一 會議財務預測概述

（一）財務預測的目的

會議財務計劃管理中很重要的內容是會議財務預測。財務人員要依據(jù)會議財務活動的客觀發(fā)展規(guī)律，利用依據(jù)掌握的財務知識和手段，伍方會議服務會對會議未來的財務狀況作出預先的推測和判斷，保證順利實現(xiàn)會議財務管理的最終目標。保證順利預測得到的數(shù)據(jù)編制會議財務預算。

（二）會議財務預測的基本程序

財務預測活動涉及范圍廣泛，影響因素眾多，為了做好會議財務預測工作，必須周密細致地做好組織工作，按照一定的工作程序有計劃、有步驟地進行，才能提高預測工作的準確度。會議財務預測工作按下列工作程序進行：

1.確定預測目標和制定工作方案

確定預測目標是預測工作的開始，也是關鍵性的工作。有了明確的目標才能搜集資料，制定預測方案，配備預測人員，編制費用預算，安排預測工作的日程，使預測工作能夠有條不紊地進行。

2.搜集和整理資料

當預測目標確定之后，應按預測目標要求搜集必要的預測資料，包括歷史資料和預測需要的其他資料。會議預測最主要的內容是預測參加會議的人數(shù)，也就是會議規(guī)模，所搜集的預測資料主要是有關數(shù)字，如果是系列性會議，前幾屆會議的參加人數(shù)和論文篇數(shù)都是最主要的預測資料。除搜集數(shù)字資料外，還應注意收集具體情況和典型事例，有時這些資料對判斷會議財務狀況有極大的參考作用。對所搜集的資料要進行檢查、整理和鑒別，去掉虛假和沒有意義的資料，整理出對預測有使用價值的資料和信息，對資料進行綜合性的分析研究。例如系列性國際會議還有一個特點，由于地理位置和科技發(fā)展水平的關系，只要會議輪到在北美地區(qū)或歐洲舉辦，參加人數(shù)就多；而在亞洲、大洋洲和南美洲舉辦時參加會議的人數(shù)就要少一些。

3 選擇預測的方法

財務預測應用的預測方法有很多，會議財務預測通常采用定性預測法，而不采用定量預測法，原因是不同的會議情況差別很大，會議之間很難尋找可以相互借鑒的數(shù)據(jù)和資料。定性預測法又稱為經驗判斷法，這種方法主要是依靠知識、經驗和綜合分析能力來判斷未來會議可能出現(xiàn)的財務狀況，運用過去和選擇的大量的會議資料作定量化分析，把定性轉化為定量信息，作為判斷的手段。

4 進行預測

在搜集資料、確定預測目標和方案以及選擇預測方法之后，即可著手進行預測。為了取得經驗，首先選擇一些情況熟悉的數(shù)據(jù)進行預測，例如會議啟動資金的預測和會議規(guī)模的預測，根據(jù)多預測的數(shù)據(jù)，確定所選擇的預測方案和選擇的方法是否可行，分析預測數(shù)據(jù)的可信程度，總結預測的經驗與問題，加以改進后，再預測出會議的全部所需數(shù)據(jù)。

5 分析預測結果，得出預測結論

任何一個號的預測也不可能完全與實際相符合。將分析預測出來的結果與實際情況相比較，分析預測誤差的大小，找出產生誤差的原因，不僅為評價此次預測提供資料，并且為今后預測工作積累經驗和資料。將預測結果和分析情況寫出書面報告提交給會議司庫和會議組織委員會，從而完成最后一步預測工作。

二 會議財務預測的主要內容

由于財務預測得到的數(shù)據(jù)是將來編制會議預算的基礎數(shù)據(jù)，因此需要預測的內容很多，但是根據(jù)以往舉辦會議的經驗，最重要的和最基本的預測內容如下：

（一） 會議規(guī)模的預測

會議預算是以會議規(guī)模，也就是參加會議的人數(shù)為最主要的基礎數(shù)據(jù)編制而成的。在會議籌備初期，會議人數(shù)帶有很大的不確定性，給編制會議預算帶來了很大的難度，就只能根據(jù)財務預測的各種基本原理預測出會議規(guī)模這個最基本的數(shù)據(jù)。例如舉辦國際組織系列性會議時，經常采用歷史類比法對數(shù)據(jù)進行判斷，估算出本屆會議的人數(shù)。一般可參考前3屆會議的人數(shù)，可向這幾屆會議主辦國索取代表名錄，對參加每屆會議的人數(shù)按國家進行分析，就可以推算出本屆的會議代表人數(shù)。根據(jù)上述的方法還能預測出會議其他的輔助數(shù)據(jù)，例如會議國內代表人數(shù)、陪同人員和參加旅游人數(shù)等數(shù)據(jù)。

（二） 會議固定支出的預測

會議指出分為兩類固定支出和可變指出。由于會議的許多固定支出都是發(fā)生在會議籌備的前期，需要由會議啟動資金支付，因此預測出會議固定支出的金額對籌集會議啟動資金也有指導意義。

 （三）會議保本人數(shù)的預測

舉辦會議最基本的財務目標是保證會議不能出現(xiàn)虧損，也就是說會議收入一定要大于或等于會議支出。

 保本人數(shù)=會議固定支出/（注冊費-每位代表的可變支出）

（四）會議收入的預測

通常在會議各種收入中注冊費的收入是相對比較穩(wěn)定的，只要人數(shù)預測準確，預算的收入和實際的收入不會又很大的差別。但是會議其他某些收入在不同的會議中會有很大的差別，例如國際會議收入中的賓館傭金和旅游收入。

（五）經濟環(huán)境的預測

伍方會議服務籌備大型國際會議經常需要幾年的時間，在這其間世界經濟環(huán)境的變化和國家通貨膨脹的因素最終都會反映到各種價格的變化，其中匯率的調整經常是影響國際會議財務管理的重要因素。

資料整理：小燴