對于舉辦一個具有相當(dāng)規(guī)模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參與者在每一個環(huán)節(jié)諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學(xué)習(xí)、交流等項(xiàng)目中得到他們想得到的東西，同時又能關(guān)注到與會者一些意想不到的情況。此外，還要解決隨時都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒有及時到場、惡劣的天氣或音響設(shè)備失誤等突發(fā)事件呢？伍方會議服務(wù)作為一個專業(yè)的會議管理公司，我們提出以下一些建議供您參考。

一、 確立明確的目標(biāo)。對任何一個商業(yè)公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應(yīng)的價值，并且能回報投資。

二、 完善信息的采集與分析。信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細(xì)節(jié)請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。

三、 實(shí)施嚴(yán)格的現(xiàn)場管理。在進(jìn)行現(xiàn)場管理時，一定要嚴(yán)格地對照計(jì)劃表上的事項(xiàng)進(jìn)行操作，任何疏漏都會導(dǎo)致會議的失敗。此外，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人需要有隨機(jī)應(yīng)變的能力。

四、 結(jié)束與細(xì)致的總結(jié)。成功的會議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃；積極的談判和交流的技巧；規(guī)范的操作和財(cái)務(wù)管理；優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會議結(jié)束后總結(jié)一下自己的問題，將這些答案匯總起來，應(yīng)用于下一次的會議計(jì)劃。

五、 爭取優(yōu)秀，而不是完美。無論會議大小與否，再好的會議計(jì)劃都不可能達(dá)到完美，最重要的事情是建議、設(shè)計(jì)和修正。

六、 記住、顧客永遠(yuǎn)是第一。你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記住：顧客永遠(yuǎn)是第一重要的！

七、合理控制預(yù)算。要學(xué)會分析并合理地使用預(yù)算。額外花費(fèi)的錢應(yīng)該首先使與會者收益。

八、清晰而明確的溝通。清晰而明確的交流是整個項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。想象你是一個與會者，不了解內(nèi)部的計(jì)劃、程序或是后備工作，如何在最短的時間內(nèi)了解這一切呢？

九、成熟的危機(jī)管理。針對不可預(yù)見的問題與可能的場景危機(jī)，必須準(zhǔn)備好解決方案，將最壞的結(jié)果羅列出來，然后逐一提出解決方案。

十、提供足夠的價值。為了滿足與會者的需求，一個會議項(xiàng)目應(yīng)該能提供給聽眾有用的價值，無論是教育還是培訓(xùn)抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會或經(jīng)銷商會議---內(nèi)容是關(guān)鍵，充實(shí)的內(nèi)容將使價值在會議中得以體現(xiàn)。

資料整理：小艷