摘要：相信大家都發(fā)現(xiàn)了一個(gè)很普遍的現(xiàn)象，那就是：現(xiàn)在很多會(huì)議都是一個(gè)簡(jiǎn)短的通知和強(qiáng)制要求觀看的視頻，冗長(zhǎng)的報(bào)告。這些其實(shí)在全國(guó)各地都有聽到。聽些放之四海而皆準(zhǔn)的陳詞濫調(diào)，這樣實(shí)在是浪費(fèi)時(shí)間。
    杭州伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為要想提高會(huì)議的效率，這種全體會(huì)議必須改變，而且是現(xiàn)在就要改。杭州伍方會(huì)議服務(wù)結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來(lái)一下幾點(diǎn)，可以幫助大家提升綜合性會(huì)議的影響。
    使會(huì)議內(nèi)容變得更加具體。如果你的主要演講人的發(fā)言稿適合于任何場(chǎng)合、任何時(shí)間、任何聽眾，你的會(huì)議可能沒有聽眾會(huì)與他們產(chǎn)生共鳴。要確保演講者在他們的發(fā)言內(nèi)容與會(huì)議所探討的問(wèn)題，以及現(xiàn)實(shí)之間添加了具體聯(lián)系。聯(lián)系要做到顯而易見嗎？當(dāng)然要。但是，它仍然具有不穩(wěn)定性，有時(shí)候也可能會(huì)是徒勞無(wú)功?；顒?dòng)策劃者們必須要指導(dǎo)演講者，更好地體現(xiàn)他們演講的要點(diǎn)與當(dāng)前所面臨的挑戰(zhàn)和與會(huì)者感興趣的話題之間的關(guān)聯(lián)。
    而且，不要假設(shè)你的與會(huì)者會(huì)看出會(huì)議要點(diǎn)是如何與實(shí)際問(wèn)題互相關(guān)聯(lián)的。在你的會(huì)議中，圍繞主要的發(fā)言加入互動(dòng)的界面，提供“應(yīng)該怎么辦、現(xiàn)在怎么辦”的環(huán)節(jié)以加深現(xiàn)演講者發(fā)言內(nèi)容的影響。找一位主持人對(duì)會(huì)議的演講者進(jìn)行采訪，以明確他或她的發(fā)言內(nèi)容和你的行業(yè)之間的聯(lián)系。提供分組討論會(huì)議，可以進(jìn)一步探討會(huì)議要點(diǎn)的內(nèi)容、具體情況，或在相關(guān)的專業(yè)問(wèn)題。
    使會(huì)議內(nèi)容更加出人意料。試想在一個(gè)黑暗的舞臺(tái)上，燈光打在非常知名的闡述會(huì)議要點(diǎn)的演講者身上，他直接引入正題，用他富有煽動(dòng)性的主張贏得了大家的注意。而后，他再加上簡(jiǎn)短的自我介紹，而別人通常都要用自我介紹來(lái)開場(chǎng)。
    或者，也可以是一個(gè)孤獨(dú)的聲音在會(huì)場(chǎng)的后面唱上一小段，和人們紛紛轉(zhuǎn)過(guò)身來(lái)尋找、音樂的來(lái)源。這時(shí)，其他歌手加入進(jìn)來(lái)，每個(gè)人都安排站在聽眾人群中的某處。他們一邊繼續(xù)和聲，一邊走到一起，在舞臺(tái)上完成一個(gè)激動(dòng)人心的開場(chǎng)。
    你可能為自己的全體會(huì)議制定了會(huì)議流程。現(xiàn)在是時(shí)候改變這種格局了，接下來(lái)發(fā)生什么是令人意想不到的。誰(shuí)說(shuō)后勤通知一定要放在會(huì)議開始之前？他們?yōu)槭裁床荒茉跁?huì)議結(jié)束后，在人們最關(guān)心后勤相關(guān)的問(wèn)題和接下來(lái)做什么的時(shí)候再公布？我們?yōu)槭裁床粚⒖菰锏耐ㄖ砸粋€(gè)難忘或幽默的方式公布？改變順序、改變重點(diǎn)，你會(huì)改變整個(gè)會(huì)議的氣場(chǎng)。
    使會(huì)議內(nèi)容更加個(gè)性化。你的綜合會(huì)議所涉及個(gè)人群眾越多，你就一定要降少一些固定的格式（或至少?gòu)母袷街凶叱鰜?lái)）。大會(huì)主席的歡迎致詞一定就是那特定的話嗎？她就不能用自己的語(yǔ)言和風(fēng)格嗎？當(dāng)然，我們要確保獲獎(jiǎng)?wù)叩某删偷玫秸J(rèn)可，然而把他們的名字像讀購(gòu)物清單一樣的念出來(lái)很難做到使人印象深刻；如果我們想要人們還會(huì)參加這種面對(duì)面的會(huì)議，那我們就更應(yīng)該為大家呈現(xiàn)出人性化的會(huì)議面貌。
    美國(guó)電影演員工會(huì)獎(jiǎng)用攝相機(jī)分別聚焦在觀眾席上的各位演員的開場(chǎng)。當(dāng)焦點(diǎn)停在某位演員身上時(shí)，會(huì)播放一段簡(jiǎn)短而非常個(gè)性化的故事來(lái)解釋演戲?qū)λ蛩馕吨裁?。每段短片都用同一句話做結(jié)尾：“我的名字是XX，我是一名演員。”這種方式利用群眾的呼聲強(qiáng)有力地體現(xiàn)了演員對(duì)于演藝行業(yè)的自豪感。取代了舞臺(tái)上的主持人拿著話筒的平淡開場(chǎng)，一上來(lái)就是觀眾席第N排的與會(huì)者。試想一下，在你年度會(huì)議的開幕式上也這么開場(chǎng)會(huì)是多么震撼呢。

在杭州伍方會(huì)議服務(wù)看來(lái)，一場(chǎng)會(huì)議成功與否，關(guān)鍵看這場(chǎng)會(huì)議是否達(dá)到了舉辦方所要的效果，那么提高會(huì)議的效率就是非常重要的。