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如何策劃與組織企業(yè)年會(huì)

發(fā)布時(shí)間:2012-06-23   內(nèi)容來源:杭州年會(huì)策劃公司 http://www.cssjly.cn

       年會(huì)的策劃與組織在國外來說已經(jīng)是很有系統(tǒng)化和制度化的程序了,而在國內(nèi)還是普遍處于一個(gè)未知的狀態(tài),不能充分利用好年會(huì)來提高企業(yè)內(nèi)部整體的形象和員工的幸福感,這是我們會(huì)議服務(wù)公司應(yīng)該要幫忙企業(yè)解決的地方,把企業(yè)的年會(huì)策劃和組織做好,做好企業(yè)戰(zhàn)略會(huì)議管理。下面伍方會(huì)議跟大家一起分享如何舉辦一次高效的年會(huì)。
  其一,與專業(yè)機(jī)構(gòu)合作。年會(huì)多為協(xié)會(huì)類機(jī)構(gòu)主辦,而這類機(jī)構(gòu)的人員數(shù)量和會(huì)議專業(yè)能力等會(huì)有一定的局限性,因此,與專業(yè)會(huì)議公司合作是重要的選項(xiàng)之一。專業(yè)公司經(jīng)驗(yàn)豐富,策劃運(yùn)作能力很強(qiáng),有他們的參與,會(huì)議往往會(huì)增加很多色彩,效果也會(huì)大大提升;
  其二,加強(qiáng)與政府機(jī)構(gòu)的合作。無論是全國性的年會(huì)還是國際性的年會(huì),一般來說在業(yè)內(nèi)都有一定的影響力,因此年會(huì)對(duì)各地政府甚至是國家政府有關(guān)部門都會(huì)有很強(qiáng)的吸引力。現(xiàn)在,我們國家很多城市都很注意吸引國際會(huì)議到本地區(qū)召開,而我們講的一般意義上的國際會(huì)議,指的主要就是國際協(xié)會(huì)類機(jī)構(gòu)的年會(huì)。只要具有一定規(guī)模和影響力的年會(huì),基本上都能得到地方政府不同形式的支持。到目前為止,我國已經(jīng)有數(shù)十個(gè)城市出臺(tái)了會(huì)議產(chǎn)業(yè)扶持政策,每年的扶持資金多達(dá)數(shù)億元之多;
  其三,加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研并提出針對(duì)性解決方案。發(fā)達(dá)國家很多行業(yè)年會(huì)都已經(jīng)舉辦過數(shù)十屆甚至上百屆,已經(jīng)成為了名副其實(shí)的品牌會(huì)議。一個(gè)品牌會(huì)議幾十年甚至上百年來一直受到業(yè)界追捧,如果會(huì)議組織機(jī)構(gòu)不重視市場(chǎng)調(diào)研,不重視會(huì)議代表的感受和要求,那是根本不可想象的。發(fā)達(dá)國家年會(huì)的日程及議程安排完全可以用豐富多彩來形容——不同類型、不同職務(wù)、不同年齡段會(huì)議代表的不同訴求一般都能得以體現(xiàn)——與會(huì)家屬也不例外;
  其四,注重會(huì)議城市、會(huì)議酒店選擇與會(huì)議附加活動(dòng)的安排。根據(jù)美國會(huì)議市場(chǎng)的調(diào)查,在影響與會(huì)代表決定是否參會(huì)的“重要因素”排序中,“會(huì)議地點(diǎn)”和“會(huì)議附加活動(dòng)”已經(jīng)超過“會(huì)議內(nèi)容”排在了前兩位。會(huì)議的附加活動(dòng)種類很多,合理搭配、組合以及每年的調(diào)整、變化非常重要;
  最后,注重細(xì)節(jié)服務(wù)。常辦會(huì)議的人都會(huì)認(rèn)為辦好一個(gè)會(huì)議很難,其中一難就是把每個(gè)細(xì)節(jié)都做好。會(huì)議,就是由無數(shù)個(gè)細(xì)節(jié)組成的,會(huì)議嘉賓、會(huì)議代表、會(huì)議贊助商等的感受同樣也是由一系列細(xì)節(jié)相加而成的。因此,做好會(huì)議細(xì)節(jié)工作,是所有會(huì)議組織機(jī)構(gòu)、會(huì)議工作者必須練好的一項(xiàng)基本功。

    總的來說,一場(chǎng)高效的企業(yè)年會(huì)的舉辦離不開上面說的幾點(diǎn),我們伍方會(huì)議提倡讓專業(yè)的人做專業(yè)的事,這樣的話就可以細(xì)分市場(chǎng)上做好精準(zhǔn)打擊,讓企業(yè)的優(yōu)勢(shì)全部發(fā)揮出來,而不要分散精力來思考這方面的事情。

 

 

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