會議結束時，
伍方會議服務要提醒下秘書要做好會議文件質料的收集、整理和歸檔工作，及時送交有關人員妥善保管。
收集會議文件質料的要求和內容
1 收集會議文件質料的要求
（1）確定會議文件質料的收集范圍。會前分發(fā)的保密文件要求按會議文件質料的清退目錄和發(fā)文登記薄逐人、逐件、逐項檢查核對，以杜絕保密文件清退的死角。
（2） 收集會議文件質料要及時，確保文件質料在與會人員離會之前全部收齊全。
（3）選擇收集文件質料的渠道，運用收集文件質料的不同方式方法。
（4）與分發(fā)文件質料一樣，收集會議文件也要履行嚴格的登記手續(xù)。認真檢查文件質料是否有缺件、缺頁、缺損的情況。及時采取措施撲救毀損的文件質料。
（5）收集整理過程要中注意保密。
2 需收集的文件質料
（1）會前準備并分發(fā)的文件。包括指導性文件、審議表決性文件、宣傳交流性文件、參考說明性文件、會議管理性文件。
（2）會議期間生產的文件。包括決議、議案、提按、會議記錄、會議簡報。
（3）會后產生的文件。包括會議紀要、傳達提綱、會議新聞報導等。
400-0571-361
