當(dāng)經(jīng)濟(jì)衰退時(shí)，許多組織都試圖通過(guò)裁員及減少領(lǐng)導(dǎo)層在公司之外的地方舉辦會(huì)議的數(shù)量來(lái)達(dá)到縮減預(yù)算的目的。近幾年年，越來(lái)越多的組織開(kāi)始審視他們的會(huì)議日程，并重新思考活動(dòng)的先后次序、每場(chǎng)會(huì)議的參會(huì)人員及會(huì)議議程，而非取消某些會(huì)議。
人們現(xiàn)在開(kāi)始從整個(gè)組織的角度審視會(huì)議，并對(duì)參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間及會(huì)議目標(biāo)進(jìn)行適當(dāng)修改，而不是取消整個(gè)會(huì)議。越來(lái)越多的組織選擇在距離其總部較近的位置召開(kāi)務(wù)虛會(huì)。提前確定會(huì)議目標(biāo)的重要性并沒(méi)有發(fā)生改變。
伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為：“你必須明確會(huì)議的目的，否則不可能取得成功。”也就是說(shuō)，你需要回答這樣一個(gè)問(wèn)題，“當(dāng)會(huì)議結(jié)束時(shí)，我們討論并解決了什么問(wèn)題？”這也意味著，一切可以在其它會(huì)議上解決的問(wèn)題都不應(yīng)該出現(xiàn)在此次會(huì)議的議程之上，如工作人員會(huì)議所探討的問(wèn)題等。還有，應(yīng)該最大限度地減少PPT的演示時(shí)間，增加對(duì)話和戰(zhàn)略討論的時(shí)間。

下面將介紹一些舉行此類會(huì)議的重要規(guī)則：

1、考慮參會(huì)人數(shù)。如果會(huì)議的目標(biāo)是交流思想或集思廣益，那么參會(huì)人數(shù)應(yīng)該控制在25~30人之間，但是如果會(huì)議目的是制定決策，參會(huì)人數(shù)則不宜過(guò)多。
2、平衡時(shí)間。實(shí)事求是的計(jì)算會(huì)議的時(shí)間分配狀況，確定領(lǐng)導(dǎo)小組花費(fèi)在觀看PPT展示、與團(tuán)隊(duì)同伴相處以及討論戰(zhàn)略方向的時(shí)間分別是多少。
“如果三天的會(huì)議，僅有四到五個(gè)小時(shí)花在討論戰(zhàn)略問(wèn)題上，那么這個(gè)會(huì)議實(shí)際上并不是一個(gè)戰(zhàn)略會(huì)議”。“它只能算是一系列活動(dòng)中的一個(gè)對(duì)話而已”。
但這并不意味著，來(lái)自于全國(guó)乃至全球的參會(huì)人員不可以在參會(huì)過(guò)程中有社交活動(dòng)，而僅把注意力集中在領(lǐng)導(dǎo)層活動(dòng)上。當(dāng)然不應(yīng)該錯(cuò)過(guò)這樣一個(gè)擴(kuò)大社會(huì)交往和建立人脈網(wǎng)絡(luò)的機(jī)會(huì)，但是必須要有一個(gè)正確的平衡點(diǎn)。
3.落實(shí)會(huì)議決策。通常情況下，阻礙領(lǐng)導(dǎo)務(wù)虛會(huì)取得有效結(jié)果的常見(jiàn)障礙是，各機(jī)構(gòu)并沒(méi)有對(duì)參會(huì)人員返回工作崗位之后的情況做足夠的計(jì)劃。當(dāng)參會(huì)人員離開(kāi)之后，明確下一步的方案至關(guān)重要。
會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)該對(duì)于會(huì)議期間的決策項(xiàng)目進(jìn)行整理，并確定之后誰(shuí)在什么時(shí)間應(yīng)該做什么，“盡管這項(xiàng)工作聽(tīng)起來(lái)微不足道，但它確實(shí)非常重要，因?yàn)橥ǔ８倪M(jìn)的都是這些項(xiàng)目。”
4、溝通效果。“我們通常喜歡問(wèn)與會(huì)者，當(dāng)他們返回總部時(shí)，將如何向下屬傳遞會(huì)議精神。對(duì)會(huì)議主題以及會(huì)議的結(jié)果有一致的認(rèn)識(shí)是至關(guān)重要的。”，“這并非是對(duì)講稿的反饋，而是要明確會(huì)議結(jié)果以及會(huì)議的討論要點(diǎn)。”
伍方會(huì)議服務(wù)的觀點(diǎn)：成功的會(huì)議建立在良好的設(shè)計(jì)之上。它不僅僅與會(huì)議內(nèi)容有關(guān)，更為重要的是對(duì)會(huì)議決策的規(guī)劃和有效執(zhí)行。