組織一個高效率的會務(wù)籌備組，選好一個干練、認(rèn)真的籌備組負(fù)責(zé)人，是會議成功的先決條件。會議籌備組的負(fù)責(zé)人，應(yīng)是本單位比較有影響的人物，不但有較強(qiáng)的組織才能，而且有一點的凝聚力；不但自身各方面能力較強(qiáng)，而且能以身作則，關(guān)鍵時候可以帶領(lǐng)會務(wù)組全體人員突擊某項工作。如果允許，籌備組的負(fù)責(zé)人最好是會議主持人。會議籌備組應(yīng)下設(shè)兩個小組：秘書小組與會務(wù)小組，前者主要負(fù)責(zé)文字宣傳準(zhǔn)備，后者主要負(fù)責(zé)除文字宣傳以外的所有工作，從會前的準(zhǔn)備，會議開始的接待，會議中間的服務(wù)，直至?xí)蟮乃托械鹊?。會議籌備組的主要負(fù)責(zé)人和兩個小組的負(fù)責(zé)人要及時溝通信息，在總的日程安排下，作詳細(xì)的準(zhǔn)備工作及日程進(jìn)度計劃，以確保會議準(zhǔn)備工作的完善。

會務(wù)準(zhǔn)備

  伍方會議服務(wù)在會前會組織，會務(wù)小組負(fù)責(zé)，會務(wù)準(zhǔn)備的內(nèi)容很多，主要有：

1.擬發(fā)好會議通知。會議通知必須寫明開會的時間、地點及會議主題和會議參加者等內(nèi)容。會議時間一般不應(yīng)選擇在重大節(jié)日和假日，因為這些日子是與會者的休息日。為了使會議參加者能對自己的工作做好安排，有的會議通知還應(yīng)寫明閑會時間。發(fā)會議通知要提前一定的時間，以便會議參加者有所準(zhǔn)備。根據(jù)會議的內(nèi)容和參加者的地區(qū)范圍，會議通知可采用張貼的辦法，也可郵寄。郵寄會議通知時在信封上寫明“會議通知，收到急轉(zhuǎn)”的字樣，以免中途耽擱。對外地的會議參加者，有關(guān)住宿和差旅費等問題都應(yīng)一一寫明，以免造成不必要的麻煩。

2.安排好會場。會場的大小，要根據(jù)會議內(nèi)容和參加者多少而定。會場的布置也要和會議的內(nèi)容相稱。在一些型會議的廣場或門口還應(yīng)張貼“歡迎”之類的告示。如果會場不易尋找，應(yīng)在附近安設(shè)路標(biāo)以作指引。會標(biāo)因在主席臺上方，一般紅底白字或黑字，字要端莊大方。兩例或四周可布置一些帶有鼓動性、號召性的標(biāo)語。座位的安排應(yīng)根據(jù)會議的類型，選擇圓形會場排列或正方形、長方形、對稱形、凹字形等座位排列。擺設(shè)方面，應(yīng)根據(jù)會議類型擺設(shè)，烘托會議氣氛。如慶祝會應(yīng)布置得喜氣洋洋；座談會、協(xié)商會應(yīng)體現(xiàn)和諧、平等的氣氛。布置應(yīng)注意顏色的心理效果和花草、盆景的安排。另外，音響、燈光要和開會氣氛相協(xié)調(diào)，開會前檢查音響、燈光，以防出現(xiàn)問題。

3.做會務(wù)預(yù)算。會議的預(yù)算一般包括：場地租用費、會場布置費、印刷品費、文書用品費、交通費、電話費、茶點飲料費、禮品費等。 

4.其他準(zhǔn)備。根據(jù)會議的需要，決定會議是否需要組織參觀、小型便宴等活動，做相應(yīng)的準(zhǔn)備。

資料整理：旭芳