會(huì)議組織注意事項(xiàng)——杭州會(huì)議服務(wù)

發(fā)布時(shí)間：2015-03-05 內(nèi)容來(lái)源：杭州年會(huì)策劃公司 http://www.cssjly.cn

舉辦會(huì)議能擴(kuò)大論壇組織影響，起到宣傳作用，并將重要影響力的政治官員和商業(yè)精英聚集起來(lái),群策群力。要舉辦好一次會(huì)議有許多需要注意的地方。

（一）、會(huì)議資料準(zhǔn)備注意事項(xiàng)：
1、在具備條件的前提下將參會(huì)人員的資料按每人次準(zhǔn)備好，注意區(qū)分參會(huì)人員的角色（如分成會(huì)議主持、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)普通人員），資料按照人員角色分別準(zhǔn)備。
2、會(huì)議資料較多時(shí)，需要按照會(huì)議議程將會(huì)議資料按次序排放，最好裝訂成冊(cè)，編好頁(yè)碼，方便參會(huì)人員閱讀。
3、當(dāng)參會(huì)各人員因角色不同需要不同的資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照人員或單位將資料以文件袋裝好標(biāo)注資料歸屬人員或單位，方便參會(huì)人員領(lǐng)取。
4、若需要給參會(huì)人員發(fā)放紀(jì)念品或禮品等，應(yīng)當(dāng)與會(huì)議資料一同準(zhǔn)備好，置于資料文件袋中一并發(fā)放給參會(huì)人員。
（二）、會(huì)議通知注意事項(xiàng)：
會(huì)議通知分為口頭通知和書面通知，其中口頭通知只適用于參會(huì)人員較少的非正式會(huì)議，書面會(huì)議通知需注意以下幾點(diǎn)：
1、正式的書面會(huì)議通知應(yīng)包含：簡(jiǎn)要的會(huì)議議程說(shuō)明、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)等。
2、書面會(huì)議通知應(yīng)通過(guò)正式途徑發(fā)送給參會(huì)人員，如OA系統(tǒng)、電子郵箱、網(wǎng)站公布等，如有必要可另行電話通知參會(huì)人員。
（三）、會(huì)議議程安排注意事項(xiàng)：
1、正式會(huì)議開(kāi)始時(shí)一般需要解釋會(huì)議整體流程，將會(huì)議分為幾項(xiàng)內(nèi)容，如工作匯報(bào)階段、討論階段、工作安排階段等。會(huì)議流程介紹需要整理成正式文檔作為會(huì)議主持的資料裝訂好，一般情況下沒(méi)有會(huì)議主持人的情況下可有會(huì)議組織人員介紹會(huì)議流程。
2、安排會(huì)議議程時(shí)應(yīng)考慮到會(huì)議時(shí)間，盡量將會(huì)議時(shí)段安排在正常工作時(shí)段內(nèi)，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的會(huì)議或者占用中晚餐時(shí)間的會(huì)議需要考慮是否安排餐宿問(wèn)題。
（四）、會(huì)場(chǎng)布置注意事項(xiàng)：
1、正式會(huì)議的會(huì)場(chǎng)應(yīng)提前安排好，并在書面會(huì)議通知中告知參會(huì)人員。
2、正式會(huì)議一般需要安排好參會(huì)人員的坐席并準(zhǔn)備好參會(huì)人員的銘牌，在會(huì)議開(kāi)始前排好坐席及銘牌。
3、對(duì)于安排好坐席的會(huì)場(chǎng)，應(yīng)在會(huì)議前將會(huì)議資料袋擺放在坐席上。
4、需要用到視頻放映或者開(kāi)視頻會(huì)議時(shí)，要調(diào)試好會(huì)場(chǎng)的投影儀、調(diào)音臺(tái)、幕布、麥克風(fēng)等器械。
5、注意各項(xiàng)會(huì)場(chǎng)的環(huán)境因素，例如溫度、燈光等，按照實(shí)際情況調(diào)整好。
6、會(huì)議組織人員應(yīng)準(zhǔn)備好各項(xiàng)會(huì)議記錄工具，如相機(jī)、攝像機(jī)、錄音筆等，以便于在會(huì)后做好會(huì)議總結(jié)工作。
（五）、現(xiàn)場(chǎng)安排（人員入場(chǎng)時(shí)）注意事項(xiàng)：
1、會(huì)議開(kāi)始前在會(huì)場(chǎng)入口處設(shè)立接待處，準(zhǔn)備好簽到表，對(duì)參會(huì)人員簽到。
2、會(huì)議資料較少時(shí)可在參會(huì)人員簽到時(shí)分發(fā)給參會(huì)人員。
二、會(huì)議中
（一）會(huì)議記錄注意事項(xiàng)：
1、安排好專職的會(huì)議記錄員，對(duì)參會(huì)人員的發(fā)言進(jìn)行記錄（特別是討論性質(zhì)的會(huì)議），記錄內(nèi)容會(huì)后留底。
2、安排專人攝影（攝像、錄音），會(huì)后留底。
（二）會(huì)議服務(wù)注意事項(xiàng)：
1、安排專人（會(huì)議組織人員或物業(yè)人員）負(fù)責(zé)茶水服務(wù)。
2、舉辦大型會(huì)議或視頻會(huì)議時(shí)，安排專人負(fù)責(zé)操作麥克風(fēng)、調(diào)音臺(tái)、投影儀、視頻設(shè)備等。
（三）其他注意事項(xiàng)：
1、參會(huì)人員就坐后提醒全部參會(huì)人員關(guān)閉手機(jī)或調(diào)成靜音。
2、會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)時(shí)，可適當(dāng)安排中途休息時(shí)間。
三、會(huì)議后
1、贈(zèng)送公司的紀(jì)念品。
2、如有需要，合影留念。
3、重要會(huì)議結(jié)束后可考慮在網(wǎng)上發(fā)布會(huì)議相關(guān)新聞。