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會議組織者如何合理快速的選擇會議酒店

發(fā)布時間:2012-04-10   內(nèi)容來源:杭州年會策劃公司 http://www.cssjly.cn

摘要:杭州伍方會議服務(wù)根據(jù)自己的工作經(jīng)驗,將會議分成兩類,一是內(nèi)部會議或工作會議;另一類則是商務(wù)性的會議。前者與會議產(chǎn)業(yè)沒有太大關(guān)系,它們基本上不使用社會資源;而后者通常要借助于會議產(chǎn)業(yè)鏈相關(guān)方的力量,才能達到預(yù)期的目的。所以我們說的會議組織者,通常指的是組織后一種類型會議的機構(gòu)及其相關(guān)人員。
會議組織者與會議酒店,在會議產(chǎn)業(yè)鏈中,一個是采購方,一個是供應(yīng)方。那么,會議組織者通常是通過什么途徑來找到適當于自己的會議酒店的呢?這也是杭州伍方會議將要為大家介紹的。
    美國的會議組織者選擇會議酒店,首先是通過專業(yè)的會議公司。這類會議公司也被稱為site-selection firms(會場選擇公司)。美國排名最靠前的三大會議公司Experient、ConferenceDirect、HelmsBriscoe,其業(yè)務(wù)內(nèi)容除了為客戶提供會議解決方案之外,最主要的一項工作就是幫助客戶選擇合適的會議酒店;其次是通過專業(yè)的媒體和專業(yè)信息通道。美國有數(shù)十個會議相關(guān)的行業(yè)組織、20多種專業(yè)的會議刊物,再加上差不多每一個城市都有的、把會議組織者作為主要服務(wù)對象的會議及旅游局等等,信息傳遞的渠道是通暢的,傳遞的信息也可以說是全面而準確的。
    我們國家的情況與美國有著很大的不同。一個國家會議產(chǎn)業(yè)不發(fā)達的一個重要標志就是其會議公司相對弱小。我們國家的情況就是這樣,第三方會議公司目前還沒有能力擔當起這項工作。還有,我們的會議組織者及會議酒店方面的專業(yè)組織也才剛剛開始運作;專業(yè)的媒體數(shù)量少而且影響力也不夠;各地的旅游局也沒有為本地酒店拉會議的職能。
    那么,我國會議組織者與會議酒店信息聯(lián)絡(luò)的主要紐帶是什么呢?《會議》雜志曾經(jīng)對參加“會議組織者聯(lián)誼會”活動的社團組織會議負責人進行了一個簡單的調(diào)查,結(jié)果顯示,在選擇會議場所時,“經(jīng)驗和別人介紹”排第一位,其次是網(wǎng)絡(luò)搜索、找當?shù)氐臅h服務(wù)公司、旅行社等。由此不難看出,我國的會議產(chǎn)業(yè)中信息的對稱程度很低。一直以來,好像沒有太多的人把“選擇會議酒店”當作會議組織工作中“最大的難題”,更沒有很多人會去探究這種不對稱的信息傳遞模式所潛藏的危害。不得不說的是,這種片面的、不充分的酒店選擇模式,對會議組織者獲得最優(yōu)的性價比、實現(xiàn)最佳的會議效果是不利的,對會議酒店業(yè)的發(fā)展也沒有正面的鼓勵作用。
    在健康的會議產(chǎn)業(yè)運行模式中,產(chǎn)業(yè)鏈各方之間信息傳遞是通暢的,傳遞的內(nèi)容也應(yīng)該是全面的、準確的。在一個相對公正透明的信息框架內(nèi),會議組織者可以比較容易地找到合適的會議酒店。其實快速的選擇合理的會議酒店可以很大程度上降低企業(yè)的會議成本,像杭州伍方會議服務(wù)基本上與杭州85%的酒店都有合作關(guān)系,如果企業(yè)通過杭州伍方找酒店就能快速的找到合適的會議酒店,同時在成本上也得到了一定的控制。反過來,對于會議酒店來說,在這種模式下,真正設(shè)施過硬、服務(wù)一流、性價比得當?shù)膬?yōu)秀的會議酒店,一定能得到市場的普遍認可。

從上可以看出,只要找到合理的選擇會議酒店的途徑,不管是對會議組織者還是會議酒店都是一個雙贏的局面。

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伍方會議——會議服務(wù)、活動策劃執(zhí)行、年會策劃公司
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