會議室的種類有劇院形式的，茶館形式的，還有回字形的，u字形燈。要選擇一個能讓會議組織者和與會者同時滿意的會議室是一個非常重要的問題，面對眾多的酒店場所，到底要如何去選擇呢？

一、制作會議室清單

即把收集到的會議場所制作一個清單表，是好在清單上簡要注明酒店的條件好壞，這樣便于對各個場所的比較和選擇，便于篩選。

二、選擇合適類型的會議室

依據(jù)酒店當(dāng)?shù)乜商峁┑臅h相關(guān)資源狀況及該會議的程序、預(yù)計(jì)與會人數(shù)、與會人員的背景情況，以及整個會議的目的和與會者的喜好等因素來綜合考慮。例如：是選擇假型酒店還是商務(wù)型酒店？是選擇市中心還是郊區(qū)？出入和交通是否便利？

三、根據(jù)會議類型來搭配會議室

例如：如果是表彰型會議或者獎勵型會議就要有一定檔次的會議室；如果是產(chǎn)品發(fā)布會就一定要有展廳的會議場所。

四、信息匯總

整理以上信息來對比分析，如果大概條件都適合的情況下，同時報價也較合理，則準(zhǔn)備合同去現(xiàn)場參觀。

五、去現(xiàn)場實(shí)地考察

這里提幾點(diǎn)注意事項(xiàng)：

1、是好與能做決策的人主管人員洽談，以便洽談成功后交易；

2、酒店客滿的時候不要去參見，以便不給酒店帶來不便；

3、最好在酒店建議的日期去參觀；

4、觀測另一家酒店作為“備選”。

資料整理：杭州伍方會議服務(wù)有限公司