必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件。如果清單設(shè)計的合理，表明了酒店的條件好壞，將大大便于各個場所的比較和選擇。

二、選擇合適類型的場所

選擇適合的會議場所，必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅h資源狀況及該會議的程序、預(yù)計與會人數(shù)、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標(biāo)和與會者的偏好等因素綜合考慮。

三、會議類型與場所的搭配

1、舉辦培訓(xùn)活動的最佳環(huán)境是能提供專門工作人員和專門設(shè)施的成人教育場所(公司的專業(yè)培訓(xùn)中心或旅游勝地的培訓(xùn)點)；

2、研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境(培訓(xùn)中心或其他寧靜場所最為適合)；

3、學(xué)會年會的地點選擇一般根據(jù)會員的意見來定(一般選在當(dāng)前最受歡迎的城市，能提供會議服務(wù)的酒店)；

4、重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝，會議的目的是對杰出表現(xiàn)予以獎勵；

5、對于交易會和新產(chǎn)品展示會，需要選擇有展廳的場所，還要求到達(dá)會場所在城市的交通必須便利。

四、現(xiàn)場參觀注意事宜

在考慮去做現(xiàn)場參觀之前，先檢查一下是否已具備了前提條件：

1、舉報價方(酒店)接受和同意會議明細(xì)表中各項事宜；

2、報價房(酒店)應(yīng)是侯選名單中較好的一個；

3、對報價(酒店)方擬訂的合同條款基本接受。

五、親臨現(xiàn)場實地考察

對于親臨現(xiàn)場進(jìn)行考察應(yīng)注意以下幾點：

1、會見能做決策的人，這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問題；

2、只要可能，一定要在酒店建議的日期去進(jìn)行參觀，最好不要在酒店客滿時去參觀，因為這會使酒店產(chǎn)生直接費用；

3、不要出于個人原因再次參觀酒店，不要隨帶家屬同行。

資料整理：杭州伍方會議服務(wù)有限公司