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會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)溝通

發(fā)布時(shí)間:2013-10-11   內(nèi)容來(lái)源:杭州年會(huì)策劃公司 http://www.cssjly.cn

 

一個(gè)成功的會(huì)議管理人一定要確定在現(xiàn)場(chǎng)的有效溝通,相反地一個(gè)不成功的會(huì)議,花費(fèi)了數(shù)月或數(shù)年計(jì)劃,卻因?yàn)楝F(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)不好而使會(huì)議失色,所謂現(xiàn)場(chǎng)溝通是團(tuán)隊(duì)合作的表現(xiàn)。伍方會(huì)議服務(wù)都會(huì)做到以下兩點(diǎn)來(lái)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)溝通。 

   (一)會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì): 

  在前往會(huì)議場(chǎng)地前要先和會(huì)場(chǎng)及主要承包商人員排定會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì),協(xié)調(diào)會(huì)的目的是對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)安排整個(gè)細(xì)節(jié)做詳細(xì)討論,讓大家都清楚在現(xiàn)場(chǎng)所負(fù)的責(zé)任與彼此的協(xié)調(diào)。  

  協(xié)調(diào)會(huì)是提供大家再一次檢查工作內(nèi)容以及提供問題討論,有些可能在文字中寫得不夠清楚,彼此指派一個(gè)人負(fù)責(zé)溝通,有關(guān)場(chǎng)地部分都向場(chǎng)地承辦人溝通,因?yàn)閳?chǎng)地承辦人不一定一直在會(huì)場(chǎng),問他(她)分機(jī)號(hào)碼或呼叫器,并問清楚如果周末或清早或晚上和誰(shuí)聯(lián)絡(luò)。安排在會(huì)前與會(huì)場(chǎng)及主要承包商舉行協(xié)調(diào)會(huì)是非常重要也是必要的。包括會(huì)議中心、飯店、交通/旅游公司等,這是在會(huì)前最后一次解決問題的機(jī)會(huì)。 

    (二)電話、無(wú)線對(duì)講機(jī)和呼叫器 

  電話:小型會(huì)議可能不需要內(nèi)部聯(lián)系系統(tǒng),只要利用內(nèi)線電話即可,但是大型會(huì)議只靠會(huì)場(chǎng)或飯店電話系統(tǒng)可能會(huì)延誤事情,因此要安裝幾條專線電話,有些飯店和會(huì)議中心專線電話線和設(shè)備有限,因此會(huì)收取適當(dāng)?shù)馁M(fèi)用。以大部分的情況來(lái)說(shuō),安排專線電話是經(jīng)由當(dāng)?shù)仉娫捪到y(tǒng),至少要在4個(gè)星期前申請(qǐng)。大型會(huì)議最好自己申請(qǐng)專線電話線和內(nèi)線系統(tǒng),電話號(hào)碼往往很難在大會(huì)手冊(cè)印制前獲得,但有時(shí)也可向雷話公司說(shuō)明,他們可以先提供號(hào)碼,但是不保證到時(shí)候安置的號(hào)碼一定相同,如果會(huì)議在會(huì)議中心舉行,他們有自己內(nèi)部電話系統(tǒng),事先要有電話號(hào)碼就不會(huì)那么復(fù)雜。  

無(wú)線對(duì)講機(jī):為了在會(huì)場(chǎng)快速與主要工作人員溝通,很多會(huì)議籌辦人利用對(duì)講機(jī)聯(lián)系。對(duì)講機(jī)在同一頻道可多人通話,它的優(yōu)點(diǎn)是可以立即回答或處理緊急事件,這種通訊范圍在戶外大約一二條街之內(nèi)。不論在處理任何問題,現(xiàn)場(chǎng)溝通中必須要做到準(zhǔn)時(shí)、方便、合理的為客戶解決這才是我們伍方會(huì)議服務(wù)真正的價(jià)值所在。

資料整理:小艷

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