會(huì)議財(cái)務(wù)管理是利用價(jià)值形式對(duì)會(huì)議財(cái)務(wù)活動(dòng)的管理。會(huì)議財(cái)務(wù)管理的本質(zhì)就是對(duì)會(huì)議資金的管理，其主要內(nèi)容是研究會(huì)議運(yùn)作時(shí)資金活動(dòng)的過程及其規(guī)律。伍方會(huì)議服務(wù)的會(huì)議資金活動(dòng)主要包括湊集資金、運(yùn)用和分配資金。會(huì)議要努力開辟資金渠道，合理分配和使用資金，在資金管理方面保證會(huì)議獲取成功。

一、會(huì)議的財(cái)務(wù)目標(biāo)

像組織任何活動(dòng)一樣，會(huì)議財(cái)務(wù)管理的首要任務(wù)也是制定財(cái)務(wù)目標(biāo)，會(huì)議財(cái)務(wù)目標(biāo)分為盈利性和非營(yíng)利性兩種。目前在我國(guó)舉辦的大多數(shù)會(huì)議都不是純粹的商業(yè)活動(dòng)，財(cái)務(wù)目標(biāo)都是非營(yíng)利性的，財(cái)務(wù)部對(duì)在我國(guó)舉辦國(guó)際會(huì)議的有關(guān)文件中規(guī)定舉辦國(guó)際會(huì)議所需的經(jīng)費(fèi)的主要來源是國(guó)內(nèi)外會(huì)議代表向會(huì)議交納的注冊(cè)費(fèi)，厲行節(jié)約，從嚴(yán)控制經(jīng)費(fèi)支出，努力做到以會(huì)養(yǎng)會(huì)，這也應(yīng)該是目前我國(guó)舉辦的大多數(shù)會(huì)議的財(cái)務(wù)目標(biāo)。由于會(huì)議的財(cái)務(wù)目標(biāo)是非營(yíng)利性的，因此在會(huì)議的財(cái)務(wù)做到收支平衡，略有結(jié)余即可，有些公益性會(huì)議甚至做不到收支平衡，還需要考慮從其他渠道獲取一些會(huì)議經(jīng)費(fèi)，才能保證會(huì)議的順利召開。

二、會(huì)議財(cái)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)

會(huì)議財(cái)務(wù)活動(dòng)的實(shí)質(zhì)就是會(huì)議資金的活動(dòng)，在會(huì)議運(yùn)作的不同階段，資金活動(dòng)有不同的表現(xiàn)形式，會(huì)議舉辦過程中的財(cái)務(wù)活動(dòng)大致可分為五個(gè)階段。

第一階段發(fā)生在會(huì)議籌備初期，資金活動(dòng)的主要表現(xiàn)形式就是籌措資金。由于在漫長(zhǎng)的籌備期間會(huì)議本身沒有任何收入，主要是靠這個(gè)階段籌集到的資金維持各項(xiàng)籌備活動(dòng)的開支。資金籌措的渠道各種各樣，有的是從事業(yè)單位拆借資金，有的是由專業(yè)會(huì)議組織機(jī)構(gòu)墊支資金，有的是企業(yè)贊助的資金，業(yè)界通常將這些籌措到的資金稱為“會(huì)議啟動(dòng)資金”。

第二階段的資金活動(dòng)主要表現(xiàn)為會(huì)議啟動(dòng)資金的消耗，籌備期間要購(gòu)置少量的固定資產(chǎn)、支付會(huì)議各種活動(dòng)的費(fèi)用以及其他必要的支出，形成了會(huì)議的籌備成本；

第三階段的資金活動(dòng)是會(huì)議的收入，會(huì)議舉行前的幾個(gè)月是會(huì)議收入的高峰期，通過注冊(cè)費(fèi)和企業(yè)贊助費(fèi)的收入，形成會(huì)議的主要資金收入。

第四階段的資金活動(dòng)是會(huì)議舉行期間的資金支出，短短的幾天將會(huì)議的全部收入支出了70%~80%，從而保證了會(huì)議能夠順利進(jìn)行。

第五階段也是最后一個(gè)階段的資金活動(dòng)是會(huì)議結(jié)束后剩余資金的分配，即會(huì)議結(jié)束后如果有少量的剩余資金，如何分配這些資金，

每個(gè)階段的財(cái)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)都非常明顯，第一和第三階段主要表現(xiàn)為資金的流入，第二和第四階段主要表現(xiàn)為資金的流出，最后一個(gè)階段是資金的分配，會(huì)議資金活動(dòng)表現(xiàn)為兩入兩出一分配的特點(diǎn)，掌握了這些特點(diǎn)，對(duì)于會(huì)議資金管理是非常有利的。

三、會(huì)議財(cái)務(wù)管理包括會(huì)議財(cái)務(wù)計(jì)劃管理、會(huì)議日常財(cái)務(wù)管理和會(huì)議財(cái)務(wù)分析三部分主要內(nèi)容。

（一）會(huì)議財(cái)務(wù)計(jì)劃管理

會(huì)議財(cái)務(wù)管理首先是從財(cái)務(wù)計(jì)劃管理開始的。在策劃每一個(gè)會(huì)議的初期，會(huì)議組織者根據(jù)我國(guó)對(duì)舉辦會(huì)議的財(cái)務(wù)政策和法規(guī)，參照以往舉辦會(huì)議的歷史資料，在資金運(yùn)動(dòng)規(guī)律的基礎(chǔ)上正確地編制會(huì)議預(yù)算。會(huì)議預(yù)算是會(huì)議財(cái)務(wù)計(jì)劃管理的重要依據(jù)，它將使會(huì)議組織者有計(jì)劃地籌措資金，包括資金的數(shù)額、來源；按預(yù)算進(jìn)行各項(xiàng)支出，包括支出的項(xiàng)目和費(fèi)用水平，預(yù)算是會(huì)議財(cái)務(wù)計(jì)劃管理中最重要的內(nèi)容之一。

（二）會(huì)議日常財(cái)務(wù)管理

會(huì)議日常財(cái)務(wù)管理是按我國(guó)制定的財(cái)會(huì)政策和規(guī)定，根據(jù)組織委員會(huì)批準(zhǔn)的會(huì)議預(yù)算，由財(cái)會(huì)部門和人員進(jìn)行日常的財(cái)務(wù)管理工作，內(nèi)容包括會(huì)議資金管理、費(fèi)用管理和會(huì)議余款的處理。

（三）會(huì)議財(cái)務(wù)分析

財(cái)務(wù)分析是對(duì)會(huì)議財(cái)務(wù)狀況的分析和研究，在對(duì)流動(dòng)資金的應(yīng)用和費(fèi)用開支的分析中，檢查會(huì)議的財(cái)務(wù)狀況和存在的問題，提出切實(shí)可行的改進(jìn)意見。會(huì)議財(cái)務(wù)分析的最終目的是要保證實(shí)現(xiàn)會(huì)議的財(cái)務(wù)目標(biāo)。

四、會(huì)議財(cái)務(wù)管理人員

（一）財(cái)務(wù)管理人員

舉辦會(huì)議時(shí)要安排財(cái)務(wù)管理人員，負(fù)責(zé)完成會(huì)議財(cái)務(wù)計(jì)劃管理和會(huì)議的財(cái)務(wù)分析。主要財(cái)務(wù)管理人員通常是會(huì)議組織委員會(huì)里的司庫(kù)，其主要職責(zé)就是專門對(duì)會(huì)議財(cái)務(wù)進(jìn)行計(jì)劃管理，隨時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析并有效地加以控制。司庫(kù)對(duì)大會(huì)主席和會(huì)議組織委員會(huì)負(fù)責(zé)，定期向他們作財(cái)務(wù)匯報(bào)。在司庫(kù)的授權(quán)下，會(huì)議秘書長(zhǎng)具體日常的財(cái)務(wù)管理工作。

（二）財(cái)會(huì)管理人員

按我國(guó)的財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定，運(yùn)作會(huì)議時(shí)必須配備專職的財(cái)會(huì)管理人員，負(fù)責(zé)日常的財(cái)會(huì)工作，舉辦一個(gè)千人會(huì)議，會(huì)議經(jīng)費(fèi)至少要有幾百萬元人民幣，如果是國(guó)際會(huì)議，其中還有很大一部分是外匯的業(yè)務(wù)。臨近開會(huì)的半年時(shí)間內(nèi)，每天都會(huì)有幾十筆的收入和支出，會(huì)計(jì)工作是非常繁華的，但是目前很少有為某個(gè)會(huì)議聘用專門的會(huì)計(jì)人員并設(shè)立單獨(dú)賬號(hào)的，因?yàn)檫@會(huì)加大會(huì)議的管理成本。絕大多數(shù)情況是將會(huì)議的會(huì)計(jì)工作委托給某個(gè)單位的財(cái)務(wù)部門，利用現(xiàn)有的會(huì)計(jì)人員、賬號(hào)和設(shè)備為會(huì)議提供財(cái)務(wù)服務(wù)，會(huì)議組織者只要進(jìn)行必要的監(jiān)督并支付少量的財(cái)務(wù)服務(wù)費(fèi)即可。

五、會(huì)議的經(jīng)費(fèi)管理

會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理通常貫徹一下幾條原則：

首先是要確定一位會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)會(huì)議全部支出，他要非常熟悉會(huì)議的預(yù)算，明確每一項(xiàng)支出的標(biāo)準(zhǔn)和使用的權(quán)限和范圍，得不到他的批準(zhǔn)將不得進(jìn)行任何支出，實(shí)行“一支筆”簽字的原則。這位領(lǐng)導(dǎo)人通常由會(huì)議秘書長(zhǎng)擔(dān)任。

二是不能輕易改變財(cái)務(wù)管理的授權(quán)人和其權(quán)限范圍，也不能輕易改變授權(quán)人的財(cái)務(wù)決定，以免引起混亂。但在實(shí)際籌備過程中有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)不能嚴(yán)格按照會(huì)議預(yù)算的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行支出的項(xiàng)目，遇到這種情況時(shí)要有充分的理由，并經(jīng)會(huì)議組織委員會(huì)批準(zhǔn)，集體決策，防止出現(xiàn)一個(gè)人說了算的現(xiàn)象。

六、會(huì)議財(cái)會(huì)記賬方式

我國(guó)的會(huì)計(jì)制度規(guī)定會(huì)議使用現(xiàn)金法記賬，即當(dāng)收入實(shí)際收到和費(fèi)用實(shí)際支付才記錄下收入和費(fèi)用。舉辦國(guó)內(nèi)會(huì)議時(shí)的收費(fèi)情況比較簡(jiǎn)單，會(huì)議代表通常只采用銀行匯款和郵局匯款兩種方式，款到后即可入賬。而舉辦國(guó)際會(huì)議時(shí)，國(guó)外代表經(jīng)常用托收支票的方式繳納費(fèi)用，會(huì)計(jì)人員要拿這些支票到銀行辦理托收手續(xù)。從辦理之日到費(fèi)用進(jìn)入賬號(hào)，一般需要1到3個(gè)月的時(shí)間，甚至半年，當(dāng)費(fèi)用進(jìn)入賬戶時(shí)才能將這部分代表繳納的費(fèi)用作為收入加到會(huì)議的收入中。項(xiàng)目支出是實(shí)際已經(jīng)付款并且收到發(fā)票時(shí)才將這些費(fèi)用入賬?，F(xiàn)今記賬法雖然比較簡(jiǎn)單，但在分析會(huì)議的贊助款許多都是在會(huì)議結(jié)束后很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)才能進(jìn)賬，按現(xiàn)今記賬法的原則，在會(huì)前這部分收入就不能記入會(huì)議的收入帳中，在賬面上會(huì)議就有可能出現(xiàn)虧損，因此伍方會(huì)議服務(wù)的會(huì)議財(cái)務(wù)管理人員不僅僅使用現(xiàn)今記賬法提供的財(cái)務(wù)數(shù)字來進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，還會(huì)經(jīng)常使用接待發(fā)生制記賬法的原則，參考會(huì)計(jì)人員的賬本，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，以便能夠隨時(shí)控制和調(diào)整會(huì)議預(yù)算。

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