如何申請舉辦國際學(xué)術(shù)會議？ 

據(jù)伍方會議服務(wù)所知，為了讓我國更多的科技人員有機(jī)會參加國際科技活動，國家提倡和支持在國內(nèi)舉辦國際科技學(xué)術(shù)會議。舉辦一般的國際會議，由國內(nèi)舉辦單位或發(fā)起單位提出申請，填寫申請表，寫明會議名稱、內(nèi)容、承辦協(xié)辦單位、召開理由，擬定的時間、地點(diǎn)、人數(shù)、國外專家人數(shù)及組織機(jī)構(gòu)等，經(jīng)上級主管部門和省市區(qū)科委審核后，報科技部審批。重要的國際科技學(xué)術(shù)會議，由科技部會同外交部報國務(wù)院審批。

    1. 舉辦國際學(xué)術(shù)會議，有利于提高在國內(nèi)外的學(xué)術(shù)地位，更好地擴(kuò)大教師、研究生、大學(xué)生與國際上知名學(xué)者的學(xué)術(shù)交流活動和促進(jìn)國際科技合作，因此支持具備條件的單位應(yīng)積極發(fā)起、主辦或承辦國際學(xué)術(shù)會議。

    2. 國際合作處是申辦國際學(xué)術(shù)會議的歸口管理單位。會議主辦或承辦單位一般應(yīng)在一年以前提出書面報告交國際合作處，由國際合作處報主管校長審批。如果會議是重大國際會議，會議主題涉及政治敏感問題，或是系列性的國際組織會議，國際影響大，或中外方參會代表中有重要政界人物，會議應(yīng)由國際合作處報教育部審批。會議單位收到會議批件后，即可進(jìn)行籌備工作。

    3. 國際學(xué)術(shù)會議的主辦系（所）在收到會議批件或批件復(fù)印件后，應(yīng)盡快組成學(xué)術(shù)委員會和組織委員會，其成員應(yīng)有學(xué)術(shù)地位和組織能力，能承擔(dān)會議的學(xué)術(shù)活動及其它會務(wù)活動的具體工作。

    4. 舉行國際學(xué)術(shù)會議所需要的住宿、用餐、會議用房、用車等事項(xiàng)，由會議單位與校內(nèi)有關(guān)單位協(xié)商解決。 

    5. 各系舉辦的國際會議材料的收集、整理、立卷、歸檔由主辦系負(fù)責(zé)。舉辦國際學(xué)術(shù)會議的單位應(yīng)將會議期間形成的有關(guān)文字材料、重要照片、講話錄音和錄像等應(yīng)歸檔的材料及時歸檔。

    6. 國際學(xué)術(shù)會議結(jié)束后，主辦系（所）應(yīng)盡快寫出會議總結(jié)，報國際合作處備案。 （1）國際會議的定義： 指與會者來自三個或三個以上國家（含我國）在華舉辦的會議。主要包括：國際組織委托中國有關(guān)機(jī)構(gòu)舉行的年會、例會及其它會議；綜合性國際組織在華舉辦的各類會議；涉及某一專門學(xué)術(shù)領(lǐng)域或是為某一課題舉辦的國際研討會。 （2）申請國際會議的材料： 會議的名稱（中英文）、會議的主辦單位和承辦單位、會議的目的、會議的內(nèi)容、相關(guān)的背景介紹、舉辦的時間、地點(diǎn)、會期、參加會議的總?cè)藬?shù)、境外代表人數(shù)（包括臺灣、香港、澳門）、國外代表的主要國別、舉辦經(jīng)費(fèi)來源等。 （3）報批程序： 提前半年申請，按會議內(nèi)容性質(zhì)由申請單位報省主管部門并省外辦審核，省外辦審核后報送上級部門審定。如有來自臺灣的與會代表，申請單位需先將名單報省臺辦審核。 （4）辦理承諾： 在材料齊全的前提下，省外辦將在10個工作日內(nèi)完成審核并報送上級部門審復(fù)；經(jīng)上級部門批復(fù)后，省外辦在2個工作日之內(nèi)將結(jié)果書面通知申請單位。 5、開具聯(lián)檢禮遇證明——具體 （1）可享受聯(lián)檢禮遇的人員： 外國國家元首、政府首腦、議會正副議長及副部級以上官員、國際組織主要負(fù)責(zé)人；外國前國家元首、政府首腦、議會議長，友好省州（現(xiàn)任地方副省級職務(wù)）、友好城市領(lǐng)導(dǎo)人（僅限市長、議長）；各國駐穗總領(lǐng)事（到、離任）；香港、澳門特區(qū)政府高級官員；中央有關(guān)部門現(xiàn)職副部級以上領(lǐng)導(dǎo)、其他特殊工作對象。 （2）申請單位： 省直單位、中央駐穗單位、各地級以上市外辦（外事僑務(wù)局）。 （3）開具聯(lián)檢禮遇的程序： 申請單位提前3個工作日向省外辦提出申請。 （4）申請材料： 人員名單及職務(wù)、時間、乘坐的交通工具。 （5）辦理承諾： 在材料齊全的前提下，省外辦將在1個工作日內(nèi)給予開具聯(lián)檢證明。

資料整理： 伍方會議服務(wù)