通過召開會議落實工作，是必要的領(lǐng)導(dǎo)方式和管理方法。實踐證明，許多重要的工作必須要通過會議進行動員和部署，使工作得到了有計劃、有秩序地推動。但是，現(xiàn)實生活中，一個機構(gòu)里面，往往多個管理層面都依賴會議來推動工作，大量消耗工作時間，分散了工作精力。另外，現(xiàn)在機關(guān)會議的成本是比較高的。某著名企業(yè)進行過測算，按照該公司人均生產(chǎn)效率為20萬元/人年測算，結(jié)果顯示，科級以上領(lǐng)導(dǎo)人均會議成本竟超過44元/場。

如此低效率、高成本的會議，是無法適應(yīng)當前市場經(jīng)濟的發(fā)展速度的，也無法適應(yīng)加入WTO五年以后日新月異的國際化、現(xiàn)代化競爭形勢。因此，改進會風，降低成本，提高機關(guān)工作效率，應(yīng)該是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員必須重視的一個問題。

控制會議總量

會議總量要按照季度或月度或周進行規(guī)劃。例如，按周規(guī)劃，凡在一周內(nèi)需要召開的各種綜合性、專業(yè)性會議，先由管理部門向核心部門（如市長辦公室、董事會秘書室等）提出申請，由核心部門按照就重就急和總量控制的原則進行平衡，編排一周會議計劃，交主要領(lǐng)導(dǎo)審定后，再下發(fā)通知。這其中，核心部門和主要領(lǐng)導(dǎo)要進行把關(guān)，對會議召開的必要性和效果進行分析和權(quán)衡，核準后方能列入會議計劃，一般應(yīng)把握以下幾個原則：

無特殊情況一般不召開計劃外會議，如遇特別緊急情況必須召開臨時性計劃外會議的，需由主要領(lǐng)導(dǎo)批準。

規(guī)定人數(shù)。如10人以下一般不召開會議，只需會議責任部門組織小范圍商議，或者將會議內(nèi)容通過電話、內(nèi)部文件或辦公自動化系統(tǒng)傳達到，個別需要溝通的直接溝通就可以。

通知性的、布置性的、不需要專題討論、參會人員彼此合作協(xié)調(diào)比較少的事項，一般情況不召開會議，只需要責任部門將會議內(nèi)容通知到相關(guān)人員或私下進行通知或布置。

控制會議規(guī)模

會議規(guī)模必須要進行控制。一般情況下，綜合性會議的參會人員范圍由核心部門根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)的要求來確定，日常性的專業(yè)會議原則上由分管領(lǐng)導(dǎo)和單位、部門的負責人及專業(yè)系統(tǒng)人員參加，特別重要的專業(yè)性會議，可根據(jù)實際情況由核心部門與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門商定參會范圍。一般應(yīng)注意以下幾點：

不要以“尊重別人”為借口擴大會議規(guī)模。很多時候，為了表示對其他領(lǐng)導(dǎo)或部門的尊重，責任部門盡可能安排更多人參與，結(jié)果，全體領(lǐng)導(dǎo)、各大部門、相關(guān)人員統(tǒng)統(tǒng)參加，相當一部分人員僅僅只是陪會，把時間白白消耗在“坐聽”之中。應(yīng)該明確會議主題的相關(guān)性，以相關(guān)性強的人員參加為主。比如，人才工作會，那么主要是人才管理部門及有重要關(guān)聯(lián)的人參與，不必要說“大家都是人才，大家都應(yīng)該參會”，搞成了職工大會。

不要以“顯示份量”為借口擴大會議規(guī)模。很多責任部門有一種心理——參加的領(lǐng)導(dǎo)越多，嘉賓越多，人數(shù)越多，規(guī)模越大，越顯得自己部門的工作有份量。其實，這種“份量”心理就是重面子，講排場，搞形式主義，甚至很多時候，只是部門負責人為個人政績，拿別人的時間和集體的資本來撐大旗。應(yīng)該提前研究會議議題的份量、會議與中心工作的關(guān)系、會議的影響力等因素，進行科學的分析和預(yù)測后再確定會議規(guī)模。

控制會議時間

會議時間過長也會增加會議成本。會議議程設(shè)置繁瑣、講話人過于羅嗦，意外事情干擾，會議都會被拉得很長。比如，為表示對領(lǐng)導(dǎo)的尊重，讓所有參會領(lǐng)導(dǎo)都講話；再比如，不需要討論的議題，還非要讓與會人員都發(fā)言一遍，等等。嚴格控制會議時間主要從以下兩個方面入手：

簡化會議流程。分清主次，抓住關(guān)鍵程序，讓核心問題在最短的時間內(nèi)被解決掉。對于涉及全體性、綜合性的會議，核心部門應(yīng)該進行會前公示，會議責任部門應(yīng)簡化會議議程，去掉形式化、面子化、個體化的程序；職能單位和部門應(yīng)在會議召開前一天，將會議議程及時間安排報核心部門和主管領(lǐng)導(dǎo)審定。

壓縮說話時間。除了一年一度的總結(jié)性、動員性的大會需要有長篇幅的工作報告和動員講話外，絕大多數(shù)會議的會議主題都不需要長篇大論。必須對會議發(fā)言時間作出明確規(guī)定，能簡略的盡量簡略，一般性發(fā)言可以省的就省掉。

嚴肅會場秩序

會場秩序?qū)h質(zhì)量非常關(guān)鍵。正常情況，會場應(yīng)該是封閉式的，距離鬧市、生產(chǎn)區(qū)、公路等吵鬧地段遠一點；參會人員應(yīng)該自覺遵守會議制度，核心部門應(yīng)對會議過程管理制定明確的制度規(guī)定，并制定相應(yīng)的考核細則。其中對參會人員至少應(yīng)明確五個原則，即：不允許在會場隨意進出、來回走動或時立時坐；不允許遲到、早退或中途請假；不允許干私活，或玩弄手機、手表，或私自接聽電話；不允許交頭接耳、高聲喧嘩、東張西望或竊竊私語；不允許手機等響鬧裝置叫響。

做好會前準備

會前準備工作一般包括會務(wù)安排、人員協(xié)調(diào)、材料準備、會場布置、會場服務(wù)等等。但是，準備到位不意味著越繁瑣越好，要充分考慮必要性和節(jié)約性的結(jié)合，抓住關(guān)鍵程序，簡化準備工作。

1、凡申請編入會議計劃內(nèi)的各類會議，責任部門應(yīng)提前一天報告核心部門，由核心部門進行協(xié)調(diào)，并征得主管領(lǐng)導(dǎo)的同意之后，才能進行安排。

2、會議的具體日程和議程所涉及到的事項及會議材料的準備等由責任部門在會前準備好，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人員審定后方可帶到會場。無須背景參考、沒有硬性規(guī)定內(nèi)容的，可不備文字材料；不需要人手一份的資料盡量不作全面復(fù)印。

3、會場布置（包括席卡、音響、空調(diào)、燈光、桌椅等）、會場服務(wù)（包括發(fā)放資料、端茶倒水、設(shè)備調(diào)控等）等會務(wù)性工作應(yīng)該在核心部門的協(xié)調(diào)下，由責任部門落實，而且以從簡、從速的原則，如，半小時之內(nèi)結(jié)束的會議可以不備茶水，人數(shù)在30人以內(nèi)的可不備音響，參會人員職級相差不大的不必放置席卡，以降低會議籌備工作量，減少會場支出。

4、對于重大會議，責任部門應(yīng)在開會前對所有準備工作進行檢查，防止因為準備不到位而影響會議效率。 

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/00d5593e0912a216147929b4.html