一、會(huì)議報(bào)告安排

（一）會(huì)議最終日程

伍方會(huì)議服務(wù)會(huì)在會(huì)議開始之前發(fā)給每位代表一本會(huì)議最終日程，要全面、系統(tǒng)和詳細(xì)地將會(huì)議三部分演講以及其他一些專業(yè)活動(dòng)介紹給會(huì)議代表，包括：每位特邀大會(huì)演講人和分組口頭演講人的姓名、國際、工作單位，作演講的日期和具體時(shí)間，演講的編組序列號(hào)以及對(duì)應(yīng)的會(huì)議室；每位張貼演講人的姓名、國際、工作單位，張貼演講的日期和具體時(shí)間，張貼演講的編組序列以及對(duì)應(yīng)的壁報(bào)板。代表憑借最終日程的指導(dǎo)，挑選最感興趣的演講聆聽，并能及時(shí)找到演講所用的會(huì)議室。

（二）會(huì)議演講人索引提供

為方便會(huì)議代表的查詢，還要提供演講人索引，這是由于會(huì)議代表參加會(huì)議特別是參加專題會(huì)議的目的性是非常明確，他們事先要認(rèn)真閱讀會(huì)議的最終日程，挑出他們最感興趣的演講，作好計(jì)劃，安排好時(shí)間順序，屆時(shí)將準(zhǔn)時(shí)前往參加。有時(shí)一個(gè)上午就要到幾個(gè)不同專題會(huì)議聽取演講。為方便會(huì)議代表能夠及時(shí)準(zhǔn)確地查閱到所感興趣的演講和找到相應(yīng)的會(huì)議室，最終日程提供要按演講人的姓的英文排序編制的索引。

（三）會(huì)議室索引提供

有的大型會(huì)議同時(shí)使用十幾個(gè)甚至幾十個(gè)會(huì)議室，也要提供會(huì)議室的索引，為了便于迅速查找，內(nèi)容只包括三項(xiàng)，即會(huì)議分組的編號(hào)、使用的會(huì)議室房間號(hào)和會(huì)議室所在的樓層，并應(yīng)該配上所有會(huì)場(chǎng)的平面分布圖。

（四）日程的變動(dòng)和演講的調(diào)整

會(huì)議最終日程一經(jīng)確定并且印刷完畢就不可輕易變動(dòng)，各個(gè)時(shí)段的演講也不能隨意調(diào)整，否則會(huì)議代表就不能按照會(huì)議最終日程來尋找他們想要聽取的演講。但是在組織任何一個(gè)會(huì)議時(shí)，總會(huì)有一些演講人因?yàn)楦鞣N不用的原因不能按時(shí)參加會(huì)議，特別是在突發(fā)事件發(fā)生后舉辦的會(huì)議，演講人不能到會(huì)就會(huì)更多。

二、會(huì)議室和設(shè)備安排

妥善地安排會(huì)議室和有效地使用設(shè)備，是保障會(huì)議各種演講順利進(jìn)行的物質(zhì)保障。

（一）會(huì)議室安排

1.特邀大會(huì)演講

如果會(huì)議地點(diǎn)只有一個(gè)大會(huì)議室，開幕式、特邀大會(huì)演講和閉幕式也就只能安排在這里，帶來的問題是參會(huì)人員較少時(shí)，會(huì)場(chǎng)顯得空曠；參會(huì)人員較多時(shí)，會(huì)場(chǎng)就比較擁擠。解決的辦法是，當(dāng)感覺會(huì)場(chǎng)空曠時(shí)，可以采用教室式的方法布置會(huì)場(chǎng)；當(dāng)感覺會(huì)場(chǎng)擁擠時(shí)，采用劇院式的方法布置會(huì)場(chǎng)。如果會(huì)議地點(diǎn)是會(huì)議中心，選擇余地則相當(dāng)大。

2.專題演講會(huì)安排

一般的會(huì)場(chǎng)都可以作為專題演講用的會(huì)議室，人數(shù)可以從幾十人到幾百人。專題演講會(huì)議室的布置也比較簡單，在會(huì)議室一側(cè)的墻上懸掛屏幕。屏幕前擺放演講時(shí)使用的設(shè)備。側(cè)面擺放長條桌，供會(huì)議主持人使用。專題演講會(huì)議一般不再給演講者提供講臺(tái)。會(huì)議在進(jìn)行評(píng)選專題會(huì)議時(shí)，參加各個(gè)會(huì)議的人數(shù)絕對(duì)不是平均分配的，而是會(huì)議代表根據(jù)自己的興趣隨機(jī)選擇的，因而確定平行專題會(huì)議室的容量就成為擺在所有會(huì)議組織者面前的難題。會(huì)議在進(jìn)行時(shí)，經(jīng)常會(huì)出席的現(xiàn)象是有的會(huì)場(chǎng)人滿為患，有的會(huì)場(chǎng)卻寥寥無幾。

3.張貼論文的場(chǎng)地安排

根據(jù)張貼論文的數(shù)量來決定是租用單獨(dú)的場(chǎng)地還是選用會(huì)議室附近的走廊來進(jìn)行論文的展示。目前在我國一般都是采用標(biāo)準(zhǔn)板張貼論文，全國統(tǒng)一尺寸，寬1米，高2.4米?？砂磿?huì)議組織者的要求搭建成不同的形狀和長度。每一塊展板上都要求有統(tǒng)一編號(hào)，屆時(shí)論文作者會(huì)根據(jù)編號(hào)張貼自己的論文。

（二）會(huì)議設(shè)備安排

伍方會(huì)議服務(wù)召開的會(huì)議所需要的所有設(shè)備都必須在會(huì)議開始前安排完畢并調(diào)試合格，與會(huì)者帶來的設(shè)備也要事先與會(huì)議室的申辦銜接調(diào)試至可以運(yùn)行為止。

資料整理：小燴