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會(huì)議地點(diǎn)策劃

發(fā)布時(shí)間:2013-08-09   內(nèi)容來(lái)源:杭州年會(huì)策劃公司 http://www.cssjly.cn

 

會(huì)議地點(diǎn)的選擇實(shí)際上包括兩方面的含義:一是選擇會(huì)議舉辦地,即在哪個(gè)國(guó)家、地區(qū)及城市舉行;二是選擇會(huì)址,即會(huì)議舉行的場(chǎng)所。最終,會(huì)議會(huì)具體落在某一個(gè)城市的某一個(gè)場(chǎng)所舉行。會(huì)議地點(diǎn)的策劃是一個(gè)系統(tǒng)工程,伍方會(huì)議服務(wù)覺(jué)得需要綜合考慮方方面面的因素。會(huì)議地點(diǎn)的選擇因素基本有:

(1)聲譽(yù)和環(huán)境

會(huì)議地點(diǎn)的選擇往往超越了會(huì)議本身的意義,且具有濃厚的政治和經(jīng)濟(jì)色彩,會(huì)議策劃者非常關(guān)注舉辦地的聲譽(yù)如何,以及是否能夠產(chǎn)生良好的政治影響和經(jīng)濟(jì)效果,理想的舉辦地能提高會(huì)議的地位和威望。另外,舉辦的氣候是否理想、舉辦的周邊環(huán)境是否有吸引力,會(huì)場(chǎng)的空氣質(zhì)量和噪音大小如何,能否創(chuàng)造合適的氣氛和環(huán)境、突出會(huì)議的主題、營(yíng)造良好的會(huì)議氣氛,會(huì)議地點(diǎn)過(guò)去的工作是否令人滿(mǎn)意,會(huì)議主辦者、與會(huì)者或者其他人以前是否在這個(gè)場(chǎng)所舉辦或參加過(guò)會(huì)議,他們對(duì)其的評(píng)價(jià)如何等也是選擇會(huì)議地點(diǎn)需要考慮的因素。舉辦地營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)的效率,也會(huì)影響到會(huì)議地點(diǎn)的確定。

(2)接待能力

舉行大型會(huì)議就必須考察會(huì)議舉辦地是否具有會(huì)議所需的場(chǎng)館,以及住宿餐飲、交通等基礎(chǔ)的接待條件。

住宿設(shè)施接納能力:可供的客房數(shù)量有多少,是否使用一個(gè)以上的酒店,設(shè)備設(shè)施的配備是否齊全等。

交通位置和基礎(chǔ)設(shè)施:舉辦地交通是否便利;是否擁有國(guó)際機(jī)場(chǎng)和足夠的國(guó)際航線(xiàn),或者有較重要的鐵路線(xiàn)和高速公路經(jīng)過(guò);總體可進(jìn)出性如何;會(huì)場(chǎng)與交通集散地、與會(huì)者下榻的酒店、會(huì)議期間觀光考察地點(diǎn)的距離及往來(lái)便利程度,主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)的距離等;當(dāng)?shù)氐幕A(chǔ)設(shè)施是否適用,標(biāo)準(zhǔn)如何;設(shè)施的配備是否需要時(shí)就可以使用等。

會(huì)議舉辦城市應(yīng)當(dāng)有較平整寬敞的道路和交通暢的交通狀況,還應(yīng)有足夠數(shù)量和較高質(zhì)量的交通工具,如較高檔次的出租車(chē)、公交車(chē)等,以方便與會(huì)者進(jìn)入和離開(kāi)會(huì)場(chǎng)所和住宿酒店。會(huì)議組織者也可以租用車(chē)輛或委托旅行社安排交通工具,以在集體活動(dòng)中統(tǒng)一運(yùn)送與會(huì)者。

(3)服務(wù)

對(duì)服務(wù)標(biāo)注的感受如何;工作人員是否經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)指導(dǎo),是否著裝得體、服裝周到,服務(wù)效率如何;會(huì)議場(chǎng)所可以提供哪些娛樂(lè)活動(dòng),附近是否有商店、美容院和理發(fā)店;是否為會(huì)議代表提供交通服務(wù);主辦組織者和社團(tuán)甚至當(dāng)?shù)鼐用駳g迎訪問(wèn)者時(shí)的好客態(tài)度如何等。

(4)花費(fèi)

會(huì)議地點(diǎn)住宿的價(jià)格是否合適,所需會(huì)議空間的價(jià)格如何,會(huì)議地點(diǎn)舉辦會(huì)議是否盈利還是虧損,會(huì)議場(chǎng)所的價(jià)格和收費(fèi)方式如何,是否提供免費(fèi)使用的時(shí)間段,是否有淡季折扣,是否需要繳納押金,是否要求保險(xiǎn),是否對(duì)某些設(shè)施進(jìn)行特別收費(fèi)等。

(5)安全和其他標(biāo)準(zhǔn)

是否會(huì)發(fā)生罷工、自然災(zāi)害、聯(lián)合抵制和其他敵對(duì)事件,是否設(shè)置了火災(zāi)警報(bào)系統(tǒng)和消防設(shè)施,是否有安全出口,是否標(biāo)明了撤離程序,是否配備了保險(xiǎn)箱,是否有常駐醫(yī)生,距離最近的急救中心有多遠(yuǎn),保安水平如何等。

通過(guò)考慮這些因素,伍方會(huì)議服務(wù)相信這樣的會(huì)場(chǎng)一定會(huì)深受客戶(hù)的喜歡,能和客戶(hù)更好的合作。

資料整理:旭芳

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