會議可變支出是指隨著會議代表的數(shù)量變化而改變的支出項目。對于伍方會議服務(wù)舉辦的大多數(shù)的會議來說，會議的可變支出是會隨著會議代表人數(shù)的增加而增加的。

（一）餐飲費

餐飲費是會議可變支出中比例最大的一筆費用，一般恩呢該占到注冊費收入的65%。

1.宴會

宴會是會議全部單項支出中最多的，支出價格的范圍也是最大的。

2.招待會

每個會議都要舉辦一次招待會，通常招待會的支出都是包含在注冊費中，招待會多為自助餐的形式。

3.茶/咖歇

茶/咖歇的費用實際上市很高的，在杭州地區(qū)的四星級賓館舉辦會議，每人每次10元，一個千人的會議5天時間，就要有10萬元的支出。

4.會議午餐

會議安排的午餐一般都是自助餐形式，通常不安排酒水。一般是按照人數(shù)付費的。

（二）印刷費

會議資料印刷費的支出是僅次于餐飲費支出的另一項主要支出，主要是論文集的印刷費比較高。以下是征文通知書之后的集中主要印刷品費用。

1.論文集（proceedings）

大型會議的論文集由于會議人數(shù)較多，印刷費也相當高。

2.會議內(nèi)容摘要（abstracts）

論文集要求每個代表提交頁數(shù)較多，論文也因此笨重，同時還涉及版權(quán)的問題，目前越來越多的會議只要求代表提交論文摘要，論文摘要和預(yù)先安排的會議演講、講解等演講內(nèi)容的概要放在一起編成會議內(nèi)容概要，比論文集內(nèi)容要少很多，可降低印刷費用。

3.會議資料匯編

由于可以在會后出售，會議資料匯編的內(nèi)容可以編印得多一些，而不用只編入摘要性的內(nèi)容，其成本自然比較高。

4.最終程序手冊和會議指南

最終程序手冊和會議指南內(nèi)容非常多，成本很高。為降低印刷費用，有時最終程序手冊和會議指南印在一起發(fā)給代表。

5.注冊通知書（第三輪會議通知）

注冊通知書是發(fā)給有意向參加會議的人的，所以其印刷費用屬于可變支出。由于相對印數(shù)比較少，因而印刷費的價格還是比較高的。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用在會議的籌備中，會議組織者可以將第三輪通知的內(nèi)容發(fā)布在會議網(wǎng)站上，此輪通知也就不再印刷了。

（三）郵寄費

寄給已經(jīng)有意向參加會議的人的論文錄取通知書、第三輪會議通知（注冊通知）和簽證邀請屬于可變支出。

1.論文錄取通知書和注冊通知書的郵寄費

許多代表要憑據(jù)會議的論文接受通知書向所在單位申請參加會議的費用。論文通知書應(yīng)由會議程序委員會主席親筆簽名。會議組織者盡可能地將論文通知書的原件郵寄給各位代表，當然要支出一筆郵寄費。

2.注冊通知書郵寄費

對于那些表示希望得到印刷形式的注冊通知書的代表，會議組織者一定要郵寄給他們。國內(nèi)郵寄一本要花費幾元，國際會議時郵寄到國外要花費幾十元。

3.簽證邀請信的郵寄費

會議組織者提供給國外代表辦理他們來華簽證手續(xù)的邀請信，由于邀請信上既有單位的公章，也有單位負責人的親筆簽名，也要盡量郵寄出原件，以方便他們到我國駐外使館和領(lǐng)館辦理簽證手續(xù)。這些邀請信的郵寄費用也不少。

（四）代表用品費用

直接發(fā)給代表的用品是最直觀的可變指出，雖然有時費用很少。

1.名卡

購買名卡的材料和打印名卡的費用，攤到每個名卡上，簡單的不過幾元錢，復(fù)雜的如IC卡要十幾元甚至幾十元。

2.請柬和各種票證費用

一套制作精美的會議請柬和票證要支出十幾元的費用，為節(jié)省這筆費用，目前國際上的流行趨勢是使用鐳射打印機打印，則成本就微乎其微了。

3.文具費用

是指發(fā)給每個代表的筆和筆記本，有的會議發(fā)一疊會議的專用信紙。沒人費用從幾元到幾十元不等。

4.資料包費用

依據(jù)資料包的式樣和質(zhì)量，價格會從幾元到幾十元不等。

（五）同聲傳譯的接收設(shè)備

同聲傳譯設(shè)備的租金相當昂貴，例如杭州地區(qū)通常是每個單元每個接收器的租金為20元，如果一個上千人的會議按5天計算，僅接收機一項的租金就高達20萬元人民幣，因此一般的會議只有開幕式和特邀的大會演講才安排同聲傳譯。

（六）PCO的服務(wù)費

如果是按注冊的人數(shù)來付PCO的服務(wù)費，伍方會議服務(wù)會把這筆費用可計算在可變支出中。

資料整理：小燴