伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為年會(huì)的組織大致可以分為七個(gè)環(huán)節(jié)：
（1）確定活動(dòng)立項(xiàng)
（2）制定預(yù)算
（3）選定會(huì)務(wù)代理
（4）確定方案
（5）確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)
（6）結(jié)算
（7）總結(jié)

年會(huì)的組織有五個(gè)要素：
（1）預(yù)算
（2）人數(shù)
（3）參會(huì)人員組成
（4）會(huì)議主要議題
（5）會(huì)議時(shí)間

        這五個(gè)要素牽涉到在整個(gè)年會(huì)組織過程中選址、酒店、餐標(biāo)、禮品、活動(dòng)安排等一系列決策。
        不過在這里，伍方會(huì)議服務(wù)提醒大家在制定預(yù)算環(huán)節(jié)，主要考慮交通、住宿、膳食、會(huì)議綜費(fèi)、禮品，有的年會(huì)還要加上會(huì)后的旅游預(yù)算。