會議的突發(fā)情況會給會務(wù)人員造成被動，如果會務(wù)人員不能及時從容應(yīng)對，勢必造成慌亂和差錯，影響會議的效果。杭州伍方會議服務(wù)有限公司堅(jiān)持防患于未然，保證了每次會議的勝利召開和圓滿落幕。
一、樹立應(yīng)變意識，制定縝密方案。
在會議的組織服務(wù)中，我們在跟進(jìn)過程中不斷完善會務(wù)方案，防止出現(xiàn)“萬一”。成功應(yīng)對會議突發(fā)情況靠的是會務(wù)人員對會務(wù)工作的縝密考慮。每次召開大型會議前，我們都召開會務(wù)工作會議，就會議組織服務(wù)工作進(jìn)行認(rèn)真研究討論。根據(jù)會議內(nèi)容、議題、議程、會期長短以及人員多少，明確會議的要求，制定詳細(xì)的會務(wù)工作方案。對規(guī)格高、規(guī)模大、人員多的大型會議，我們還從交通安全、車輛停放、供水供電、衛(wèi)生安全等各個方面制定出具體方案。如有觀摩考察活動，我們則提前對參觀觀摩路線反復(fù)踩點(diǎn)，準(zhǔn)確掌握觀摩具體線路行程及觀摩點(diǎn)情況。在觀摩活動中，由會務(wù)人員打好前站，一旦出現(xiàn)突發(fā)情況能及時處置。
二、做好防范準(zhǔn)備，提高應(yīng)變能力。
大型會議和活動會期長、規(guī)模大、人員多，會議期間活動較多，不可預(yù)期的因素也多，往往容易在細(xì)節(jié)上出現(xiàn)差錯。會務(wù)人員必須做好突發(fā)情況的應(yīng)對準(zhǔn)備，保證臨變不驚、處變不亂。在會議組織服務(wù)中，我們積累了以下四點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)：
1.名牌多備。出席會議的領(lǐng)導(dǎo)在會前發(fā)生變化是會務(wù)服務(wù)中經(jīng)常遇到的問題。在會議服務(wù)中我們都在會前核對落實(shí)出席領(lǐng)導(dǎo)是否有變。會前10分鐘還沒到的，及時和領(lǐng)導(dǎo)秘書、司機(jī)聯(lián)系，予以提醒，落實(shí)情況。同時，制作多套領(lǐng)導(dǎo)名牌，每套專箱保存，每次會議都帶齊所有原擬定參加會議領(lǐng)導(dǎo)的名牌，對會前變更出席領(lǐng)導(dǎo)的，能及時更換。
2.材料備份。每次會議前，在領(lǐng)導(dǎo)講話或會議材料定稿之后，我們在提前送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及秘書的同時，會務(wù)人員另外各好一份講話稿和會議材料。一旦發(fā)生出席領(lǐng)導(dǎo)因特殊情況忘帶材料的情況，能及時送交領(lǐng)導(dǎo)。
3.會前查驗(yàn)。會議準(zhǔn)備工作就緒后，我們都在會前對會場布置、會標(biāo)掛制、材料分發(fā)和話筒音響等各個環(huán)節(jié)逐一進(jìn)行查驗(yàn)，“吹毛求疵”，保證不出任何差錯。
4.及時匯報。專題會議或小范圍會議，我們在通知會議時均要求參加會議單位回復(fù)參會人員名單，確認(rèn)單位主要領(lǐng)導(dǎo)能否參會，對單位主要領(lǐng)導(dǎo)不能參加會議的及時向安排會議的領(lǐng)導(dǎo)匯報，以便及時調(diào)整參會人員或調(diào)整會議時間。
三、加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，確保信息暢通
會務(wù)人員對整個會議組織服務(wù)工作的了解掌握程度以及會務(wù)人員之間信息能否及時溝通，是保證會議不出差錯、不出問題的關(guān)鍵，也是及時應(yīng)對會議突變情況的保證。
1.加強(qiáng)溝通。我們除印發(fā)會務(wù)工作方案，明確各個會務(wù)工作組的職責(zé)任務(wù)、工作標(biāo)準(zhǔn)要求外，還印發(fā)會務(wù)人員詳細(xì)分工及聯(lián)絡(luò)表，便于每個會務(wù)組互相溝通、了解情況。
2.注重銜接。在大型會議和活動組織服務(wù)中，我們注重加強(qiáng)各工作組之間的工作銜接。一方面根據(jù)需要，及時召開會務(wù)各工作組碰頭會，通報各組工作情況，分析會務(wù)工作中存在的問題。另一方面在會議議程、時間地點(diǎn)、參會人員、出席領(lǐng)導(dǎo)等發(fā)生變化時，及時向各工作組和會務(wù)人員通報，保證信息及時暢通。
3.綜合協(xié)調(diào)。大型會議涉及的服務(wù)單位多，特別是一些重大活動往往涉及信訪、城建、交通、公安、衛(wèi)生、電力等多個部門，要保證突發(fā)情況的及時處理，必須加強(qiáng)各個部門的協(xié)調(diào)。
編輯人：靜靜
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