首先是要準確把握會議名稱、時間、地點、參加人員、議程、會議的主要任務(wù)，根據(jù)參會人數(shù)及會務(wù)實際需要，選擇較為適宜的會場。其次是先行打印、校對參會人員席卡，初步安排座次表報相關(guān)市領(lǐng)導(dǎo)審定。再次是根據(jù)會議需要，提前準備有關(guān)展板、投影儀、熒幕或多媒體播放設(shè)施設(shè)備等會議輔助工具。最后是要提前檢查會場其它相關(guān)設(shè)施，確保一切均可正常使用。根據(jù)多年的會務(wù)接待經(jīng)驗，會務(wù)工作安排是公務(wù)接待的重要環(huán)節(jié)之一。具體服務(wù)中，伍方會議服務(wù)都會緊緊圍繞“會議布置”這一關(guān)鍵，按接待禮儀的要求，切實做好相關(guān)系列工作。

對會場外的環(huán)境：視具體情況，提前在會場外安排好有關(guān)標語、橫幅、鮮花、彩虹門、氫氣球等，突出會議主題，積極營造氛圍。此外，還要確保會議室周邊環(huán)境衛(wèi)生，且無噪音無干擾。參會人員較多時，要在會場入口處，醒目放置《會議座次表》。

     會場內(nèi)一是要精心布置會標。要根據(jù)會議實際，選擇橫幅式會標或幕墻式會標。會標字體應(yīng)大小適中，排列整齊，看起來美觀、大方、嚴肅。重要會議，應(yīng)先拿出會標樣稿，報領(lǐng)導(dǎo)審批后方可具體實施。科學(xué)布置桌椅。要根據(jù)會議內(nèi)容的不同來選擇課桌式或回字形等方式排放桌椅。設(shè)置主席臺、講臺的，還應(yīng)兼顧主席臺、講臺與其他坐席整體協(xié)調(diào)。此外，根據(jù)需要，會議桌上還要擺上話筒、蓋杯茶水、小毛巾以及會議材料、記錄用筆紙等。

     要規(guī)范擺放席卡。嚴格遵循公務(wù)禮儀的要求，整齊擺放席卡。堅決避免席卡中錯別字的出現(xiàn)。同時還要依據(jù)客情變化，隨時調(diào)整席卡位次。合理安排草植。會場上的綠色植物及鮮花應(yīng)排列整齊或錯落有致，顏色、高低要協(xié)調(diào)搭配，做到疏密得當、美觀大方、突出主題，以達到美化會場、烘托氣氛的作用。

     要協(xié)助調(diào)試多媒體。多媒體的直觀形象性強，越來越廣泛地被運用于各種會議。接待服務(wù)人員要積極協(xié)調(diào)各方，協(xié)助做好多媒體等設(shè)施設(shè)備的調(diào)試工作，確保在會議中能夠正常使用。還應(yīng)協(xié)助新聞部門，做好會議錄音錄像工作。必要時，要主動收集會議有關(guān)影音資料，以便存檔備用。提醒做好其它會場服務(wù)。如會前幫助組織會議簽到、分發(fā)會議材料，會時督促會場服務(wù)員及時添加茶水，提醒會場值機員及時處理機器故障，協(xié)調(diào)各方及時完成領(lǐng)導(dǎo)臨場交辦的各項工作等。

最后的收尾工作主要有：一是提前銜接好下一環(huán)節(jié)活動安排，做好領(lǐng)導(dǎo)、來賓的提醒、引導(dǎo)工作。二是安排有關(guān)方面及時撤除會場的相關(guān)布置，以免造成浪費或影響其他會務(wù)工作。三是及時做好當次工作小結(jié)，分析、解決存在的問題，梳理、推廣好的做法和經(jīng)驗。做好收尾工作不代表整場會議就結(jié)束了，伍方會議服務(wù)更注重的是會后的溝通和聯(lián)系，維護與客戶之間的關(guān)系。

資料整理：小艷