根據(jù)伍方會(huì)議服務(wù)多年的經(jīng)驗(yàn)，如果是小型商務(wù)會(huì)議，簽到相對(duì)簡(jiǎn)單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會(huì)議或者展覽，那么住宿安排及簽到就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。

通常情況下，會(huì)議的簽到與住宿安排連在一起。大型會(huì)議如果想要簽到過(guò)程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的：

1、回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表

2、簽到表格

3、引導(dǎo)及協(xié)助人員

4、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號(hào)

5、房間分配表

6、總臺(tái)及時(shí)拿出房卡

7、標(biāo)明入住者姓名及房號(hào)的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)

8、入住酒店相對(duì)明顯的路徑指示

9、會(huì)議會(huì)展須知

10、會(huì)議會(huì)展詳細(xì)日程

11、考察線路及參與方式

12、酒店功能開(kāi)閉說(shuō)明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

13、返程預(yù)定及確認(rèn)

14、會(huì)務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

如果可能，伍方會(huì)議服務(wù)建議盡量使用計(jì)算機(jī)作簽到，如會(huì)議電子簽到機(jī)。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時(shí)間應(yīng)該根據(jù)會(huì)展參與人員抵達(dá)時(shí)間合理分配。

如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對(duì)于簽到及入住安排有很大幫助。