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會議操作小常識

發(fā)布時(shí)間:2014-06-03   內(nèi)容來源:杭州年會策劃公司 http://www.cssjly.cn

 

會議操作無論是什么行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會議,不論籌劃此會議的籌劃者經(jīng)驗(yàn)是否豐富,單純站在舉辦方的立場與角度上看問題,都會面臨各種問題:

1:需要做些什麼?  

會議有各種類型,不同的會議需要不同的環(huán)境,召開會議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息,通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。

2:誰來籌劃會議?   

從秘書到公司總裁,每個(gè)人多多少少都可能會參與會議的籌劃,只不過有人是專職從事這項(xiàng)工作,有的是兼任此職,此外還有其他職責(zé)。無論是專職還是兼職,最終結(jié)果,是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。

會議籌劃者的職責(zé):作為會議籌劃者,要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項(xiàng)工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。

1)善于與人共事   

2)善于注意小節(jié)   

3)善于解決問題   

4)善于與人協(xié)商   

5)能夠管理會議財(cái)務(wù)事宜    

6)熟悉酒店運(yùn)作  

7)能夠安排恰倒好處的菜單   

8)能夠熟練操作電腦   

9)能夠熟練地與視聽服務(wù)公司打交道   

10)能妥善接待貴賓和外國客人   

11)熟知各種禮儀   

12)行事果斷、執(zhí)著  

13)會議籌劃者的任務(wù):   

14)制定計(jì)劃,確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會議的需要并達(dá)到會議確定的目標(biāo)

15)制定會議議程   

16)了解可供使用的場所和設(shè)施情況   

17)選擇或提議合適的場所    

18)檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施    

19)安排交通事宜   

20)協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動   

21)招收、培訓(xùn)會務(wù)人員和廣告人員   

22)制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作    

23)確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排   

24)視察選定的場所和設(shè)施   

25)與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽(運(yùn)輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司)  

26)確定印刷公司   

27)安排食品、飲料有關(guān)事宜   

28)討價(jià)還價(jià)    

29)同會議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系

3:主要會議類型:    

銷售會議:一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會議,或者是對前一個(gè)銷售期間進(jìn)行總結(jié)和表彰。   

年會:可以是公司股東大會,也可能是行業(yè)協(xié)會每年一次的會員大會。  

產(chǎn)品發(fā)布會:是為了向?qū)I(yè)群體和消費(fèi)者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。   

研討會:是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。    

專業(yè)會議:是就某個(gè)領(lǐng)域的問題進(jìn)行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。   

獎勵(lì)會議:是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進(jìn)行表彰獎勵(lì)。   

培訓(xùn)會議:一般要用至少一天,多則幾周時(shí)間開展培訓(xùn)活動的會議。這類培訓(xùn)需要有特定的場所,培訓(xùn)內(nèi)容高度集中,由某個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)人員教授,而且通過培訓(xùn)要實(shí)現(xiàn)某些目的和目標(biāo)。    

4:會議籌劃步驟:   

目的和目標(biāo):確定會議的目的和目標(biāo)、制定會議議程是會議的重心所在。會議的目標(biāo)和目的有以下一些:    

培訓(xùn) 通知 教育 探討問題  做決策   

引入新事物或介紹新人員    

激勵(lì)  開發(fā)  展示  促進(jìn)與改善  解決問題   

討論如何贏利  贏利   

5:在你籌劃一個(gè)會議時(shí),你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果,如果你們的意見相符,你就可以做下一步的籌劃了:    

預(yù)計(jì)召開會議的日期;    

會議預(yù)計(jì)召開幾天;   

打算在什麼地方召開會議;   

會議形式或程序是什麼;   

需要多大的場地;    

以前開過這樣的會議嗎?結(jié)果如何;    

將有多少人到會;    

會議預(yù)算是多少;    

與會者對費(fèi)用開支很在意嗎?   

打算選用什麼級別的酒店和設(shè)施;    

打算選用最高級的房間標(biāo)準(zhǔn)是什麼;   

誰來制作會議邀請函;  

會議需要向與會者打印相關(guān)資料嗎?   

會議的發(fā)言人有哪些?   

會議需要什麼樣的視聽設(shè)備;  

需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次;   

與會者可以攜帶家屬嗎?   

打算為與會者安排一些特別活動嗎?打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎?是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎?   

有誰來承擔(dān)這些活動的費(fèi)用

資料整理:杭州伍方會議服務(wù)有限公司

 

 

 

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