商務(wù)會(huì)議接待知識(shí)

發(fā)布時(shí)間：2012-03-19 內(nèi)容來源：杭州年會(huì)策劃公司 http://www.cssjly.cn

現(xiàn)代會(huì)議頻繁，無論是什么行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會(huì)議，不論籌劃此會(huì)議的籌劃者經(jīng)驗(yàn)是否豐富，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會(huì)面臨以下問題：

一、需要做些什么？

會(huì)議的類型繁多，舉行不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集涉及多方面的信息，并制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。

二、由誰來籌劃會(huì)議？

在企業(yè)內(nèi)部，每個(gè)人在工作中都可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃，有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。無論由誰來負(fù)責(zé)總體的策劃，最終結(jié)果，是使籌辦的會(huì)議順利完成。

1、會(huì)議籌劃者的職責(zé)：作為會(huì)議籌劃者，要負(fù)責(zé)全面的工作。下列的各項(xiàng)工作能反映會(huì)議籌劃者這一角色的多面性。

善于與人共事

善于注意小節(jié)

善于解決問題

善于與人協(xié)商

能夠管理會(huì)議財(cái)務(wù)事宜

熟悉酒店運(yùn)作

能夠安排恰倒好處的菜單

能夠熟練操作電腦

能夠熟練地與視聽服務(wù)公司打交道

能妥善接待貴賓和外國客人

熟知各種禮儀

行事果斷、執(zhí)著

2、會(huì)議籌劃者的任務(wù)：

制定計(jì)劃，確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo)

制定會(huì)議議程

了解可供使用的場所和設(shè)施情況

選擇或提議合適的場所

檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施

安排交通事宜

協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)

招收、培訓(xùn)會(huì)務(wù)人員和廣告人員

制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作

確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排

視察選定的場所和設(shè)施

與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（運(yùn)輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司）

確定印刷公司

安排食品、飲料有關(guān)事宜

討價(jià)還價(jià)

同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系

三、主要會(huì)議類型：

銷售會(huì)議：一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會(huì)議，或者是對(duì)前一個(gè)銷售期間進(jìn)行總結(jié)和表彰。

年會(huì)：可以是公司股東大會(huì)，也可能是行業(yè)協(xié)會(huì)每年一次的會(huì)員大會(huì)。

產(chǎn)品發(fā)布會(huì)：是為了向?qū)I(yè)群體和消費(fèi)者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。

研討會(huì)：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會(huì)議。研討會(huì)一般讓與會(huì)者相互交流并有意見反饋。

專業(yè)會(huì)議：是就某個(gè)領(lǐng)域的問題進(jìn)行討論、咨詢和交流信息而召開的會(huì)議。一般包括主會(huì)和討論問題、解決問題的小組會(huì)議。

獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)。

培訓(xùn)會(huì)議：一般要用至少一天，多則幾周時(shí)間開展培訓(xùn)活動(dòng)的會(huì)議。這類培訓(xùn)需要有特定的場所，培訓(xùn)內(nèi)容高度集中，由某個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)人員教授，而且通過培訓(xùn)要實(shí)現(xiàn)某些目的和目標(biāo)。

四、會(huì)議籌劃步驟：

目的和目標(biāo)：確定會(huì)議的目的和目標(biāo)、制定會(huì)議議程是會(huì)議的重心所在。會(huì)議的目標(biāo)和目的有以下一些：

培訓(xùn) 通知教育探討問題做決策

引入新事物或介紹新人員

激勵(lì) 開發(fā) 展示促進(jìn)與改善解決問題

討論如何贏利贏利

五、在你籌劃一個(gè)會(huì)議時(shí)，你最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：

預(yù)計(jì)下一步召開會(huì)議的日期；

會(huì)議預(yù)計(jì)需要召開幾天；

打算在什麼地方召開會(huì)議；

會(huì)議形式或程序是什麼；

會(huì)議需要多大的場地；