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會展文案結(jié)構(gòu)的元素是指表現(xiàn)會展文案主題信息的基本組成單元，包括標(biāo)題、稿本性質(zhì)、題注、作者名稱或姓名、稱呼、主送機關(guān)、正文、印章或簽署、成文時間等。這些結(jié)構(gòu)元素并非每份會展文案都必須具備，寫作時可根據(jù)會展文案的性質(zhì)、類型加以選擇，合理組合。
(一)標(biāo)題
標(biāo)題是對會展文案內(nèi)容的高度概括與提煉。一個好的標(biāo)題往往給人深刻印象，能引起人們的閱讀注意和興趣。
1．標(biāo)題組成方式。會展文案標(biāo)題的組成有下列幾種方式：
(1)發(fā)文機關(guān)或會議名稱+事由+文種。這種方式主要用于以機關(guān)或會議的名義發(fā)出的文件。比如，《北京市人民政府關(guān)于促進(jìn)會展業(yè)發(fā)展的若干意見》、《中國共產(chǎn)黨上海市第七屆委員會第六次全體會議關(guān)于市委常委工作會議的報告》。
(2)發(fā)文機關(guān)或會議名稱+文種。比如，《上海市人民政府令》、《建筑師、工程師注冊制度研討會紀(jì)要》。
(3)事由(主題)+文種。比如，《中華人民共和國加人世界貿(mào)易組織議定書》、《出國舉辦經(jīng)濟貿(mào)易展覽會審批管理辦法》等。
(4)僅標(biāo)明文種。比如，《新聞公報》、《聯(lián)合聲明》等。
(5)復(fù)合式標(biāo)題。復(fù)合式標(biāo)題有三種形式：
第一種由主題和副題組成。主題，又稱正題，解釋會展文案的主題。副題，又稱子題，補充說明作者、文種和適用范圍等信息，常常用破折號引出。會展簡報、會議報告、調(diào)查報告、會展總結(jié)、會展新聞等可采用這種標(biāo)題。
第二種是在主標(biāo)題上增加一個提示性、渲染性的眉題(或稱肩題、引題)，一般用于會展新聞寫作。
第三種是由引題、正題和子題組成，僅用于會展新聞寫作。
2．標(biāo)題制作要注意的問題。
(1)發(fā)文機關(guān)和會議名稱要用全稱或規(guī)范化簡稱。
(2)標(biāo)題中的事由或主題部分應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括會展文案的主要信 息，并注意語法的規(guī)范性和語義的準(zhǔn)確性。
(3)發(fā)布、印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)會展文案時，標(biāo)題中對被發(fā)布、印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的會展文案標(biāo)題外加書名號。
(4)為了便于會展文案的引用、轉(zhuǎn)發(fā)、匯編、歸檔以及計算機和網(wǎng)絡(luò)檢索，會展文案的標(biāo)題應(yīng)盡可能標(biāo)明發(fā)文機關(guān)、事由(主題)和文種。會展公文的標(biāo)題，除會議紀(jì)要外，不應(yīng)省略發(fā)文機關(guān)。
(二)稿本性質(zhì)
會展文案寫作和印制時，除了正本和副本外，其他的稿本形態(tài)都應(yīng)當(dāng)在標(biāo)題之后或下方注明，以區(qū)別于正本和副本的法定效力。規(guī)范性會展文案中的暫行本和試行本也必須標(biāo)注，以免同普通正本相混淆。稿本性質(zhì)有兩種標(biāo)注方式：
1．提交會議討論或?qū)徸h表決，尚未產(chǎn)生法定效力的會展文案，應(yīng)在標(biāo)題之后或下方居中用括號標(biāo)明“草案”、“修正草案”、“討論稿”、“征求意見稿”。
2．暫行本和試行本的“暫行”和“試行”兩字既可置于文種之前，限定文種，也可置于文種之后用圓括號括住。
(三)題注
1．使用題注的范圍。題注是位于標(biāo)題之下，說明該文案通過、簽署、發(fā)布、修訂、生效等有關(guān)信息的結(jié)構(gòu)元素。會議通過的文件或者法律、法規(guī)、
規(guī)章等文案，應(yīng)當(dāng)標(biāo)識題注。
2．題注的標(biāo)注形式。
(1)通過日期+會議名稱+“通過”字樣，如修訂后重新發(fā)布，標(biāo)明修訂日期。用于在會議上表決通過的文件。會議名稱應(yīng)當(dāng)寫全稱，以示莊重。
如
《中華人民共和國憲法修正案》(1993年3月15日第九屆全國人民代表大會第二次會議通過)
(2)發(fā)布機關(guān)+發(fā)布日期+“發(fā)布”字樣，如修訂后重新發(fā)布，標(biāo)明修訂日期。用于發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章。
(3)批準(zhǔn)日期+批準(zhǔn)機關(guān)+“批準(zhǔn)”字樣；發(fā)布日期+發(fā)布機關(guān)+“發(fā)布”字樣。用于經(jīng)上級機關(guān)批準(zhǔn)，由本機關(guān)發(fā)布的公文。
(4)發(fā)布日期+發(fā)布機關(guān)+令號+“發(fā)布”字樣。用于以命令形式發(fā)布的法規(guī)和規(guī)章。
(5)簽署日期+簽署地點。主要用于國際性會議通過或共同簽署的公約、宣言、章程等。如
《國際展覽會公約》于l928年11月22日在巴黎簽署，并經(jīng)1948年5月10日、l966年11月16日、l972年11月30日《議定書》和1982年6月24日及l(fā)988年5月31日《修正案》增補
3．使用題注應(yīng)注意的問題。
(1)采用題注的文件，一般不再標(biāo)注主送機關(guān)、成文日期等項目。
(2)題注的位置在標(biāo)題的正下方，一般用圓括號括住，居中。文字較多的題注也可以不用括號，列于標(biāo)題之下，正文之上。
(3)題注中的日期可用阿拉伯?dāng)?shù)字表述。
(四)作者名稱或姓名
會議報告和講話、調(diào)查報告、經(jīng)驗介紹材料等會展文案，要在標(biāo)題下方標(biāo)明法定作者或報告人的名稱或姓名。
(五)稱呼
稱呼主要用于信函、講話、報告、致辭一類的會展文案。稱呼要根據(jù)文案的性質(zhì)和稱呼對象的身份、范圍等情況確定。一般要把握這樣幾點原則：一是身份從高到低；二是性別先女后男；三是盡可能覆蓋全體參加對象。比如，提請代表大會審議的報告，應(yīng)當(dāng)稱呼“各位代表”；歡迎會上的致辭，應(yīng)當(dāng)首先稱呼歡迎對象，再稱呼其他參加對象，如“尊敬的××X先生，各位來賓，女士們、先生們”；介紹經(jīng)驗等一般性發(fā)言，應(yīng)當(dāng)先稱呼領(lǐng)導(dǎo)，再稱呼
來賓，最后稱呼代表，如“各位領(lǐng)導(dǎo)、各位來賓、各位代表”。稱呼要在標(biāo)題之下空一行頂格書寫，后標(biāo)冒號。
(六)主送機關(guān)
主送機關(guān)即公文的主要受理機關(guān)。主送機關(guān)是一種特定的稱呼。凡是以機關(guān)的名義制發(fā)，并有明確的受理機關(guān)的會展文案，應(yīng)標(biāo)明主送機關(guān)。主送機關(guān)的寫作應(yīng)當(dāng)清楚明確，盡量不寫“各有關(guān)單位”，以免造成責(zé)任不清、互相推諉的情況。
主送機關(guān)的寫法有下列幾種：
(1)特稱或單稱。用于向一個特定的機關(guān)行文。使用特稱要注意區(qū)域限制。在本地區(qū)、本單位可稱上級為“省政府”、“市政府”、“總經(jīng)理”，但跨地區(qū)、跨單位行文時，必須寫明地區(qū)或單位全稱，如“×x市人民政府”。上行性會展公文，特別是請示只寫一個主送機關(guān)。
(2)并稱。用于同時向兩個以上的機關(guān)行文。向兩個以上的上級機關(guān)行文時，要將主要的機關(guān)寫在前面，如“黨中央、國務(wù)院”。如果采取并報的形式，則在主要的機關(guān)后面寫“并報×××”。
(3)轉(zhuǎn)稱。用于主送某一機關(guān)，同時要求轉(zhuǎn)送另一機關(guān)的公文。
(4)統(tǒng)稱。又叫泛稱。即將同一類型的機關(guān)名稱的共同中心語抽出，前面加“各”字，如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委”。無共同中心語的機關(guān)，可按其性質(zhì)統(tǒng)稱，如“各直屬機構(gòu)”、“各人民團體”。
(5)遞降稱。用于多級下行文，如“各區(qū)(縣)、鎮(zhèn)(鄉(xiāng))人民政府”。
(七)正文
正文是完整表達(dá)會展文案主題信息的核心載體，一般分為開頭、主體、結(jié)尾三部分。內(nèi)容簡單的會展文案，可以不分段落，一氣呵成。
1．開頭。會展文案常用的開頭形式有：
(1)說明制發(fā)目的、意義和依據(jù)。
(2)揭示背景，確定全文的基調(diào)。主要用于各種工作報告、工作總結(jié)、經(jīng)驗介紹等會展文案的寫作。
(3)介紹和評價基本情況。會展報告、會展通報、會展簡報、會議紀(jì)要、會議公報等，會展文案的開頭一般要概括介紹相應(yīng)的基本情況。
(4)表達(dá)歡迎、歡送、祝賀、慰問、感謝等特定的禮儀信息。主要用于講話稿、賀信、慰問信、感謝信的寫作。
2．主體。會展文案主體的主要功能是說明具體情況、解釋政策條文、布置工作任務(wù)、突出辦法要求、回答對方詢問、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、分析原因利弊。
3．結(jié)尾。會展文案結(jié)尾常有以下幾種形式：
(1)提出希望或執(zhí)行要求。如“以上通知，望遵照執(zhí)行”。
(2)發(fā)出號召。如“讓我們以振興中國本土動漫為目標(biāo)，與時俱進(jìn)，開創(chuàng)動漫產(chǎn)業(yè)新紀(jì)元”。
(3)表示信心和決心。如“我們相信，經(jīng)過我們的共同努力，本屆會展一定會取得圓滿成功”。
(4)提出請求。主要用于請示、上行性意見、審議性報告等，如“以上請示請批復(fù)”、“以上報告，請各位代表審議”。
(5)表達(dá)祝愿。主要用于各種會議上的致辭。如“衷心感謝諸位共襄盛舉”。
(6)收束全文，予以強調(diào)。如“特此決議”、“特此通知”、“特此函告”。
(八)印章或簽署
1．印章。需對外發(fā)出的會展文案，除了在媒體上公布、會議通過和領(lǐng)導(dǎo)人簽署之外，在繕印后，都應(yīng)在落款處按規(guī)定的方式加蓋機關(guān)的印章。印章、發(fā)文機關(guān)、簽發(fā)人三者必須一致。
2．簽署。會展文案的簽署有兩種情況：
一是以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)出的會展文案，如公布會展法規(guī)和規(guī)章的命令，向法定性會議提出議案，對重要貴賓發(fā)出請柬或邀請函，任免性通知以及重要的聘書等，由簽發(fā)文件的領(lǐng)導(dǎo)人在正本的正文末尾親筆署名，用以證實其法定效力或體現(xiàn)禮節(jié)會展文案，簽署的權(quán)限僅限于正職或代理正職的領(lǐng)導(dǎo)人，副職不簽署。簽署前，應(yīng)先印好領(lǐng)導(dǎo)人的職務(wù)和簽署Et期。如需要簽署的文案較多，可蓋領(lǐng)導(dǎo)人手寫體簽名章。聯(lián)合發(fā)文需要簽署的，應(yīng)當(dāng)聯(lián)合簽署。
二是具有協(xié)議性質(zhì)的會展文案，如會展合同、會議紀(jì)要、聯(lián)合公報、共同宣言等，由有關(guān)各方代表在文案的末尾共同簽署姓名。
(九)成文時間
會展文案如果沒有在正文中特別說明，一般都是以成文時間作為法定的生效時問。確定成文時間應(yīng)當(dāng)遵循以下幾條規(guī)則：
1．由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的會展文案，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
2．經(jīng)會議討論通過的會展文案，以通過日期為準(zhǔn)。
3．通過談判協(xié)商達(dá)成的會展文案，以各方共同簽字的日期為準(zhǔn)。
4．需合簽才能生效或者聯(lián)合制發(fā)的會展文案，如各方簽字的日期不同，則以最后一個單位的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。
5．需要報請上一級機關(guān)或部門批準(zhǔn)的會展文案，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。
6．會展文案以電報形式發(fā)出的，以發(fā)報日期為準(zhǔn)。
7．特殊情況署印發(fā)El期。
