǒng)，只要利用內(nèi)線電話即可，但是大型會(huì)議只靠會(huì)
場或飯店電話系統(tǒng)可能會(huì)延誤事情，因此要安裝幾條專線電話，有些飯店和會(huì)議中心專線電話
線和設(shè)備有限，因此會(huì)收取適當(dāng)?shù)馁M(fèi)用。以大部分的情況來說，安排專線電話是經(jīng)由當(dāng)?shù)仉娫?/p>
系統(tǒng)，至少要在4個(gè)星期前申請(qǐng)。大型會(huì)議最好自己申請(qǐng)專線電話線和內(nèi)線系統(tǒng)，電話號(hào)碼往
往很難在大會(huì)手冊(cè)印制前獲得，但有時(shí)也可向雷話公司說明，他們可以先提供號(hào)碼，但是不保
證到時(shí)候安置的號(hào)碼一定相同，如果會(huì)議在會(huì)議中心舉行，他們有自己內(nèi)部電話系統(tǒng)，事先要
有電話號(hào)碼就不會(huì)那么復(fù)雜。
在申請(qǐng)電話時(shí)，提供一份場地平面圖，這樣對(duì)安置的人來講比較方便，還有一種"熱線電
話"，這種不需要撥號(hào)，只能兩邊溝通，有些主辦單位申請(qǐng)這種電話是為了兩邊快速溝通。
無線對(duì)講機(jī)：為了在會(huì)場快速與主要工作人員溝通，很多會(huì)議籌辦人利用對(duì)講機(jī)聯(lián)系。對(duì)
講機(jī)在同一頻道可多人通話，它的優(yōu)點(diǎn)是可以立即回答或處理緊急事件，這種通訊范圍在戶外
大約一二條街之內(nèi)。有些對(duì)講機(jī)可立即換電池，大部分都是晚上充電，這種通訊系統(tǒng)有執(zhí)照，
因此租金較高，有些會(huì)議籌辦人發(fā)覺它攜帶不方便，有時(shí)在某種情況下收訊不好，鋼筋水泥建
筑中收訊會(huì)被阻擋。無論如何很多會(huì)議籌辦人還是認(rèn)為他們有需要，并提供下列指引。
1．與承租商談妥一旦發(fā)生故障，即使在周末假日也要立即修理和更換。
2．多租用幾臺(tái)手機(jī)和充電器，以防萬一故障還有備用。
3．事先了解會(huì)場哪些地方是通訊死角，這些地方采用其他通訊方式。
4．每天晚上不要忘了充電。
5．分派對(duì)講機(jī)由哪些主要負(fù)責(zé)會(huì)議的人使用。
6．僅用于緊急事件溝通，而不是用來聊天。;
最后兩項(xiàng)很重要，目的為了維持系統(tǒng)通暢，當(dāng)一項(xiàng)訊息在溝通時(shí)所有使用者都能知道什么
事情。而更新的技術(shù)是可以預(yù)期的，它將更有效，更有靈活性，更輕巧，例如大哥大已經(jīng)成為
最常用的通訊工具。
呼叫器：呼叫器系統(tǒng)可在當(dāng)?shù)赝ㄓ嵐净蚰承?huì)場租用，每一個(gè)呼叫器有一個(gè)號(hào)碼，當(dāng)打
這個(gè)號(hào)碼時(shí)，呼叫器會(huì)響，接到訊息者再打回去，呼叫器的種類很多。呼叫輕巧，租金價(jià)格也
比對(duì)講機(jī)便宜，可以在較遠(yuǎn)距離收到訊息。
(三)服務(wù)柜臺(tái)與留言中心
每一個(gè)主辦單位都了解在大會(huì)期間提供一個(gè)服務(wù)柜臺(tái)與留言中心是必要的，服務(wù)柜臺(tái)與留言中心可以非常簡單也可以很復(fù)雜，在這個(gè)中心提供基本資料和留言，有一人或兩人以上在那里負(fù)責(zé)，可以是主辦單位工作人員也可以雇用當(dāng)?shù)嘏R時(shí)工作人員提供大會(huì)資料以及當(dāng)?shù)刭Y料，最簡單的留言中心是一片3米x 3米公告欄，按字母分團(tuán)體，與會(huì)者留言或接到外來電話，每個(gè)留言要注明給哪位與會(huì)者，留言中心要有架子或圓筒，這些東西會(huì)議中心可提供。這個(gè)中心也可以提供航空、租車和旅游服務(wù)，較為復(fù)雜的是將留言經(jīng)由幻燈打在會(huì)場或電腦上(在國內(nèi)的會(huì)議中心并沒有留言架子或圓筒可提供)。
基本設(shè)備：
1．將服務(wù)柜臺(tái)安置在所有活動(dòng)的中央?yún)^(qū)。
2．確定服務(wù)柜臺(tái)有足夠空間放置留言板等。
3．確定服務(wù)柜臺(tái)可接電話線。
4．其他必需用品。
5．事先印制一些留言條。
6．準(zhǔn)備足夠的筆，因?yàn)閳?bào)名者會(huì)順手將筆帶走。
7．電話簿。
8．信封，有些人希望接到留言是用信封封好的。
9．當(dāng)?shù)刭Y料。
10．當(dāng)?shù)夭蛷d指南。
11．地圖。
12．觀光和購物指南。
