會議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)對照——杭州會議接待

發(fā)布時間：2014-09-22 內(nèi)容來源：杭州年會策劃公司 http://www.cssjly.cn

杭州伍方會議服務(wù)有限公司在每次開會前會考慮哪些方面呢？會議服務(wù)有沒有標(biāo)準(zhǔn)呢？我們整理了七大會議要點提供給大家參考。

一、基本臺型

1．課桌式 2．劇院式 3 ．U字型 4 ．口字型 5 ．島嶼式

二、擺臺物品

1．工作間：準(zhǔn)備小毛巾、飲水機、托盤、煙缸、開水瓶、冰水壺、接線板、“會議進行中”牌、會議用品及百寶箱。

2．?dāng)[臺物品：折疊桌、會議椅、臺昵、會議夾、紙、筆、會議杯、杯墊、毛巾碟、水瓶、薄荷糖極其用碟、百寶箱。

2．百寶箱配置：剪刀、小刀、尺、繩子、透明膠、膠水、大頭針、圖釘、回形針、鋼筆、彩色水筆、便簽。

三、聽眾臺（席）布置

1．根據(jù)會議訂單的會議人數(shù)確認會議所需桌、椅數(shù)、并擺成形。

2．先布桌位、在鋪臺昵，在定椅位，在擺會議用品。

3．桌面布置要求：會議夾擺放于會議椅中間，與桌邊齊平，會議杯墊杯墊，擺在會議夾的右上方，杯柄朝右。筆擺會議夾的右邊，筆尖朝下。（若是高級別會議接待，需擺毛巾碟，毛巾碟擺放在會議夾的左上方，與會議杯成一直線，桌子居中擺放一碟薄荷糖）。用繩子拉直校對是否整齊，并加以調(diào)整。

四、提示牌、舞臺布置

1．指示牌，擺放在會議室主入口處。

2．若有設(shè)會議吸煙區(qū)，在會議場所外設(shè)置“吸煙區(qū)”并擺放相應(yīng)的煙缸。

3．按賓客要求進行鮮花、綠色植物布置。

五、主席臺布置

1．根據(jù)客人或訂單要求鋪臺昵或白色臺布，設(shè)筒裙，擺放水杯或會議杯及鮮花。

2．講臺布花，大小適中，面向客人方向應(yīng)有垂吊。

六、簽到臺布置

用弧形桌或折疊桌，鋪臺昵（高級別接待鋪臺布，圍筒裙，擺鮮花），布“請賜名片”、“簽到處”

七、備品要求

1．提供會議茶點時，茶點臺應(yīng)擺放在相對靠近、相對寬松的地點，具體由會議協(xié)調(diào)人根據(jù)客人要求確定。用臺布、筒裙裝飾。

2．用具包括“咖啡勺、咖啡壺、紅茶、奶缸、糖、扎壺、水杯、食品碟、食品叉、水果叉、餐巾紙等。

八、現(xiàn)場服務(wù)程序

1．會前準(zhǔn)備

A．會前1小時，會議人員打開會議場所門、燈光、空調(diào)。

B．打電話通知工程部門開啟設(shè)備。

C．提前40分鐘左右到現(xiàn)場在次檢查，及時協(xié)助協(xié)調(diào)責(zé)任人與客人的溝通，處理問題。

2．會前迎賓與服務(wù)

A．迎賓員于會前1小時到位。標(biāo)準(zhǔn)按零點迎賓程序執(zhí)行。

B．高級別會議接待時，隨客人人數(shù)的增多，逐漸抽減服務(wù)員的數(shù)量來為客人來椅，協(xié)助客人入座。

C．分別為主席臺人員和與會的其他客人派小毛巾（主席臺或重要客人），斟倒茶水。

D．規(guī)范操作：斟茶時，先主位，在副主位，類推（主席臺就座人員為奇數(shù)時，以中間為主位，主席臺就座人員為偶數(shù)時，以中間左手邊為主位）。前排自以后可以從一側(cè)開始倒茶水。為主席臺客人倒水時，要站在客人的右后側(cè)，左手提水瓶，右手將茶蓋翻放在桌上，以確保衛(wèi)生，然后拿起杯子倒水。茶杯要拿到客人身后斟倒，以不擋住開會人的視線。

3．會中服務(wù)

A．宣布會議開始之后，關(guān)閉各通道門，懸掛“會議進行中”提示牌。

B．會議自始至終，服務(wù)人員必須根據(jù)要求，站立在會場內(nèi)合適位置待命，不得擅自離場。因會場會議保密要求，服務(wù)人員侍立會場門外服務(wù)。

C．會議進行過程中一般半小時添加茶水一次。主要依照客人的情況而定，添加茶水時要求服務(wù)人員的動作敏捷。

4．茶點服務(wù)

點心、水果應(yīng)在會前準(zhǔn)備妥當(dāng)，會議開始之后15~20分鐘布置。指定人員負責(zé)現(xiàn)場保障。

5．退場服務(wù)

A．及時拉開各通道門。

B．指定一部分人員站在主通道門前，為客人送行，并照顧年老體弱的代表退場。指定一部分人員及時檢查現(xiàn)場有無遺留物品，如文件等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，及時交至部長，或送會務(wù)組人員；發(fā)現(xiàn)未滅的煙頭等要及時處理。

C．收起會議相關(guān)指示牌、海報等相關(guān)信息資料，撤回簽到臺，整理會場桌椅；

6．注意事項

A．服務(wù)要遵循“一笑、二輕、三熱情”的原則。