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論壇是展會(huì)中一道絢麗的風(fēng)景線。是與洽談交易活動(dòng)并重的一項(xiàng)內(nèi)容，也是展會(huì)中最精彩、最受歡迎的活動(dòng)之一。展覽會(huì)越來越講究展、會(huì)并重，組織者在舉辦展覽的同時(shí)，通常要組織相關(guān)內(nèi)容的論壇。請(qǐng)來大批中外一流的專家、學(xué)者，甚至社會(huì)活動(dòng)家、政府要員等參加。在論壇上。這些特邀嘉賓不僅能帶來國(guó)內(nèi)外最新的信息、技術(shù)和項(xiàng)目，更能帶來相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)具有前瞻性和導(dǎo)向性的新論點(diǎn)、新理念、新思維。應(yīng)當(dāng)說，論壇是加強(qiáng)學(xué)術(shù)交流，增進(jìn)友誼的橋梁與紐帶，對(duì)提升展會(huì)檔次、擴(kuò)大影響、擴(kuò)展?jié)撛诳蛻粢饬x非同尋常。在這里，群英聚會(huì)、智慧激蕩，有助于拓寬視野、更新知識(shí)、交融理念、開拓思路。一些知名展會(huì)如廣交會(huì)、高交會(huì)和北京“國(guó)際周”等大型展會(huì)期間舉辦的論壇，聽眾多達(dá)數(shù)萬人，門票緊俏，場(chǎng)場(chǎng)爆滿。一場(chǎng)成功的展會(huì)，不但要有可觀的成交額，還要組織好發(fā)人深省、富有啟迪的論壇講座，已經(jīng)成為無可爭(zhēng)議的事實(shí)。
籌備、組織高水平的論壇是一件非常復(fù)雜而又細(xì)致、煩瑣的工作，它要求建立嚴(yán)密、高效、相互協(xié)作的組織機(jī)構(gòu)，制定周密詳盡的流程計(jì)劃。
(1)成立籌備委員會(huì)
論壇籌備委員會(huì)。一般設(shè)主任1人，副主任1至2人，委員若干人。其主要任務(wù)是謀劃論壇的整體框架，做好論壇組織的前期準(zhǔn)備工作。主要包括以下內(nèi)容。
?、倩I備成立組織委員會(huì)和評(píng)審委員會(huì)，劃分各自承擔(dān)的任務(wù)。
?、诖_定主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、特約媒體等。
③確定論壇講座的主題。堅(jiān)持少而精、高層次、高規(guī)格，積極促進(jìn)科技成果產(chǎn)業(yè)化的原則，力求向?qū)I(yè)化展會(huì)方向努力。為饅姹題有的故矢，也可征集參展單位共同感興趣的論題，從中擇優(yōu)選用。粗略劃分若干專業(yè)論題的內(nèi)容、范圍等。
?、艽_定論壇整體時(shí)間區(qū)段及大體場(chǎng)次。
⑤確定主講人及其論題內(nèi)容。
⑥研究征集論文辦法及評(píng)選比例、獎(jiǎng)金數(shù)額等。
⑦確定邀請(qǐng)的相關(guān)人員、單位。
?、啻_定論壇的規(guī)模、人數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)。
?、嶂贫ㄘ?cái)務(wù)預(yù)算。
(2)組建組織委員會(huì)
組織委員會(huì)的主要任務(wù)是負(fù)責(zé)整個(gè)論壇的組織安排，保證論壇能夠順利進(jìn)行?？稍O(shè)主任l人，副主任1～2人。組委會(huì)下面一般還要設(shè)立三個(gè)小組。
①秘書組：設(shè)組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)各一人，組員若干人。其主要任務(wù)有以下幾方面。
▲發(fā)布舉辦論壇會(huì)議的通知，內(nèi)容包括舉辦時(shí)間、地點(diǎn)、演講專家及題目等。通過網(wǎng)上登錄、媒體廣告、直郵、上門發(fā)送等多種方式在一定范圍內(nèi)“廣而告之”。“一定范圍”是指要將觀眾盡量確定在各用戶部門領(lǐng)導(dǎo)、信息主管、技術(shù)專家、企業(yè)的CE0、CIO等決策者，各IT分銷商、代理商、駐華商社的代表等層次較高的范圍內(nèi)，務(wù)求到會(huì)的觀眾是高素質(zhì)的目標(biāo)觀眾。
▲征集論文。明確征集論文的內(nèi)容范圍、有關(guān)技術(shù)要求及投稿截止日期等。如要求論文具有創(chuàng)新性，未在國(guó)內(nèi)外報(bào)刊上公開發(fā)表過等。對(duì)對(duì)正文的篇幅、摘要的字?jǐn)?shù)、份數(shù)、郵寄、打印論文的具體要求，論文的字體、字號(hào)、紙型。是否要帶中、英文譯件，是否要軟盤以及聯(lián)系人、聯(lián)系方式等要提出明確要求。
▲發(fā)送邀請(qǐng)信。向主講人發(fā)出邀請(qǐng)，落實(shí)主講人。邀請(qǐng)函務(wù)必注明論壇的主題及被邀請(qǐng)人分擔(dān)的演講題目、開會(huì)日期、演講的時(shí)間要求等，便于演講人準(zhǔn)備演講材料。此項(xiàng)邀請(qǐng)至少提前一個(gè)月發(fā)出，并盡早落實(shí)，向有關(guān)主管部門、領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、關(guān)系單位、新聞媒體發(fā)出邀請(qǐng)。
▲撰寫領(lǐng)導(dǎo)開幕詞、閉幕詞、主持人講話及相關(guān)的會(huì)議宣傳報(bào)道材料。
▲為每場(chǎng)主持人提供主講人簡(jiǎn)歷、業(yè)績(jī)及本次講演論文摘要。
▲編輯論壇簡(jiǎn)報(bào)。
▲收集整理演講稿登記造冊(cè)。按專題進(jìn)行分類。
▲整理復(fù)制錄音、錄像、刻錄光盤并組織贈(zèng)送與銷售。
▲組織、安排、接待各媒體記者。
▲編輯論壇文集。
?、诮M織組：設(shè)組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)各一人，組員若干人，其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)整個(gè)論壇的組織和安排工作。它的工作必須有條有理、井然有序，是論壇順利進(jìn)行的關(guān)鍵部門。
▲編制論壇各場(chǎng)次日程安排。具體落實(shí)主、分會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)、
主持人，如果需要分組研討，要安排討論地點(diǎn)和召集人。
▲落實(shí)主會(huì)場(chǎng)場(chǎng)地、分會(huì)場(chǎng)場(chǎng)地、電源、音響、投影、錄
音錄像設(shè)備等相關(guān)設(shè)備，并落實(shí)后備電源、后備擴(kuò)音設(shè)備及值班
電工等應(yīng)急安排。
▲根據(jù)需要安排同傳或交傳翻譯。
▲設(shè)置論壇會(huì)標(biāo)與引導(dǎo)標(biāo)識(shí)。
▲確定是否組織電視現(xiàn)場(chǎng)轉(zhuǎn)播及其場(chǎng)次。
▲確定每場(chǎng)會(huì)議議程：如主持人宣布講演開始并在每位嘉賓演講之前，簡(jiǎn)要介紹主講嘉賓的筒歷、業(yè)績(jī)及演講題目要點(diǎn)等。
▲制定與維持會(huì)場(chǎng)紀(jì)律。包括是否準(zhǔn)許拍照、錄音錄像等。
▲會(huì)場(chǎng)的光電、溫度、通風(fēng)保持正常狀態(tài)。落實(shí)服務(wù)人員及茶、水供應(yīng)等。
▲安排好新聞媒體人員在會(huì)場(chǎng)工作和休息的位置。
▲組織新聞發(fā)布會(huì)。
?、蹠?huì)務(wù)組：設(shè)正組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)各l人，組員若干人，其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)整個(gè)論壇的會(huì)務(wù)工作。
▲印制、發(fā)放入場(chǎng)證件和會(huì)議相關(guān)材料。
▲負(fù)責(zé)報(bào)道登記、出售門票。 ，
▲迎送、接待主講人，負(fù)責(zé)食宿安排。
▲組織專業(yè)人員對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行安全檢查，疏通通道，開啟安全門等。
▲購買、發(fā)放紀(jì)念品，填寫證書并支付各類費(fèi)用。
▲財(cái)務(wù)結(jié)算。
在整體運(yùn)作過程中，秘書組、組織組、會(huì)務(wù)組雖各有職責(zé)，但又需要默契配合，互相支援，形成一個(gè)整體，保證論壇的順利進(jìn)行。
(3)成立評(píng)審委員會(huì)
有的論壇會(huì)議設(shè)定評(píng)選論文，這樣需要成立評(píng)委會(huì)，否則不必設(shè)立。評(píng)審委員會(huì)可設(shè)主任1人，副主任1人，委員5～7人，評(píng)委總數(shù)最好是單數(shù)，以便評(píng)審表決。
?、倨刚?qǐng)?jiān)u委。要聘請(qǐng)有較高思想水平、政策水平、專業(yè)水平，并具有一定聲望和權(quán)威，能秉公辦事的人員為評(píng)委。
?、谥贫ㄔu(píng)選論文的標(biāo)準(zhǔn)，按照比例準(zhǔn)確地評(píng)出論文等級(jí)。
總之，大量細(xì)致周密、有條不紊的工作，全體工作人員的密切配合是成功舉辦論壇的先決條件。
