首先，對于會展的組織者而言，它要擔(dān)負(fù)起前期信息的搜集、整理、提供和中期展會管理，以及后期展會總結(jié)等多方面的職責(zé)。在展會開始之前，展會組織者應(yīng)首先從參展商和其他信息提供者處搜集必要信息，之后對這些信息進(jìn)行綜合整理加工并匯編成冊，為相關(guān)人員提供詳盡的展會信息。同樣重要的是，展會的組織者設(shè)計與建立的一套完整的展會運(yùn)行體制也保證了信息交流的暢通。應(yīng)該說，展會組織者的前期工作是整個信息流程的起始階段，也是這一過程中最為重要的階段。

其次，從參展商方面來說，在決定參加一個展會后，應(yīng)首先針對本次活動做出周密的戰(zhàn)略分析，并確定出預(yù)期目標(biāo)。在進(jìn)行宏觀和微觀分析的基礎(chǔ)上，確定本次參展過程中企業(yè)想得到什么信息，并對企業(yè)的預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行切合實際的定位。在展會中，參展商在主動向展會組織者提供自身信息的同時，也從展會中得到更多的、更為詳實的信息。只有在完善的利益保護(hù)機(jī)制下，每一個主體才不至于因為自身信息的曝光而導(dǎo)致其利益受損。參展單位在展會中主動搜集所需要的信息，與展會組織者及其他信息提供者保持密切聯(lián)系，最大化企業(yè)有效信息的獲取量，使參展活動“不虛此行”。展會結(jié)束后，各參展單位對所獲信息及參展成果整理匯總，與預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行對比并衡量參展收益。

再次，對于展會相關(guān)信息提供者而言，即供應(yīng)商、經(jīng)銷商、采購商等，他們對整個展會中信息集散功能的發(fā)揮同樣具有十分重要的作用。展會前，他們需要向展會組織者提供有關(guān)信息，并表達(dá)自身利益和要求，在保證自身信息傳播暢通的同時，也積極了解其他競爭者的信息。在展會開始后，這些信息提供者繼續(xù)不遺余力地更新展會信息，向參展單位展示自己并在競爭中獲益。從這個意義上來說，他們本身也是以一種特殊參展商的身份出現(xiàn)。

作為一個理想的信息交流平臺，展會組織者、參展商、相關(guān)信息提供者之間的關(guān)系對展會的成功至關(guān)重要。在這一信息集散過程中，三方應(yīng)始終處午平等地位，三方的利益均要受到保護(hù)。在現(xiàn)今的大多數(shù)展會之中，展會組織者一般都處于比較主動的地位，指揮著展會的進(jìn)度和整個過程。而參展單位則往往較為被動，它們也大多把自己僅僅定位為展會中的“客戶”，而非“合作者”。這種情況所導(dǎo)致的必然后果就是信息的不均衡和信息誤差等，最終影響的仍是展會的效果。因而在理想模式中應(yīng)更注重在三方的溝通上下工夫，比如建立展會指導(dǎo)委員會就是一種比較可行的方案。參展商可以通過參與指導(dǎo)委員會的工作，為展會組織者及時提供信息幫助，參展商也可從中獲得有益的指導(dǎo)。

當(dāng)然，會展的信息集散功能絕不是會展所具有的唯一功能，會展業(yè)作為一個新興的綜合產(chǎn)業(yè)還具有更為有益的社會價值，在國民經(jīng)濟(jì)中也占有不可忽視的戰(zhàn)略地位。

就會議而言，通過會議本身的形式、規(guī)模、主題以及口號、報告、宣言等多種傳播形式可以體現(xiàn)會議組織者、參與者的政治取向、價值取向和情感取向，很多教育宣傳工作通過會議能直接得以實施，如表彰會、慶祝會、報告會、歡迎會等具有鼓動、激勵、感染等教育宣傳作用。就展覽而言，展覽館被公認(rèn)為“活生生的課堂”、“生活的百科全書”。“百聞不如一見”，親眼所見的事物比耳朵聽來的更為可靠、有效。觀眾在展覽中“見”到的藝術(shù)形象直接逼真，“見”來的知識也更為可信、更具時效性。

展覽是一種重要的社會意識形態(tài)，它歸根結(jié)底是對一定的社會存在的反映，因而具有多方面的認(rèn)知作用。從世界范圍橫向看，一個時代的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、道德和社會習(xí)俗等各方面的情況，都會被一定程度地反映在展覽作品中。從歷史演變縱向看，時代變遷、國家興亡、科技演進(jìn)、民族盛衰、人間滄桑、生物演化等歷史變化的步伐，通過世代相傳的博物館、展覽館、科技館得以生動展現(xiàn)。人們可以通過展覽藝術(shù)形象拓寬視野，接觸到許許多多個人日常生活難以涉及的廣闊領(lǐng)域，提高認(rèn)知能力。展覽的再現(xiàn)功能既能教育人們學(xué)習(xí)知識，又能豐富和發(fā)展知識，還能使得知識形態(tài)的科技成果應(yīng)用于實踐，變潛在的生產(chǎn)力為現(xiàn)實的生產(chǎn)力。

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/a0cde0c76137ee06eff918c6.html