會(huì)議，獎(jiǎng)勵(lì)旅游的集中采購是現(xiàn)在許多公司的常規(guī)做法。這其中的原因有很多：增加公司采購部門的購買能力，加強(qiáng)采購監(jiān)督，預(yù)先挑選合適的供應(yīng)商，降低采購成本。

        伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)識(shí)一家公司，在初期，他們的會(huì)議的采購部門和會(huì)議策劃者的意見不一致，換句話來說，他們各自都不了解對(duì)方的功能。但現(xiàn)在，經(jīng)過5年左右的磨合，會(huì)議專業(yè)人員似乎意識(shí)到了早期的錯(cuò)誤，盡管有時(shí)候會(huì)有小小的摩擦，絕大部分時(shí)間他們都是非常友好的。最關(guān)鍵的是策劃者們已經(jīng)從中吸取了教訓(xùn)，他們很清楚與采購部門對(duì)抗是徒勞的。這也是一種不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)：不要忘記了采購部門確實(shí)給企業(yè)節(jié)省了成本?？傊瑫?huì)議策劃部門和采購部門是合作伙伴，不論好壞，雙方如果能夠了解這種關(guān)系對(duì)各自都是有益的。下面，就是他們一位工作人員總結(jié)的一些話：
　　
　　降低姿態(tài)
　　我作為一個(gè)會(huì)議策劃者最開始并不喜歡采購部門，坦白的說，并不是因?yàn)榧胁少彶块T是一個(gè)新生的事物，也不是對(duì)他們部門的同事不熟悉，而是他們使我們變得無關(guān)緊要，而且他們很荒謬的留下一大堆乏味的文書工作給我們。
　　從根本上來說，采購部門并沒認(rèn)識(shí)到會(huì)議策劃者的功能和價(jià)值，我們感覺他們是在要求我們做一些違反直覺的事情，這看起來好像是他們?cè)诎抵衼硐鳒p我們的能力。例如，一項(xiàng)合同可能在我們毫不知情的情況下以閃電般的速度簽訂了，這促使會(huì)議策劃者對(duì)他們的談判能力產(chǎn)生了質(zhì)疑，時(shí)間證明了他們的決定是錯(cuò)誤的。采購部門很快發(fā)現(xiàn)，集中采購、統(tǒng)一模式并不是對(duì)所有的業(yè)務(wù)都能使用的，到最后不得不把我們會(huì)議策劃者納入他們考慮的范圍之內(nèi)。當(dāng)策劃者參與了重寫/重新設(shè)計(jì)采購流程，并幫助設(shè)計(jì)集中采購流程管理軟件，工作的效率成指數(shù)上升。
　　雖然我們可能不再談判所有的合同，但是我們能夠也應(yīng)該積極主動(dòng)對(duì)采購部門進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們了解特定合約的表達(dá)方式與技巧，而這些方法和技巧是我們?cè)谶^去的實(shí)踐中證明非常有效的。
　　
　　伸出援助之手
　　采取果斷的，而不是輕視的態(tài)度將獲得尊重和信任。建立一個(gè)聯(lián)合的采購團(tuán)隊(duì)，因?yàn)檫@項(xiàng)工作將更加密切地與收入目標(biāo)、戰(zhàn)略舉措和高級(jí)管理人員掛鉤。處理好與采購部門的關(guān)系最終可能提升你在公司的形象和地位。
　　
　　海納百川
　　會(huì)議采購整合工作給公司上下都帶來了很大的影響，在這種情況下，公司提供了去別的部門學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。你以前可能只是在自己的部門內(nèi)工作，現(xiàn)在如果能夠讓別的部門員工參與到你的團(tuán)隊(duì)里來，能夠使你成為一個(gè)更為有價(jià)值的綜合性人才。例如，邀請(qǐng)不同部門的關(guān)鍵人物來參與你的會(huì)議工作，努力使他們參與進(jìn)來，從商務(wù)禮儀到供應(yīng)商的選擇，大家可以相互交流。
　　
　　證明自己
　　最重要的是團(tuán)體采購確實(shí)發(fā)揮了它的作用，從根本上來說它是成功的。但是你也應(yīng)該向你的上司報(bào)告你也確實(shí)為公司節(jié)省了資源。

資料整理：伍方會(huì)議服務(wù)