名稱(chēng)

正式會(huì)議必須有一個(gè)恰當(dāng)、確切的名稱(chēng)。

俗話(huà)說(shuō)，名不正則言不順。會(huì)議的名稱(chēng)要求能概括并能顯示會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對(duì)象、主辦單位或組織、時(shí)間、屆次、地點(diǎn)或地區(qū)、范圍、規(guī)模，等等。

會(huì)議名稱(chēng)必須用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。它既用于會(huì)前的“會(huì)議通知”，使與會(huì)者心中有數(shù)，作好準(zhǔn)備；又用于會(huì)后的宣傳，擴(kuò)大會(huì)議的效果；更用于會(huì)議過(guò)程中使與會(huì)的全體成員產(chǎn)生凝聚力。
大中型的會(huì)議名稱(chēng)被制作成橫幅大標(biāo)語(yǔ)，置于會(huì)議主席臺(tái)的上方或后方，作為會(huì)議的標(biāo)志，簡(jiǎn)稱(chēng)“會(huì)標(biāo)”。會(huì)標(biāo)必須用全稱(chēng)，不能隨意省略，以免不通，產(chǎn)生誤會(huì)。

議題

議題是會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問(wèn)題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。會(huì)議圍繞這樣的議題展開(kāi)討論、進(jìn)行研究，才容易取得共識(shí)或最后表決通過(guò)。

每次會(huì)議的議題應(yīng)該盡可能集中、單一，不宜過(guò)多，不宜太分散。尤其是不宜把許多互不相干的問(wèn)題放在同一會(huì)議上討論，使與會(huì)者的注意力分散，不利于解決問(wèn)題。

有些重大的代表會(huì)議，先由代表提出“提案”，由秘書(shū)或秘書(shū)處匯總。再提交主席團(tuán)或?qū)ｉT(mén)的“提案審查委員會(huì)”審議通過(guò)，才能成為列入會(huì)議議程的正式議題。

會(huì)議時(shí)間有三種含義：
A 一是指會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間；
B 二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)；
C 三是指每次會(huì)議的時(shí)間限度。

會(huì)議召開(kāi)時(shí)間
某個(gè)會(huì)議什么時(shí)間召開(kāi)最合適?要考慮多種因素。

首先是需要，如每周一次的工作例會(huì)，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開(kāi)始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會(huì)議，宜于年初召開(kāi)，既利于總 結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計(jì)劃，通過(guò)各種預(yù)算等。有些會(huì)議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性或季度性。

其次是可能，即最好是每位與會(huì)者都能參加的時(shí)間。如日本的有些企業(yè)召開(kāi)各部門(mén)干部匯報(bào)會(huì)，常定在下班前半小時(shí)，而不是安排在剛上班時(shí)。

再次是適宜，即要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會(huì)因素。

會(huì)議需要時(shí)間

會(huì)議需要時(shí)間可長(zhǎng)可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘；多則幾天、十幾天。會(huì)議組織者應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)計(jì)需要時(shí)間，在會(huì)議通知中寫(xiě)明，便于與會(huì)者有計(jì)劃地安排。

會(huì)議時(shí)間限度

每次會(huì)議時(shí)間最好不超過(guò)一小時(shí)。如果需要更長(zhǎng)時(shí)間，應(yīng)該安排中間休息。

與會(huì)者

與會(huì)者就是參加會(huì)議的正式成員，包括主持人，也包括秘書(shū)，但不包括在會(huì)場(chǎng)上的其他服務(wù)人員。

地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn)，又稱(chēng)“會(huì)址”。既是指會(huì)議召開(kāi)的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會(huì)議召開(kāi)的具體會(huì)場(chǎng)。為了使會(huì)議取得預(yù)期效果，選擇會(huì)議的最佳會(huì)址也得考慮多種因素。

國(guó)際性或全國(guó)性會(huì)議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素；專(zhuān)業(yè)性會(huì)議，應(yīng)選擇富有專(zhuān)業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開(kāi)，以便結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)考察。小型的、經(jīng)常性的會(huì)議就安排在單位的會(huì)議室。選擇會(huì)址，還要考慮會(huì)場(chǎng)設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素。

主持人

主持人是會(huì)議過(guò)程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會(huì)議的組織者和召集者，對(duì)會(huì)議的正常開(kāi)展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。

會(huì)議主持人通常由有經(jīng)驗(yàn)、有能力、懂行的人，或是有相當(dāng)?shù)匚?、威望的人?dān)任。一般有兩種情況：

A 一種是當(dāng)然主持人，是由其職務(wù)和地位，也就是由組織的章程或法規(guī)決定的。

B 另一種是臨時(shí)的主持人，比如，各種代表會(huì)議，或幾個(gè)單位、幾個(gè)地區(qū)的聯(lián)席會(huì)議，則由代表們選舉或協(xié)商產(chǎn)生。特別重大的會(huì)議，則需產(chǎn)生相應(yīng)人數(shù)的主席團(tuán)，由主席團(tuán)成員集體或輪流主持會(huì)議。

 參考資料：http://wenku.baidu.com/view/3e8f891352d380eb62946de2.html