一、國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的審批制度

（一）我國(guó)審批國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的基本要求與程序

在我國(guó)舉辦國(guó)際會(huì)議和在其他國(guó)家舉辦國(guó)際會(huì)議由很大的不同，其中最大的區(qū)別是對(duì)舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的審批制度。在我國(guó)舉辦任何規(guī)模的國(guó)際社團(tuán)會(huì)議都屬于外事活動(dòng)，必須經(jīng)有關(guān)政府主管部門批準(zhǔn)方可進(jìn)行申辦和籌備活動(dòng)。國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的審批工作是一件非常嚴(yán)肅的外事工作，尤其是有幾千人參加的大型國(guó)際社團(tuán)的年會(huì)，伍方會(huì)議服務(wù)會(huì)充分做好調(diào)研工作及可行性報(bào)告，在有一定申辦成功的把握時(shí)，再向上級(jí)主管部門申報(bào)，否則全部審批工作就有可能白做。

1.舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議必須辦理報(bào)批手續(xù)

在我國(guó)舉辦國(guó)際會(huì)議的主辦單位必須向有關(guān)政府主管部門申請(qǐng)，得到批準(zhǔn)并取得會(huì)議批件后方可開始籌備。在申請(qǐng)舉辦國(guó)際會(huì)議的報(bào)告經(jīng)過批準(zhǔn)前，任何個(gè)人和機(jī)構(gòu)不得擅自向國(guó)際組織申辦和承諾國(guó)際會(huì)議在我國(guó)舉辦，也不得承諾與外方合作，協(xié)助外方在我國(guó)舉辦國(guó)際會(huì)議。

2.舉辦國(guó)際社團(tuán)組織會(huì)議的機(jī)構(gòu)必須具備一定的資質(zhì)

申請(qǐng)舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的機(jī)構(gòu)必須是法人社團(tuán)或單位，它能夠制定國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的舉辦方案，負(fù)責(zé)會(huì)議的組織實(shí)施和財(cái)務(wù)管理等重要工作并能夠承擔(dān)舉辦會(huì)議的民事責(zé)任。

3.申請(qǐng)舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的程序

擬舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的機(jī)構(gòu)首先應(yīng)向主管部門匯報(bào)，得到口頭批準(zhǔn)后，再提出書面申請(qǐng)文件，文件主要包括申請(qǐng)報(bào)告和申請(qǐng)表；申請(qǐng)文件一式兩份，遞交后等待批準(zhǔn)。舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的申請(qǐng)不得通過多重渠道上報(bào)。

（二）國(guó)際社團(tuán)會(huì)議審批的權(quán)限和時(shí)限

1.國(guó)際社團(tuán)會(huì)議審批的權(quán)限和時(shí)限

中小型國(guó)際社團(tuán)會(huì)議，可由各省、自治區(qū)、直轄市黨委和人們政府，中央和國(guó)家機(jī)關(guān)各部委審批。省、部級(jí)以下部門無權(quán)批準(zhǔn)舉辦國(guó)際會(huì)議。

舉辦大型國(guó)際社團(tuán)會(huì)議，以及邀請(qǐng)外國(guó)政府現(xiàn)職部長(zhǎng)以上的官員和在國(guó)際 國(guó)內(nèi)游中央影響人士參加的高級(jí)別國(guó)際會(huì)議，均應(yīng)先由各省、自治區(qū)、直轄市黨委和人們政府，中央和國(guó)際機(jī)關(guān)各部委商外交部同意，報(bào)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)。

凡是申辦需要國(guó)家財(cái)政經(jīng)費(fèi)支持的國(guó)際會(huì)議都必須先經(jīng)財(cái)政部同意后方能開始辦理會(huì)議的其他審批手續(xù)。

2.國(guó)際社團(tuán)會(huì)議審批的時(shí)限

由各省、部級(jí)審批的國(guó)際會(huì)議，一般應(yīng)提前8至12個(gè)月審批報(bào)批。需上報(bào)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的國(guó)際會(huì)議，應(yīng)提前12個(gè)月提出申請(qǐng)報(bào)批。需國(guó)家財(cái)政經(jīng)費(fèi)支持，申請(qǐng)報(bào)告應(yīng)在會(huì)議舉辦前一年的3月份以前提出，一遍納入年度計(jì)劃和預(yù)算。

二、國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的報(bào)批程序

（一）報(bào)批前的準(zhǔn)備工作

在向有關(guān)政府主管部門辦理會(huì)議的報(bào)批手續(xù)前，要先明確下列準(zhǔn)備工作是否完成或條件是否具備。

1.會(huì)議的申辦者與承辦者

會(huì)議的申辦者通常應(yīng)是我過在國(guó)際社團(tuán)的國(guó)際會(huì)員或團(tuán)體會(huì)員；有些國(guó)際社團(tuán)還要求申辦者要獲得國(guó)家政府部門或者全國(guó)性機(jī)構(gòu)支持，申辦者就要事先與有關(guān)部門聯(lián)系并取得這些部門的支持。會(huì)議的申辦者通常應(yīng)是會(huì)議的主辦單位，它應(yīng)該具備前述舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的資質(zhì)。會(huì)議可以同時(shí)由幾個(gè)單位聯(lián)合申辦，但應(yīng)由一個(gè)單位提交報(bào)告，明確其他各個(gè)單位所承擔(dān)的義務(wù)和享受的權(quán)利，并應(yīng)有書面的材料備案。

會(huì)議承辦單位是指接受主辦單位的委托，負(fù)責(zé)國(guó)際會(huì)議某方面具體工作的單位，承辦單位可為一個(gè)或多個(gè)。國(guó)際上會(huì)議承辦單位通常是PCO。

境外機(jī)構(gòu)在我國(guó)境內(nèi)舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議需委托或聯(lián)系我國(guó)境內(nèi)機(jī)構(gòu)作為主辦單位或承辦單位，不得獨(dú)自在我國(guó)舉辦國(guó)際會(huì)議。

2.我國(guó)的專業(yè)水平

我國(guó)會(huì)議組織者在申辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議時(shí)，一定要考慮我國(guó)在該學(xué)科領(lǐng)域的研究水平：是否能提供具有國(guó)際先進(jìn)水準(zhǔn)的會(huì)議報(bào)告，是否能組織一定數(shù)量的國(guó)內(nèi)學(xué)者的論文。目前我國(guó)許多機(jī)構(gòu)之所以到現(xiàn)在也不能申辦所加入了多年的國(guó)際社團(tuán)的年會(huì)，專業(yè)水平不高是一個(gè)很重要的原因。

3.我國(guó)的綜合國(guó)力

綜合國(guó)力是爭(zhēng)取國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的基礎(chǔ)。許多國(guó)際會(huì)議始終在幾個(gè)西方工業(yè)強(qiáng)國(guó)輪流舉辦的重要原因就在于此。

4.會(huì)議經(jīng)費(fèi)平衡

國(guó)際社團(tuán)要求會(huì)議的承辦國(guó)能夠做到收支平衡。通常國(guó)際社團(tuán)不會(huì)為會(huì)議提供任何形式的經(jīng)費(fèi)，有些國(guó)際社團(tuán)甚至還要求承辦國(guó)在會(huì)議會(huì)議結(jié)束后上繳一部會(huì)議的收入。另外國(guó)際社團(tuán)還經(jīng)常會(huì)提出許多其他方面的要求，如國(guó)際社團(tuán)組織負(fù)責(zé)人和大會(huì)特邀報(bào)告人參加會(huì)議不但免交注冊(cè)費(fèi)和住宿費(fèi)，同時(shí)還要由承辦國(guó)提供國(guó)際旅費(fèi)，有的甚至還需要發(fā)給特邀報(bào)告人報(bào)告費(fèi)用，許多國(guó)際社團(tuán)組織會(huì)議僅這部分開支就占到了會(huì)議總支出的1/4.

5.舉辦城市

國(guó)際社團(tuán)會(huì)議大都具有規(guī)模大和要求高的特點(diǎn)，選擇的城市要能滿足會(huì)議的各種要求，特別是應(yīng)有條件優(yōu)良的會(huì)議場(chǎng)所和配套賓館。國(guó)際社團(tuán)會(huì)議來自國(guó)外的代表大多數(shù)，為方便他們的參加，應(yīng)盡量將這類會(huì)議安排在北京、上海和廣州等國(guó)際航班較多的城市。這些城市與世界上的許多國(guó)家有直達(dá)國(guó)際航班，可以節(jié)省國(guó)外代表的國(guó)際旅費(fèi)和方便他們的國(guó)際旅行。

6.舉辦時(shí)間和會(huì)期

國(guó)際社團(tuán)系列國(guó)際會(huì)議的時(shí)間一般都固定在每年的5—10月，這也是北半球國(guó)家的旅游黃金季節(jié)和大學(xué)假期。在我國(guó)安排具體時(shí)間要注意避開我國(guó)的“五一”和“十一”兩個(gè)旅游高峰。遇到每5年中國(guó)共產(chǎn)黨舉辦代表大會(huì)的年份時(shí)，要特別注意會(huì)議安排的月份。

（二）研究國(guó)際社團(tuán)的有關(guān)文件

舉辦國(guó)際社團(tuán)的會(huì)議首先應(yīng)研究該國(guó)際社團(tuán)的有關(guān)文件。通常由兩個(gè)文件是最主要，一是該國(guó)際社團(tuán)的章程，二是舉辦該社團(tuán)會(huì)議時(shí)對(duì)東道國(guó)的要求。在研究國(guó)際組織要求中，要特別注意東道國(guó)需要承擔(dān)的財(cái)務(wù)義務(wù)。

（三）辦理報(bào)批手續(xù)

如果在國(guó)際社團(tuán)章程中沒有任何不利于我國(guó)的條款，而我國(guó)又能承擔(dān)舉辦會(huì)議所要承擔(dān)的財(cái)務(wù)義務(wù)，就可以開始按規(guī)定辦理舉辦該國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的報(bào)批手續(xù)，向上級(jí)主管部門提交申請(qǐng)報(bào)告和申請(qǐng)表格。我國(guó)不同地區(qū)和不同部門，雖然申請(qǐng)報(bào)告和表格的要求和形式并不完全相同，但都應(yīng)包括下列主要內(nèi)容：

1.會(huì)議名稱

國(guó)際社團(tuán)會(huì)議名稱的中文全稱和英文全稱以及英文縮寫。

2.會(huì)議時(shí)間

舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的確切時(shí)間和會(huì)期，應(yīng)包括起始的年、月、日和結(jié)束的年、月、日，特殊情況可以先報(bào)會(huì)議召開的年和月。

3.會(huì)議地點(diǎn)

國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的召開地點(diǎn)，應(yīng)明確所在省和城市，可以不寫舉辦會(huì)議的會(huì)議中心或賓館。

4.會(huì)議組織者

會(huì)議主辦單位、承辦單位名稱的中文全稱和英文全稱。

5.預(yù)計(jì)會(huì)議人數(shù)

應(yīng)包括總?cè)藬?shù)和國(guó)外代表的人數(shù)（不含港、澳、臺(tái)地區(qū)代表）。

如邀請(qǐng)國(guó)外部長(zhǎng)以上高級(jí)官員、國(guó)外新聞?dòng)浾?、未建交?guó)家人員、以及臺(tái)灣地區(qū)的人員參會(huì)，應(yīng)予以說明。

6.會(huì)議宗旨、目的、背景的簡(jiǎn)單介紹

對(duì)該會(huì)議的宗旨、目的、背景、形式、主要議題和專業(yè)內(nèi)容，要用中、英問作簡(jiǎn)要說明。

對(duì)該會(huì)議對(duì)我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)或科學(xué)技術(shù)發(fā)展的促進(jìn)意義加以簡(jiǎn)單介紹。

7.會(huì)議經(jīng)費(fèi)來源

著重說明該會(huì)議的主要經(jīng)費(fèi)來自會(huì)議代表繳納的注冊(cè)費(fèi)，注冊(cè)費(fèi)的金額基本媽祖支付會(huì)議的各種開支，因而該國(guó)際會(huì)議能夠滿足我國(guó)財(cái)政部對(duì)在我國(guó)舉辦的國(guó)際會(huì)議的財(cái)務(wù)要求，既能夠在財(cái)務(wù)上做到以會(huì)養(yǎng)會(huì)，收支平衡，略有結(jié)余。

8.會(huì)議附設(shè)展覽會(huì)

簡(jiǎn)單介紹舉辦附設(shè)展覽會(huì)的必要性和可能性；該學(xué)科領(lǐng)域里的最新技術(shù)、產(chǎn)品的市場(chǎng)分析；國(guó)內(nèi)外有關(guān)企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)參展的預(yù)測(cè)等。

會(huì)議附設(shè)展覽會(huì)的展覽凈面積一般控制在1000平方米以內(nèi)，展臺(tái)數(shù)量大約為100個(gè)3*3米的標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)。

9.會(huì)議聯(lián)系人

國(guó)際社團(tuán)會(huì)議主要主辦單位和主要承辦單位對(duì)內(nèi)的聯(lián)系人活著會(huì)議秘書長(zhǎng)的聯(lián)系方法，包括通信地址、電話、傳真和電子信箱。

（四）國(guó)際會(huì)議的批件

主管部門在收到會(huì)議組織者舉辦國(guó)際社團(tuán)組織會(huì)議的事情報(bào)告后，根據(jù)會(huì)議的具體情況進(jìn)行研究，若申請(qǐng)文件不符合要求，或者對(duì)有些問題還需要補(bǔ)充材料時(shí)，會(huì)要求會(huì)議組織者重新提交報(bào)告或補(bǔ)充材料；若申請(qǐng)文件符合要求，主管部門會(huì)按國(guó)際會(huì)議的審批權(quán)限批準(zhǔn)國(guó)際會(huì)議的申辦，并發(fā)給會(huì)議組織者申辦國(guó)際會(huì)議的批件，即所謂“紅頭文件”。

（五）申報(bào)國(guó)際社團(tuán)會(huì)議時(shí)注意的問題

1.國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的再次審批

在申辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議活動(dòng)取得成功后，伍方會(huì)議服務(wù)會(huì)在會(huì)議舉辦的前一年向主管部門再次提交籌備會(huì)議的審批報(bào)告，由上級(jí)主管部門根據(jù)分級(jí)審批權(quán)限再次批復(fù)。

2.國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的變更

國(guó)際社團(tuán)會(huì)議因某種原因不能按原批準(zhǔn)時(shí)間舉辦，需要延期或提前舉辦；有的國(guó)際社團(tuán)會(huì)議臨時(shí)改變舉辦城市，主辦單位必須向原上級(jí)主管部門提交申請(qǐng)報(bào)告，詳細(xì)說明變更時(shí)間和地點(diǎn)的理由，還應(yīng)附上國(guó)際社團(tuán)同意變更召開時(shí)間和地點(diǎn)的書面次啊聊，由審批單位另行批復(fù)。

資料整理：小燴