會議招展的第一步是通過各種渠道取得客戶名單，會議服務的招展人員所擁有的客戶名單越多，其招展的成功率就越高。招展人員收集潛在客戶名單，伍方會議服務會從過去參加展覽的企業(yè)中尋找是否有相關服務與商品展覽的企業(yè)，再從這些企業(yè)中找到與他們業(yè)務相關的廠商。有些企業(yè)的分支機構或與企業(yè)有業(yè)務關系的公司也可能對這一特定對象的展覽有興趣，同時留意一些常在媒體上登廣告的廠商，這些也是潛在的目標客戶。另外，有些專門從事銷售研究的公司，有多種行業(yè)的參展商名單可以購買。

通過下述方法可以獲得潛在客戶名字和住址：

(1) 客戶推薦。許多招展人員最重要的客戶線索來源是現(xiàn)有客戶，他們提供了66％的線索。

(2) 公司內(nèi)部資源。例如，會展經(jīng)理、營銷部或電話營銷部、公司廣告、直郵、貿(mào)易展示和客戶來電。這些來源大約提供了23％的線索。

(3) 外部機構推薦。有些公司如國際展覽公司，向外部代理機構尋求并篩選線索。

(4) 出版的地址名錄。貿(mào)易協(xié)會、政府和地方商會、電話簿、黃頁都是尋找客戶的來源之一，也可以從網(wǎng)絡上得到許多地址名錄。

(5) 招展人員的網(wǎng)絡。招展人員經(jīng)常利用他們的親友得到新機會。許多招展人員參加新組織、認識新人，他們可能是潛在客戶，也能為招展人員提供線索。

(6) 陌生拜訪。招展人員陌生拜訪可能需要參展的客戶。因為費時、拒絕率高導致成本增加，招展人員越來越少使用這種方法。這種方法不允許展覽人員在拜訪前就確定客戶。不過，對于參展范圍較廣的展覽如辦公設備，這種方法很有效。

     伍方會議服務收集好客戶的資源后，都會進行一一歸類，建立一個檔案，便于于客戶之間聯(lián)系，同時也能夠增加客戶對我們的信賴。

資料整理：小艷